نرم‌افزار جلسات دیدگاه
برگزاری جلسه یکی از متداول‌ترین امور سازمانی است و بخش زیادی از زمان مفید کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف در جلسات سپری می‌شود. استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهایی که مدیریت بهینه جلسات را ممکن می‌کند، در بهبود عملکرد سازمان‌ها تأثیر ویژه‌ای دارد.
نرم‌افزار جلسات دیدگاه از مجموعه اتوماسیون اداری نیز امکانات متنوعی جهت برگزاری مؤثرتر جلسات در اختیار کاربر می‌گذارد.
کاربرد نرم‌افزار جلسات در سازمان‌ها
این نرم‌افزار بر پایه ابزارهای تعاملی میان افراد، مدیریت بهینه جلسات را امکان‌پذیر می‌کند و انجام فعالیت‌های مرتبط با فرآیند برگزاری جلسات را تسهیل می‌کند.
امکانات نرم‌افزار جلسات دیدگاه
- ثبت جلسه و ملاقات برای اعضای داخلی و خارج از سازمان و پوشش تمامی مراحل قبل، حین و بعد از برگزاری جلسه
- ثبت جلسه تکرارشونده به‌صورت روزانه و هفتگی
- مشخص نمودن نقش‌های دبیر عضو و عضو غیرفعال برای انجام فعالیت‌های مختلف در جلسه و عدم مشاهده اطلاعات محرمانه برای اعضای غیرفعال
- تعریف نامحدود دعوتنامه برای مدعوین خارجی، چاپ و یا ارسال آن از طریق سرویس‌های فکس ایمیل و پیامک دیدگاه
- ارسال یادآوری دعوت، لغو تغییر زمان و همچنین اعلام حضور و یادآوری قبل از تشکیل جلسه به اعضا جلسه
- تعریف محل جلسات داخلی و خارجی و انتخاب لوکیشن هر محل بر روی نقشه
- امکان طراحی الگوی دعوتنامه با تمامی فیلدهای اطلاعاتی جلسه به‌صورت بوکمارک
- امکان تبدیل خروجی جلسه به کار مستقیم در نرم‌افزار کارها به اقدام کننده
- امکان افزودن مناسبت‌های سازمانی و تعیین وضعیت تعطیلی
- امکان تعریف تقویم سازمانی به ازای هر شخص
- امکان افزودن تقویم‌های دیگر اشخاص سازمان و محل جلسات به تقویم شخصی و مشاهده وقت آزاد/ مشغول آنها
- امکان اجباری نمودن انتخاب محل در هنگام ثبت و ویرایش جلسه به ازای هر نوع جلسه
نکات شاخص
برخورداری از فضای تعاملی در نرم‌افزار جلسات از اولین مراحل هماهنگی تشکیل جلسه، به افراد مدعو اجازه می‌دهد تا درباره موضوع جلسات و افرادی که حضورشان در جلسه مفید است، تبادل نظر کنند.
تبادل نظر درباره موضوع جلسه و انتقال مستندات مرتبط بین افراد، از این طریق ممکن خواهد شد. از سوی دیگر نرم‌افزار جلسات وظایف افراد که در تصمیمات جلسه تعیین شده را به صورت اتوماتیک در قالب نرم‌افزار کارها ثبت می‌کند.
با استفاده از امکان فعالیت‌ها، لاگ هر فعالیتی در جلسه که کاربر عضو آن است نیز در فهرست مرتبط نگهداری می‌شود.
همچنین امکانات زیر در نرم افزار جلسات تعبیه شده است:
- امکان تعریف نامحدود الگوی دعوتنامه
- امکان طراحی الگوی دعوتنامه با تمامی فیلدهای اطلاعاتی جلسه به‌صورت بوکماک
- امکان تهیه، دریافت و ارسال دعوتنامه برای اشخاص خارجی از طریق الگو
- امکان ارسال دعوتنامه سیستمی برای مدعوین داخلی
- امکان تعریف نامحدود الگوی صورتجلسه
اپ موبایل جلسات دیدگاه همراه
تنظیم و برگزاری جلسات در سازمان‌ها درگیری خاص خودش را دارد و تعامل قبل از جلسه و روشن بودن موضوع جلسه باعث افزایش کیفیت حضور در جلسات خواهد بود.
اپ موبایل جلسات، اطلاعات مربوط به هر جلسه شامل عنوان، زمان، مکان جلسه، افراد مدعو و دستور جلسه از طریق موبایل در هر زمان و مکان را در دسترس کاربر قرار می‌دهد.
نرم‌افزار جلسات چه مزیت‌هایی دارد؟
نرم افزار جلسات دیدگاه، از مجموعه اتوماسیون اداری دیدگاه به بهینه‌شدن فرآیند پرکاربرد جلسات در سازمان‌ها منجر می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند که زمان صرف شده در جلسات با کیفیت بالایی در سازمان اثربخش باشد. تسهیل اداره جلسه و تهیه صورت جلساتی که در پیوند با نرم‌افزار کارها پیگیری مصوبات جلسه را ممکن می‌کند نیز مزیت مهم دیگر این نرم‌افزار است.
همچنین این نرم افزار دارای مزیت های زیر است:
- امکان تعریف صورتجلسه به ازای هر جلسه
- امکان تعیین محل جلسه
- امکان تعریف انواع الگوهای دعوتنامه
بانک قرض الحسنه مهر ایران
میزان کارایی نرم‌افزار جلسات در بانک قرض‌الحسنه مهر ایران به نحوی بوده که تمامی جلسات در سطوح بالایی این سازمان در خارج از این نرم‌افزار تنظیم و مدیریت نمی‌شوند. به گفته دکتر مجید وکیل، مشاور مدیرعامل بانک، اهمیت کارکرد سیستم‌های دیدگاه و میزان اثرگذاری آنها در کارآمد شدن فرآیندهای اداری بسیار زیاد است.
اطلاعات بیشتر درباره این نرم‌افزار در کاتالوگ محصولات چارگون قابل دسترس است
با این مطلب بیشتر آشنا شویم
نرم افزار مدیریت جلسات دیدگاه، با توجه به نیازهای مختلف سازمان هایی که از سیستم های همکاری گروهی یا وظیفه ای جهت پیشبرد امور سازمان استفاده می کنند، نقش مهمی در بهبود کارایی و افزایش سرعت عمل اقدامات دارد. نرم افزار مدیریت جلسات دیدگاه با بررسی نیازهای مختلف سازمان‌ها در ارتباط با فرآیندهای متنوع یک سازمان برای کنترل و مدیریت جلسات، از زمان دعوت افراد به جلسه تا صورتجلسه، با تسهیل برگزاری جلسات در سازمان‌ها، به عنوان یک ابزار حیاتی برای مدیران جلسه، مدعوین جلسه و سایر افراد درگیر در روند برگزاری شناخته شده است.
در تغییر نسل نرم افزار مدیریت جلسات دیدگاه به نسل زاگرس، تغییرات و به روزرسانی هایی در حوزه تقویم جلسات، صورت جلسه، محل برگزاری جلسات و مناسبت ها ایجاد شده است که این ویژگی ها و مزایا به صورت زیر است:
- امکان تعریف تقویم سازمانی و سایر تقویم ها و تعیین رنگ هر کدام از تقویم های افزوده شده
- امکان جستجو سریع جلسات در تقویم‌ها و مشاهده تاریخ بازه زمانی هر نما
- امکان مشاهده تقویم‌ها در نما‌‌های روز، هفته، هفته کاری و برنامه زمانی
- امکان حذف خودکار جلسات رد شده از تقویم
- امکان افزودن اطلاعات آدرس، ترتیب نمایش، پیوست و مختصات بر روی نقشه به ازای هر محل
- امکان اجباری نمودن درج دستور جلسه و انتخاب محل جلسه در هنگام ثبت و ویرایش جلسه به ازای هر نوع جلسه
- امکان ارسال دعوتنامه سیستمی برای مدعوین داخلی
- امکان درج توضیحات دعوت در فرایند دعوت اعضا به جلسه
- امکان تبدیل خروجی جلسه به کار مستقیم در نرم‌افزار کارها به اقدام کننده و امکان مشاهده درصد پیشرفت کار انجام‌شده از جلسه (در صورت خرید نرم‌افزار کارها)
- امکان دریافت خروجی از گفتگو و فعالیت‌ها
- امکان فراخوانی فایل‌های ملحقات نامه به‌عنوان پیوست جلسه بدون نیاز به مراجعه به نرم‌افزار مکاتبات (در صورت خرید نرم‌افزار مکاتبات)
- امکان افزودن نامه به‌عنوان موجودیت مرتبط در جلسه (در صورت خرید نرم‌افزار مکاتبات)
- امکان تبدیل صورتجلسه به پیش‌نویس و گردش در نرم‌افزار مکاتبات (در صورت خرید نرم‌افزار مکاتبات)
- امکان مشاهده آرشیو مناسبت‌ها به ازای هرسال
- امکان افزودن مناسبت‌های سازمانی و تعیین وضعیت تعطیلی
- امکان تنظیم تکرارپذیری مناسبت‌های سازمانی در سال‌های آینده