نرم افزار میز خدمت دیدگاه
مرحله دریافت نامه از ارباب رجوع هنوز در بسیاری سازمان‌ها به روش‌های سنتی و به صورت دریافت نسخه کاغذی نامه انجام می‌شود و هزینه‌های زیادی در مراحل ارسال، دسته‌بندی و ثبت نامه‌ها در نرم افزار مکاتبات به واحدهای دبیرخانه‌ای تحمیل می‌کند.
همه سازمان‌ها و شرکت‌هایی که درخواست‌های ارباب رجوع را در قالب نامه دریافت می‌کنند و با ثبت آن در دبیرخانه، نامه را در نرم افزار مکاتبات اداری مجموعه دیدگاه به گردش می‌اندازند، می‌توانند از نرم افزار میز خدمت برای مکانیزه کردن عملیات دریافت و ثبت نامه استفاده کنند.
کاربرد نرم افزار میز خدمت دیدگاه
نرم افزار میز خدمت دیدگاه امکان پیاده‌سازی درگاه ورودی سامانه پیشخوان ارباب‌رجوع در وب‌سایت سازمان را فراهم و دریافت نامه از طریق تکمیل یک فرم ساده و کاربرپسند را امکان‌پذیر می‌کند.
امکانات نرم افزار میز خدمت دیدگاه
- امکان ثبت درخواست توسط ارباب رجوع بدون حضور در سازمان
- امکان احراز هویت ارباب رجوع در زمان وارد شدن به سامانه با وارد کردن شماره همراه خود و دریافت کد رمز عبور
- امکان ثبت نامه توسط ارباب رجوع با فرمت‌های Word ،PNG ،JPG ،Tiff ،PDF ،BMP برای فایل متن
- امکان پیگیری ارباب رجوع از وضعیت نامه ثبت شده در دیدگاه با ارسال SMS
- امکان محیط کاربری مجزا برای کاربر بررسی‌کننده و تأییدکننده سازمان در سامانه
- امکان جستجو در سامانه برای نامه‌های ارسالی از سمت ارباب رجوع براساس وضعیت، نام و نام خانوادگی، موضوع نامه، شماره نامه، شماره موبایل و مخاطب گیرندگان توسط کاربر منتخب سازمان
- امکان پیگیری وضعیت نامه ثبت شده ارباب رجوع از طریق سامانه
- امکان تأیید و یا رد درخواست نامه ارسالی از سمت ارباب رجوع توسط نماینده انتخاب شده از سوی سازمان
- امکان مشاهده وضعیت نامه‌ها توسط نماینده سازمان در سامانه
- امکان مشاهده جزئیات نامه ارسالی شامل وضعیت، مخاطب گیرنده، موضوع نامه، نام و نام خانوادگی تاریخ ثبت توسط کاربران تأییدکننده سازمان در سامانه
- امکان اطلاع‌رسانی شامل شماره نامه، شماره پیگیری و تاریخ ثبت به ارباب رجوع در زمان تأیید درخواست
- امکان اطلاع‌رسانی به ارباب رجوع در زمان رد درخواست با درج توضیحات خاص
- امکان ارسال توضیحات خاص (تعیین وضعیت پیگرد نامه) توسط افراد مشخصی در سازمان به ارباب رجوع از طریق SMS
- امکان مشخص نمودن محل قرار گرفتن اطلاعات ثبت نامه در متن SMS ارسالی به ارباب رجوع
- امکان تنظیم متن خاص به ازای هر وضعیت پیگرد نامه جهت نمایش به ارباب رجوع
- امکان ارسال SMS به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد
- امکان ارسال SMS به ارباب رجوع پس از ثبت نامه دریافتی
نکات شاخص نرم افزار میز خدمت دیدگاه
امکان پیاده‌سازی درگاه ورودی نرم افزار میز خدمت در وب‌سایت سازمان از مزایای این سامانه است که دریافت نامه از طریق تکمیل یک فرم ساده و کاربرپسند را امکان‌پذیر می‌کند. در این سامانه دسته‌بندی و ارجاع نامه‌ها به واحد مربوطه توسط ارباب رجوع انجام می‌شود و کاربر دبیرخانه براساس دسترسی‌های تعریف شده در دیدگاه امکان تأیید یا رد نامه‌ها را دارد. همچنین امکان درج شماره موبایل ارباب رجوع در قسمت ثبت نامه دریافتی و ارسال پیامک به آنها نیز امکان‌پذیر است.
اپ موبایل مکاتبات اداری دیدگاه
در برنامه موبایلی مکاتبات اداری دیدگاه، تمامی اطلاعات یک نامه در دسته‌بندی های مرتبط نمایش داده می‌شود. طراحی صفحه نامه به گونه‌ایست که علی‌رغم وجود اطلاعات زیاد، خواندن نامه را در موبایل بسیار راحت می‌کند. کاربر می‌تواند در این اپ موبایلی، پیش‌نویس را به نامه داخلی، نامه ارسالی و نامه در انتظار تبدیل کند. تبدیل پیش‌نویس به سادگی و تنها با انتخاب اندیکاتور و امضا انجام می‌شود.
نرم افزار میز خدمت دیدگاه چه مزیت‌هایی دارد؟
نرم افزار میز خدمت دیدگاه با پیاده‌سازی در وب‌گاه سازمان‌های مشتری امکان ورود به این سیستم را از طریق شماره همراه برای مراجعین فراهم می‌کند. آنها می‌توانند از این طریق، علاوه بر ثبت درخواست‌ها از وضعیت نامه‌های ارسالی نیز آگاه شوند.
با قابلیت پیاده‌سازی این سامانه در وب‌سایت سازمان بهره‌بردار و همچنین دریافت فایل نامه از طریق تکمیل یک فرم ساده و کاربرپسند، ارباب رجوع می‌تواند ثبت نامه به واحد مربوطه را به آسانی انجام دهد. او همچنین با دریافت پیامک ثبت نامه از انجام درست عملیات خود، مطمئن خواهد شد.
دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران
کارشناس مسئول دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران: راه‌اندازی میز خدمت دیدگاه، آرامش روانی، سرعت در انجام کارها و بهره‌وری سازمانی را به همراه داشته است.
اطلاعات بیشتر درباره این نرم افزار در کاتالوگ محصولات چارگون قابل دسترس است