داشبوردهای هوش تجاری همانند یک پنجره جادویی به جهان داده‌ها عمل می‌کنند. این ابزارهای قدرتمند، با نمایش و تجزیه و تحلیل داده‌ها، وضعیت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و دیگر معیارهای مهم کسبوکار را در یک صفحه به تصویر می‌کشند. داشبوردهای BI که به طور گسترده در پلتفرم‌های نرم‌افزاری هوش تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند، اطلاعات تحلیلی حیاتی را به مدیران و کارکنان ارائه می‌دهند و این موضوع به اتخاذ تصمیم‌های آگاهانه و هوشمندانه کمک می‌کند. با بهره‌گیری از فرآیندهای هوش تجاری، داده‌های پراکنده از منابع مختلف داخلی و خارجی سازمان جمع‌آوری، ترکیب، تحلیل و تفسیر می‌شوند. این فرآیندها به استخراج اطلاعات مفید و کاربردی از داده‌ها منجر می‌شوند، اطلاعاتی که می‌توانند شامل جزئیاتی درباره مشتریان، فروش، تراکنش‌های مالی، بازار و دیگر جنبه‌های کسبوکار باشند.
ابزارهای BI با ارائه داشبوردها، نمودارها، گزارش‌ها و جداول تحلیلی، داده‌ها را به شکلی گرافیکی و جذاب نمایش می‌دهند. با این مقاله همراه باشید تا با نکات مختلف در مورد داشبوردهای هوش تجاری آشنا شوید.
منظور از داشبوردهای هوش تجاری چیست؟
پیش از تعریف داشبوردهای هوش تجاری بهتر است خیلی کوتاه به تعریف هوش تجاری بپردازیم.
هوش تجاری چه معنایی دارد؟
هوش تجاری (Business Intelligence | BI) در واقع فرآیندی است که مستقیماً با تکنولوژی سروکار دارد و با تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات کاربردی، به مدیران و کارکنان کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تصمیمات سودمندتری را برای رشد خود در بازار اتخاذ کنند. در این فرآیند، داده‌های جمع‌آوری‌شده از سیستم‌های مختلف داخلی و منابع خارجی، تحلیل می‌شوند و نتایج به صورت گزارش‌ها و داشبوردهای بصری در اختیار کاربران قرار می‌گیرند. این اطلاعات می‌توانند در فرآیند تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی استراتژیک نقش مهمی ایفا کند.
هوش تجاری در واقع با ترکیب روش‌های مختلف تحلیل داده‌ها از جمله «داده‌کاوی» (Data Mining)، «مصورسازی داده‌ها» (Data Visualization) و استفاده از ابزارهای پیشرفته تحلیل داده، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات خود را بر مبنای اطلاعات دقیق‌تر و به‌روز بگیرند. وقتی سازمان‌ها دیدگاهی جامع و عمیق نسبت به اطلاعات و داده‌های خود داشته باشند، می‌توانند تغییرات لازم را اعمال کنند و به این ترتیب، برنامه‌های غیرمؤثر را حذف و به سرعت با برنامه‌های مناسب برای بازار تطبیق یابند. این همان بهره‌گیری از هوش تجاری مدرن است.
هدف اصلی از به‌کار بردن هوش تجاری چیست؟
هدف اصلی از به کار بردن هوش تجاری در کسبوکار، بهبود فرآیند تصمیم‌گیری برای افزایش درآمد، بهبود بهره‌وری عملیاتی و کسب مزیت رقابتی است. برای دستیابی به این اهداف، هوش تجاری از تحلیل‌های پیچیده داده‌ها، مدیریت مؤثر آن‌ها و همچنین ابزارهای گزارش‌گیری پیشرفته استفاده می‌کند. این فرآیند شامل گردآوری و تحلیل دقیق داده‌ها، مدیریت صحیح آن‌ها و ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای کارآمد است که تمامی این‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا در برابر رقبای خود برتری یابند و عملکرد بهتری داشته باشند.
داشبوردهای هوش تجاری: تعریف
حال که با کاربرد هوش تجاری در کسب‌وکارها آشنا شدیم، می‌توانیم به بررسی داشبوردهای هوش تجاری بپردازیم.
امروزه مدیران اغلب شرکت‌ها را به کشتی‌های عظیم تشبیه می‌کنند. استارتاپ‌ها مانند قایق‌های تندرو هستند که سریع به تغییرات بازار واکنش نشان می‌دهند؛ در حالی که شرکت‌های بزرگ چندملیتی شبیه به ابرنفتکش‌هایی هستند که برای هر حرکتی به برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارند. این کشتی‌های غول‌پیکر با وجود وزن و پیچیدگی زیاد، توسط اتاق کنترلی کوچک با تعداد کمی ملوان هدایت می‌شوند. در دنیای کسبوکار، داشبوردهای هوش تجاری همان اتاق کنترل هستند.
داشبوردهای هوش تجاری (BI)، یا همان داشبوردهای داده و کسبوکار، ابزارهای قدرتمندی هستند که به مدیران و کارکنان کمک می‌کنند تا بتوانند دید جامعی از شاخص‌های کلیدی عملکرد و روندهای حیاتی کسبوکار خود داشته باشند. این داشبوردها به کمک نمودارها و تصاویر مختلف، اطلاعات فوری و حیاتی را در اختیار کاربران قرار و به آن‌ها اجازه می‌دهند تا بر اساس داده‌های واقعی، تصمیمات استراتژیک و به‌موقع بگیرند.
مهم‌ترین ویژگی داشبوردهای تجاری
ویژگی‌های مهم داشبوردهای هوش تجاری شامل تعاملی بودن، رابط کاربری قابل تنظیم، قالب‌های مشخص برای تسریع فرایند طراحی و توانایی استخراج بینش از داده‌ها در لحظه است. این ابزارها نه تنها توسط تیم‌های تخصصی BI، بلکه توسط تحلیلگران کسبوکار نیز قابل استفاده و طراحی هستند.
داشبوردهای هوش تجاری به مدیران کمک می‌کنند تا عملکردهای حیاتی کسبوکار را نظارت و سازمان را به درستی هدایت کنند. این ابزارها اطلاعات دقیقی از عملکرد واقعی سازمان و نقاط ضعف و قوت آن را ارائه می‌دهند. به کمک این داشبوردها، مدیران می‌توانند سازمان خود را همچون کشتی شناوری در دریای متلاطم بازار نگه دارند.
مهم نیست در چه سطحی از سازمان قرار دارید؛ داشبوردهای هوش تجاری می‌توانند ابزار قدرتمندی برای شما باشند تا اهداف خود را پیش ببرید و تصمیمات هوشمندانه‌تری بگیرید.
مزایا و معایب استفاده از داشبورد هوش تجاری
پس از این که با معنا و کاربرد داشبوردهای هوش تجاری آشنا شدید، اجازه دهید به سراغ بررسی مزایا و معایب استفاده از آن در کسب‌وکارها برویم.
مزایای استفاده از داشبورد هوش تجاری
داشبوردهای BI به عنوان ابزارهای حیاتی برای شرکت‌ها به منظور به دست آوردن اطلاعات تجاری ارزشمند استفاده می‌شوند. با استفاده از این داشبوردها، کسب‌وکارها می‌توانند انبارهای داده در حال رشد خود، از جمله بیگ‌دیتاها (داده‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته) را به کار گیرند. به طور کلی هر چه طراحی داشبورد جذاب‌تر و حرفه‌ای‌تر باشد، مزایای بیشتری را برای کسبوکار به همراه دارد. در ادامه برخی از این مزایا را بررسی می‌کنیم:
- تصمیم‌گیری آگاهانه و برنامه‌ریزی استراتژیک: داشبوردهای BI یا هوش تجاری به مدیران کمک می‌کنند با داده‌های دقیق و به‌روز، تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و برنامه‌ریزی‌های استراتژیک مؤثرتری انجام دهند.
- درک ساده داده‌ها: این داشبوردها داده‌های پیچیده و معیارهای تجزیه و تحلیل را به صورتی قابل فهم ارائه می‌دهند تا حتی کاربران غیرمتخصص نیز بتوانند از آن‌ها بهره‌برداری کنند.
- شناسایی روندها و فرصت‌ها: این داشبوردها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا روندهای سود و زیان کسبوکار را شناسایی و برای سرمایه‌گذاری روی فرصت‌ها و رفع مشکلات اقدام کنند.
- افزایش اشتراک‌گذاری اطلاعات: این داشبوردها شرایط را برای تجزیه و تحلیل داده‌های اشتراکی و فرایندهای تصمیم‌گیری مشترک فراهم می‌کنند.
- تصویرسازی داده‌ها: با استفاده از نمودارها، نقشه‌ها و اینفوگرافیک‌ها، داده‌ها را به صورت بصری و قابل فهم‌تر نمایش می‌دهند.
معایب استفاده از داشبوردهای هوش تجاری
با وجود مزایای فراوان، استفاده از داشبوردهای BI با چالش‌هایی نیز همراه است. به عنوان مثال:
- پیچیدگی پیاده‌سازی: راه‌اندازی و پیاده‌سازی داشبوردهای BI می‌تواند پیچیده و زمان‌بر باشد.
- نیاز به آموزش: کاربران باید برای استفاده مؤثر از این ابزارها آموزش ببینند.
- هزینه‌های بالا: توسعه و نگهداری سیستم‌های BI می‌تواند هزینه‌بر باشد.
داشبوردهای هوش تجاری ابزاری قدرتمند برای راهبری هوشمندانه کسب‌وکارها در بررسی داده‌ها هستند. این داشبوردها با ارائه اطلاعات ارزشمند و کمک به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه، به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و از فرصت‌ها به بهترین شکل ممکن استفاده کنند.
اصول مهم در طراحی داشبورد هوش تجاری
طراحی داشبوردهای هوش تجاری مؤثر، نقشی حیاتی در تسهیل تصمیم‌گیری‌های سریع و دقیق در سازمان‌ها دارد. داشبوردی که به خوبی طراحی شده است، نه تنها داده‌ها را به شکلی قابل فهم نمایش می‌دهد بلکه تحلیل‌های لازم برای اقدامات استراتژیک را نیز فراهم می‌کند.
به همین دلیل در ادامه به بررسی بهترین شیوه‌ها و نکات طراحی داشبوردهای هوش تجاری می‌پردازیم.
تمرکز بر کاربردپذیری
اولین و مهم‌ترین نکته در طراحی داشبورد، تمرکز بر کاربردپذیری است. داشبورد باید به گونه‌ای طراحی شود که کاربران به سرعت و به راحتی، اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند. برای مثال، داشبوردی که برای مدیران فروش طراحی می‌شود باید به وضوح شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند نرخ تبدیل، میانگین ارزش فروش و نرخ رشد سالانه را نمایش دهد. طراحی باید ساده و بدون پیچیدگی‌های غیرضروری باشد تا کاربران بتوانند بدون سردرگمی به اطلاعات دسترسی پیدا کنند.
استفاده از نرم‌افزارهای مناسب
ابزارهای نرم‌افزاری از جمله پلتفرم‌های محبوب برای ساخت داشبوردهای هوش تجاری هستند. این ابزارها دارای قابلیت‌های پیشرفته برای مصورسازی داده‌ها، ادغام داده‌ها از منابع مختلف و ارائه تحلیل‌های تعاملی هستند که کمک شایانی به درک بهتر و سریع‌تر اطلاعات می‌کنند. انتخاب نرم‌افزار مناسب با توجه به نیازها و منابع سازمان، می‌تواند تأثیر به‌سزایی در کارایی داشبورد داشته باشد.
سادگی در طراحی
یکی از بهترین شیوه‌ها در طراحی داشبوردها، پرهیز از پیچیدگی بیش از حد است. حفظ تمرکز در طول کار از اهمیت زیادی برخوردار است به همین دلیل این داشبوردها باید در اوج سادگی طراحی شوند. استفاده از رنگ‌ها، فونت‌ها و نمودارها باید به گونه‌ای باشند که اطلاعات کلیدی به سرعت قابل شناسایی و فهم باشند. پرهیز از اضافه کردن عناصر زائد و غیرضروری به داشبورد، به کاربر کمک می‌کند تا به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کند.
تعاملی بودن
از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های یک داشبورد، قابلیت فیلتر کردن یا به عبارتی تعاملی بودن آن است. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا پاسخ سؤالات خود را به سهولت از طریق نمودارها به دست بیاورند. توانایی انجام تحلیل‌های تعاملی و داینامیک، یکی از ویژگی‌های کلیدی یک داشبورد کارا است و به کاربران کمک می‌کند به اطلاعات دقیق‌تری دست یابند.
به‌روزرسانی مستمر
در نهایت داشبوردهای هوش تجاری باید آپدیت یا به‌روزرسانی مداوم داشته باشند تا دقت آن‌ها افزایش یابد. این امر به ویژه در محیط‌های کسبوکار داینامیک که داده‌ها به سرعت تغییر می‌کنند، حیاتی است. داشبوردهایی که به‌روزرسانی‌های منظم دریافت می‌کنند، به مدیران و تصمیم‌گیران کمک می‌کنند تا همیشه با اطلاعات جدید و معتبر به تحلیل‌ها و بررسی سازمان بپردازند.
طراحی داشبورد هوش تجاری یک فرآیند حساس و دقیق است که نیازمند توجه به جزئیات و رعایت بهترین شیوه‌ها است. با تمرکز بر کاربردپذیری، استفاده از نرم‌افزارهای مناسب، حفظ سادگی، تعاملی بودن و به‌روزرسانی مستمر، می‌توان داشبوردهایی ایجاد کرد که به طور مؤثر به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و عملیاتی سازمان کمک می‌کنند.
انواع داشبوردهای BI
طراحی و استفاده از داشبوردهای هوش تجاری به نوع کسبوکار و نیازهای سازمان وابسته است. این داشبوردها به چهار دسته کلی تقسیم می‌شوند که هرکدام نقش خاصی در مدیریت و تحلیل داده‌ها دارند.
داشبوردهای استراتژیک (Strategic Dashboard)
این داشبوردها بر اهداف بلندمدت و معیارهای کلان تمرکز دارند و برای مدیران ارشد طراحی شده‌اند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن بر پیشرفت سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیک نظارت کنند. داده‌های این داشبوردها معمولاً به صورت دوره‌ای (مثلاً روزانه) به‌روزرسانی می‌شوند.
داشبوردهای تاکتیکی (Tactical Dashboard)
این داشبوردها برای مدیران میانی طراحی شده‌اند و به آن‌ها کمک می‌کنند تا با داشتن اطلاعات عمیق‌تر نسبت به اقدامات و تصمیمات سازمان، بهره‌وری و اثربخشی کوتاه‌مدت را اندازه‌گیری کنند. داشبوردهای تاکتیکی اغلب برای پیگیری عملکرد و تحلیل‌های روزانه استفاده می‌شوند.
داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard)
این داشبوردها برای بررسی فرآیندهای عملیاتی روزانه و کوتاه‌مدت طراحی شده‌اند و به بخش‌هایی مانند تولید، فروش، خدمات، منابع انسانی و مالی کمک می‌کنند تا فعالیت‌های روزمره خود را مدیریت کنند.
داشبوردهای تحلیلی (Analytical Dashboard)
داشبوردهای تحلیلی برای تجزیه و تحلیل حجم زیادی از داده‌ها و کشف روندها، پیش‌بینی نتایج و استخراج اطلاعات ارزشمند طراحی شده‌اند. این داشبوردها معمولاً توسط تحلیلگران داده، تولید و به‌روزرسانی می‌شوند و داده‌های دقیق و به‌روز را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
معرفی نرم افزار هوش تجاری چارگون
یکی از نرم‌افزارهای مهم برای استفاده از هوش تجاری در کسب‌وکارها، نرم افزار هوش تجاری چارگون است. نرم افزار هوش تجاری چارگون قابلیت کنترل وظایف مختلف در بخش منابع انسانی را دارد. این نرم‌افزار می‌تواند موارد مختلفی را بررسی و به صورت نمودار و تصویر در اختیار افراد قرار دهد. برخی از ویژگی‌های داشبوردهای این نرم‌افزار عبارتند از:
- نمایش تعداد افراد شاغل در هر سال و ماه
- بررسی پراکندگی سن و جنسیت، وضعیت تأهل، مدرک تحصیلی و…
- قابلیت مشاهده نیروهای جذب‌شده و ترک‌شده بر حسب سال و ماه
- نمایش سابقه سازمانی نیروهای جداشده
این امکانات به مدیران کمک می‌کند تا با دید بهتری به تحلیل و تصمیم‌گیری در حوزه منابع انسانی بپردازند.
سخن پایانی
داشبوردهای هوش تجاری ابزارهای ارزشمندی هستند که با کاهش خطای انسانی و ساده‌سازی فرآیندهای تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند. این داشبوردها به کاربران اجازه می‌دهند با یک کلیک یا لمس صفحه، گزارش‌های مورد نیاز خود را انتخاب کنید و تحلیل‌های پیچیده را به ابزارهای هوش تجاری بسپارند. این ابزارها نیازهای عملیاتی تا استراتژیک و مدیریتی تا بازاریابی را پوشش و پشتیبانی لازم را ارائه می‌دهند.