انبار مکانی است برای انباشت کالاهای تولیدشده یا مصرفی. اهمیت سیستم انبارداری به حساسیت مقوله مدیریت بهینه انبار اختصاص دارد که در حال حاضر به صورت هوشمند و در قالب راهکارهای نرم افزاری به شرکت‌ها ارائه می‌شود. انبارداری فرایند ذخیره‌سازی کالاهایی است که وارد انبار می‌شوند و در آینده به مقاصد مختلفی از آن خارج خواهند شد. در فرایند انبارداری عملیات مختلفی به صورت پیوسته وجود دارد که می‌توان آنها را به پنج بخش تقسیم کرد: دریافت، جایگذاری، جمع‌آوری، بسته‌بندی و حمل‌ونقل.
به عنوان توضیحی مختصر برای این پنج بخش یا مرحله می‌توان گفت دریافت کالا از انبار اهمیت فراوانی دارد و شامل مراحل مختلفی است. در این مرحله اهمیت سیستم انبارداری هوشمند کاملاً قابل مشاهده است. هرگونه اختلال در این مرحله تأثیر بسیار زیادی در انجام مراحل دیگر و ادامه فرایند خواهد داشت. تحویل کالا از سوی انبار نیاز به بررسی و تأیید کیفیت و کمیت و اصالت کالا دارد. در مرحله بعد دسته‌بندی و شماره‌گذاری آن مطرح می‌شود و اقدامات مهم و متعدد تخصصی دیگر بسته به نوع کالا و سبک فعالیت اقتصادی در سیستم انبارداری اجرا می‌شود. مدیریت انبار کمک می‌کند تا تمام فرایندهای انبار به صورت دقیق و صحیح اجرا شوند.
تعریف جایگذاری کالا
جایگذاری به فرایند انتقال کالا از محل دریافت به بخش مخصوص خود در انبار گفته می‌شود. هر کالا در انبار باید در محلی باشد که هم از نظر ابعاد با کالا تناسب داشته باشد و هم از نظر دسترسی و حمل‌ونقل و همچنین امکان بررسی و سرشماری‌های دوره‌ای نیز برای آن به راحتی فراهم باشد. اهمیت سیستم انبارداری در این مرحله در جایگذاری و انبارسازی کالاها به طور مناسب نشان داده می‌شود.
مرحله بعد جمع‌آوری کالاهای مربوط به سفارش‌ها از بخش‌های مختلف انبار توسط کارکنان انبار است. نحوه چیدمان انبار و دسترسی به کالاهای پرمصرف و کم‌مصرف در این مرحله به خوبی قابل ارزیابی است. همچنین اگر در نحوه تأمین کالا اختلال یا ایرادی وجود داشته باشد، در این مرحله به خوبی قابل مشاهده و ارزیابی است و باید اصلاحات لازم برای بهبود شرایط را در این مرحله در نظر گرفت.
بسته‌بندی زمانی است که کالاهای سفارش گرفته‌شده جمع‌آوری و آماده ارسال به مقصد هستند. نحوه درست بسته‌بندی به صورتی که برای کالا مناسب و استاندارد باشد و در زمان ثبت خروج از انبار نیز به راحتی و درستی انجام شود، کمک‌کننده خواهد بود.
در ثبت ورود و خروج کالا از انبار، اهمیت سیستم انبارداری مشخص می‌شود چون در صورتی‌که آمار اشتباه از موجودی انبار ثبت شده باشد، کل فرایند تأمین دچار ایراد خواهد شد و عواقب مالی و اعتباری منفی را برای کسب‌وکار به دنبال خواهد داشت.
اصطلاحات سیستم انبارداری
به دلیل اهمیت سیستم انبارداری، آشنایی با اصطلاحات عمومی و تخصصی یکی از موارد مورد نیاز اولیه در انبارداری است. در ادامه لیستی از مهم‌ترین اصطلاحات آورده شده است.
– موجودی کالا
یعنی تمام دارایی‌هایی که در انبار به منظور فروش یا ساخت کالای جدید ذخیره‌سازی می‌شود. موجودی انبار همیشه باید مثبت باشد و کالاهای مورد نیاز در آن ذخیره شده باشند تا فرایندهای فروش و تولید با مشکل مواجه نشوند.
– تگ
تگ انبارگردانی یا تگ به برچسبی گفته می‌شود که بر روی کالا چسبانده می‌شود و نوع و تعداد کالا بر روی آن درج شده است. به دلیل اهمیت سیستم انبارداری دقت و صحت تگ‌ها نیز اهمیت زیادی دارند.
– مواد اولیه
یا مواد خام مواردی هستند که در تولید کالا و محصولات مصرف می‌شوند. شرکت‌های تولیدی و کارخانه‌ها وابستگی زیادی به مواد اولیه دارند.
– انبار
مکانی که کالاها در آن نگهداری می‌شوند.
– انبارداری
فرایند دریافت کالا و نگهداری آن تحت شرایط ایمن و تحویل به‌موقع به منظور خروج از انبار، انبارداری گفته می‌شود.
– کدگذاری کالا
حروف، اعداد و نشانه‌هایی که بر روی قفسه‌ها و کارت‌ها ثبت می‌شوند تا تشخیص و یافتن کالاها در انبار را ساده و سریع کنند.
– کالای ساخته‌شده
کالایی که مراحل تولید آن تکمیل شده و آماده فروش است.
– کالای نیمه‌ساخته
کالایی که قسمتی از آن ساخته شده ولی باید در مراحل بعدی تولید آن تکمیل شود.
– کاردکس انبار
کارتی که اطلاعات ورود و خروج و تعداد موجودی کالا در انبار بر روی آن ثبت می‌شود.
– کارت شناسایی کالا
این کارت که با عنوان کارت قفسه هم شناخته می‌شود، در کنار هر قفسه یا بخش انبار نصب می‌شود و اطلاعات مربوط به کالای هر بخش یا قفسه در آن درج می‌شود.
– کارت حساب انبار
یا کارت حسابداری شامل تعداد موجودی انبار و قیمت کالا است که یکی از اسناد مهم و پراهمیت سیستم انبارداری به شمار می‌رود.
– انبار سرپوشیده
انباری که در یک محیط بسته قرار دارد و کالاها در آن به صورت کاملاً ایمن انبار می‌شوند.
– انبار نیمه‌پوشیده
انباری که حفاظت از کالا در آن توسط یک سقف انجام می‌شود که باد و باران خسارتی به کالای انبار وارد نکنند.
– انبار روباز
زمینی بدون سقف که برای نگهداری کالاهای با مقاومت زیاد نسبت به محیط استفاده می‌شود.
– انبارگردانی
فرایند بررسی و شمارش موجودی کالا که در پایان هر دوره مالی یا زمان ارزش‌گذاری بر هر مجموعه انجام می‌شود. انبارگردانی از کاربردهای بااهمیت سیستم انبارداری هوشمند است.
– ابزارهای سنجش و اندازه‌گیری
متر، باسکول و ترازو و ابزارهایی که برای اندازه‌گیری کالاهای انبار مورد نیاز هستند.
– پالت
ابزاری که به عنوان پایه از چوب ساخته می‌شود و کالاها در بسته‌بندی‌های مختلف روی آن چیده می‌شوند و در حمل‌ونقل از آن استفاده می‌کنند.
– قفسه‌بندی
بخش‌ها و قفسه‌هایی که در چینش مرتب کالا در انبار از آنها استفاده می‌شود.
– فرم درخواست کالا از انبار
فرمی که توسط مشتری پر می‌شود و تعداد و نوع کالای مورد نظر خود از انبار را مشخص می‌کند.
– حواله انبار
فرمی که هنگام تحویل کالای انبار به مشتری توسط انباردار پر می‌شود و اطلاعات سفارش در آن ثبت می‌شود.
– فرم حواله‌ها
شامل چهار فرم حواله انبار، حواله جابه‌جایی بین انبار، حواله برگشت از خرید و حواله امانی می‌شود.
– فرم رسیدها
شامل رسید انبار موقت، رسید انبار دائم، رسید جابه‌جایی بین انبار و رسید برگشت و رسید مصرف مستقیم می‌شود.
– رسید کالا
با ورود کالا به انبار بازرسی‌هایی صورت می‌گیرد که در رسید کالا ثبت می‌شود. رسید کالا یکی از اسناد مهم و پراهمیت سیستم انبارداری است.
– نقطه سفارش‌گذاری
برای هر کالا حداقل و حداکثری در نظر گرفته می‌شود که براساس روند خروج کالا از انبار همیشه موجودی کافی وجود داشته باشد.
– حداقل موجودی کالا
انبار نباید از تعداد خاصی کمتر کالا داشته باشد. معمولاً با رسیدن به حداقل موجودی کالا سفارش‌گذاری جدید انجام می‌شود.
– حداکثر موجودی کالا
هر کالا یا ماده اولیه باید تا حد استاندارد و مشخصی در انبار موجود باشد.
– کسری و اضافات انبار
اختلاف موجودی ثبت‌شده در انبار با موجودی ثبت‌شده در نرم افزارها یا بخش‌های دیگر سازمان.
– باصرفه‌ترین مقدار سفارش
برخی کالاها را می‌توان در زمان خرید با تخفیف مناسب از سوی فروشنده کالا تأمین کرد.
– دوره گردش موجودی
مدت زمانی که کالا و مواد اولیه وارد انبار می‌شود تا زمانی که از آن خارج می‌شود.
– دفعات گردش موجودی
تعداد خرید هر کالا یا ماده اولیه برای تأمین میزان موجودی کالا در یک دوره مشخص.
اهمیت سیستم انبارداری برای سازمان‌ها به اندازه‌ای است که نیاز به دقت و آشنایی کامل بر مدیریت انبار و موجودی دارد.
اهمیت انبارداری
در صنایع تولیدی و بازرگانی که امور واردات، صادرات، حمل‌ونقل و تولید کالا دائماً در جریان است و بدنه اصلی کسب‌وکار را تشکیل می‌دهد، انبارداری نقش بسیار مهمی پیدا می‌کند و تنوع سیستم‌های انبارداری به کمک مدیریت آنها می‌آید.
انبار به منزله یک مرکز و پایگاه است که تمامی موجودی یک شرکت و سازمان که دارایی‌های آن نیز به شمار می‌روند را در خود ذخیره می‌کند. مرتب نگه داشتن و امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای از موجودی‌های انبار یکی از اصلی‌ترین شاخص‌های موفقیت در انبارداری است.
اهداف سیستم‌های انبارداری
سیستم‌های انبارداری مختلفی برای هر سبک از فعالیت‌های انبارداری تولیدی و بازرگانی وجود دارد. در مجموع می‌توان اهدافی را به صورت کلی و عمومی برای تمام این سیستم‌های مختلف در نظر گرفت. این اهداف عبارتند از:
- دریافت و نگهداری درست و استاندارد کالا
- پیشگیری از خرید بیش از حد کالا
- سهولت و تسریع فرایندهای زنجیره تأمین و پیشگیری از ایجاد وقفه در تولید و ارسال کالا
- خرید به اندازه و به‌موقع کالا جهت تأمین در زمان‌های مورد نیاز
- قابلیت ردیابی و شناسایی کالا به صورت مؤثر و آسان
- دسترسی سریع و مطمئن به کالا
- کاهش ضایعات، اتلاف و خسارت به کالا
- کاهش تقلب و احتکار یا تخلف در فرایند انبارداری
- شناسایی و ارزیابی درست شرایط کالاهای انبار
مزایای پیاده‌سازی سیستم انبارداری
انبار به معنای اختصاص فضای کافی برای ذخیره مواد اولیه و مورد نیاز یا تولیدات یک واحد اقتصادی است. چیدمان انبار و ثبت اطلاعات کالاهای موجود در انبار از موارد حائز اهمیت سیستم انبارداری هستند. انبارداری فقط به چیدمان کالاها در کنار یکدیگر محدود نمی‌شود. روش‌های مختلفی در انبارداری قابل پیاده‌سازی است و از امکانات نرم‌افزاری و سخت‌ابزاری متعددی نیز می‌توان در این کار بهره گرفت. مدیریت درست مکانی و اجرایی عملیات انبارداری مزایای متعددی دارد که برخی از مهم‌ترین آنها در ادامه آورده می‌شوند:
- بهینه‌سازی فضای انبار و استفاده از حداکثر فضای موجود
- دسترسی و ردیابی آسان محل قرارگیری کالاها و مشخصات و تعداد موجودی از هر کدام
- کاهش نیاز به نیروی انسانی
- سفارش‌گیری مطمئن و سفارش‌گذاری متناسب با نیاز
- عدم وجود اختلال و ایراد در زنجیره تأمین کالا
- سازمان‌دهی درست و بهینه و پیشگیری از متضرر شدن به دلیل انباشت یا خواب زیاد یا کسری و منقضی شدن تاریخ مصرف کالا
اهمیت نرم افزار انبارداری
مدیریت انبار ناکارآمد ممکن است علاوه بر خسارت‌های جانی ناشی از چینش نادرست کالا به خسارت‌های مالی زیادی نیز منجر شود. احتمال منقضی شدن، خواب سرمایه، قیمت‌گذاری نادرست و اتلاف وقت و انرژی زیاد در انبارهایی وجود دارد که از سیستم نادرست برای نگهداری کالاهای خود استفاده می‌کنند. در حال حاضر با وجود دلایل برشمرده شده از اهمیت سیستم انبارداری، استفاده از ابزار هوشمند موجود در بازار موجب می‌شود تا بهترین راه‌حل‌ها در تهیه، نگهداری، دسته‌بندی و توزیع کالاهای انبار در اختیار مدیران قرار گیرد. مدیریت انبارداری مؤثر فواید زیر را به دنبال خواهد داشت:
- بهینه‌سازی ورودی و خروجی کالا
- کاهش هزینه‌های عملیاتی
- مدیریت مؤثر
- قابلیت مشاهده و گزارش‌گیری از موجودی
- موجودی به‌موقع کالا
- بهبود مستمر
- افزایش امنیت
- رضایت بیشتر کارکنان
- رضایت بیشتر مشتریان و تأمین‌کنندگان
- مدیریت امور مالی و صورت‌حساب پیشرفته
نرم افزار مدیریت انبار دیدگاه چارگون
مدیریت گردش کالا در انبارها در حال حاضر بر عهده نرم‌افزارهای انبار است که نه تنها به تمام جزئیات و فرایندهای انبارداری می‌پردازند بلکه حسابداری انبار را نیز انجام می‌دهند. نرم افزار انبار و حسابداری انبار دیدگاه چارگون یکی از این نمونه‌های مناسب در انبارداری است. در این نرم افزار اهمیت سیستم انبارداری به خوبی مد نظر قرار گرفته است و تمامی فرم‌ها و فرایندهای لازم از زمان درخواست موجودی، سفارش‌گذاری و تأمین به‌موقع کالا و پیشگیری از کمبود موجودی در آن پیاده‌سازی شده است. این نرم‌افزار با نرم‌افزارهای جانبی دیگر که در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد به خوبی ارتباط برقرار می‌کند تا مدیریت اموال و خرید و تدارکات سازمان دچار چندگانگی اطلاعاتی نباشند.
پیگیری و ردیابی درخواست کالا توسط افراد ثبت‌کننده سفارش، انبارگردانی با استفاده از موبایل و دستگاه‌هایی با سیستم‌عامل اندروید، پیشنهاد سفارش‌گذاری، یادآوری، محل دقیق کالا، ثبت تاریخ انقضا و ارتباط کامل با نرم‌افزارهای خرید و تدارکات از جمله ویژگی‌های این نرم‌افزار است. همچنین انجام تمام امور مربوط به حسابداری و تکمیل فرم‌های مورد نیاز در این نرم‌افزار انجام می‌شود.
نتیجه استفاده از نرم افزار انبار و حسابداری انبار دیدگاه؛ افزایش دقت و نظم در انبارداری، کنترل دقیق موجودی، محاسبه دقیق قیمت تمام‌شده کالا، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها و کاهش خطای انسانی در صدور اسناد و شمارش و ارزیابی کالاهای انبار است.
سخن پایانی
اهمیت سیستم انبارداری در هر صنعت و کسب‌وکاری بر هسچ‌کس پوشیده نیست. چون در هر صورت و در هر ابعاد نیاز به تأمین کالاهایی وجود دارد که باید در محلی انبار شوند تا زمان استفاده آنها برسد. همچنین ممکن است انبار برای ذخیره کردن تولیدات یک شرکت باشد، در این شرایط نیز اطلاع از آمار درست موجودی محصولات از ضروریات فرایند تولید و حسابداری امور مالی به شمار می‌رود.
یکی از دلایل اهمیت سیستم انبارداری، به شمار آمدن کالاهای انبارشده در دارایی‌های شرکت است که در محاسبات مالیاتی اهمیت بسیار زیادی پیدا می‌کند و عدم درستی و به‌روز بودن اطلاعات به هیچ وجه در این شرایط قابل قبول نیست.
با پیاده‌سازی سیستم انبارداری هوشمند، ارائه و تأمین کالا و خدمات در زنجیره تأمین به سهولت و سرعت قابل انجام است و همچنین محاسبه قیمت‌ها و محاسبات مالی همیشه قابل اطمینان هستند. در چنین شرایطی علاوه بر متحمل نشدن ضرر و خسارت مالی، مشتریان نیز از دریافت سفارش‌های خود راضی هستند و کسب‌وکار در رسیدن به اهداف خود شاهد موفقیت بیشتر خواهد بود.