Backlog اصطلاحی است که در مدیریت پروژه به کار می‌رود و شامل فهرست و مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و مشخصات محصول می‌شود. اعضای تیم در برنامه‌ریزی، تعیین اولویت‌ها و انجام سریع پروژه از این فهرست استفاده می‌کنند. بیشترین کاربرد بک لاگ در سبک مدیریت پروژه‌های چابک مانند اسکرام است. می‌توان آن را سندی از جدیدترین تغییرات به‌وجودآمده در پروژه دانست که اعضای تیم به آن دسترسی دارند. این سند همیشه در حال تکمیل شدن و رفع اشکال است و هیچ‌وقت کامل نمی‌شود. ماهیت پویا کمک می‌کند تا همیشه یک محصول در حال توسعه و بهبود باشد.
در واقع بک‌لاگ فهرستی از تمام کارهایی است که در توسعه و ایجاد یک خدمت یا محصول باید انجام شوند. این فهرست شامل تمام جزئیات و ویژگی‌هایی است که باید به محصول یا خدمت افزوده شود و ترتیب انجام کارها را نیز اولویت‌بندی می‌کند. هر کدام از اجزای فهرست به عنوان داستان‌های کاربر User Stories نام‌گذاری می‌شوند که در ادامه بیشتر در مورد آن توضیح داده می‌شود.
بک لاگ از چه مواردی تشکیل شده است؟
پیش از این گفته شد که بک لاگ فهرستی از موارد مختلف است و اجزای آن به نوع پروژه و محصول یا خدمت در حال تولید و توسعه بستگی دارد. هر محصول خصوصیات، نیازمند‌ها و قابلیت‌های خاص خود را دارد. شاید بتوان اجزا و موارد عمومی و کلی فهرستی که ایجاد می‌شود را در موارد زیر خلاصه کرد:
- ویژگی‌های جدید و درخواستی برای یک محصول یا خدمت
- موارد قابل بهینه‌سازی و بهبود عملکرد
- اصول و موارد فنی و رفع مشکلات
- بهروزرسانی زیرساخت
اولویت‌بندی از مهم‌ترین موضوعاتی است که در نظر گرفته می‌شود. تمامی اعضای تیم‌های مشغول به انجام پروژه به این فهرست و آیتم‌ها دسترسی دارند و به همین خاطر با مشاهده اولویت‌ها متوجه می‌شوند که چه مواردی را باید زودتر انجام دهند و همچنین مسئولیت انجام هر بخش از پروژه با چه کسانی است. نکته جالبی که از عوامل موفقیت این شیوه مدیریت پروژه به شمار می‌رود این است که فهرست جزئیات هر محصول هم‌زمان با پیشرفت آن بزرگ‌تر می‌شود یا حتی متناسب با نیاز محصول تغییر می‌کند.
اهمیت بک لاگ در سیستم چابک
در سیستم‌های مدیریت چابک ارائه سریع ارزش به مشتریان از پررنگ‌ترین نقاط قوت است. تمرکز چنین سیستم‌هایی بر جلب رضایت و وفاداری مشتریان است. پس باید تمرکز طراحی و برنامه‌ریزی‌های انجام پروژه‌هایی با مدیریت چابک به سمت موفقیت بیشتر و جلب رضایت مشتریان و مخاطبان باشد.
برنامه‌ریزی به صورت اسپرینت و در مقاطع زمانی با وظایف و نتایج تعیین‌شده، تمرکز را بر انجام وظایف محول‌شده به اعضای تیم می‌گذارد. بک لاگ در این میان عاملی است که نشان می‌دهد تا کنون چه ویژگی‌هایی به محصول اضافه شده و در آینده قرار است چه کارهایی انجام شود و چه ویژگی‌هایی به محصول نهایی افزوده شود. تیم فنی بر اساس آنچه این عامل به آنها نشان می‌دهد مسیر پیشرفت پروژه را طی می‌کنند و با امکان اولویت‌بندی وظایف و تسک‌های محوله، پروژه همیشه در حالتی پویا و رو به رشد خواهد بود.
اهمیت مدیریت بک لاگ
میزان تأثیر و مفید بودن هر Backlog در میزان دقت و حجم جزئیات فهرست آن است. تیم و تک‌تک اعضای پروژه به کمک راهنمایی این فهرست کارهای خود را تنظیم و اولویت‌بندی می‌کنند. در واقع این راهنمایی به شکل فهرستی پر از جزئیات است که درخواست‌ها یا هر ایده و امکان عملی برای تغییر و اصلاح و گسترش محصول را مهیا می‌کند.
با وجود تمامی جزئیاتی که در هر مورد از فهرست ممکن است انباشته شود امکان به‌هم‌ریختگی و آشفتگی وجود دارد. به همین دلیل لازم است تا در مدیریت آن دقت کافی انجام شود و آیتم‌های بی‌مورد و غیرضروری یا با اولویت پایین در لیست انجام کارها قرار نگیرند. در نتیجه اعضای گروه با دسترسی به این فهرستی می‌توانند تصویر درستی از چگونگی رشد و اصلاح پروژه را داشته و تجسمی شفاف از محصول نهایی در ذهن خود داشته باشند. نتیجه چنین مدیریتی دستیابی مطمئن به هدف نهایی در محصول را فراهم خواهد کرد.
هدف استفاده از بک لاگ
کارکردهای اصلی یک سازمان بر پایه شرح وظایف، تقسیم وظایف و چشم‌اندازهای مطرح‌شده بر اساس اهداف و مأموریت سازمان خواهد بود. بک لاگ راهنما و نقشه راه رسیدن به هدف سازمان است و نقش‌هایی که در ادامه توضیح داده می‌شوند را در سازمان ایفا می‌کند که به عنوان اهداف استفاده از این روش در نظر گرفته می‌شوند.
- تخصیص برنامه و نقشه اجرایی و فنی برای تمامی پروژه‌ها و وظایف جاری: زمانی که چنین سیستم برنامه‌ریزی‌‌شده‌ای در سازمان، تعیین‌کننده خط‌مشی انجام وظایف باشد، تمام اعضای تیم‌های مشغول به کار، اولویت‌ها و ترتیب انجام تسک‌هایی که به آنها محول شده است را می‌دانند و به این ترتیب هیچ وقفه‌ای در روند انجام کار پیش نخواهد آمد.
- بهبود ارتباطات تیمی: برای طراحی درست ویژگی‌های هر محصول لازم است تا تیم‌ها در مورد اولویت‌بندی انجام کار با یکدیگر گفتگو و تبادل نظر داشته باشند. در این مرحله بهبود ارتباط مؤثر تیم‌ها با یکدیگر مطرح می‌شود و همچنین پیش از آنکه تقابل و تضاد کاری بر هر کدام ایجاد شود در مورد آن به راه‌حل خواهند رسید.
ارزیابی و پالایش یا Backlog Grooming
یکی از راه‌های موفقیت در پیشبرد پروژه به کمک بک لاگ، پالایش و ارزیابی آن است که باید نکته‌هایی را در این مقوله در نظر گرفت. نکته‌ها عبارتند از:
- مرور دقیق آیتم‌ها و بررسی و تصمیم‌گیری جهت مواردی که با اهداف همسو به نظر نمی‌رسند
- تفکیک وظایف پیچیده و سنگین به موارد کوچک و کاربردی و شفاف
- بررسی و پاسخگویی به مشکلات و ابهامات اعضای گروه‌ها در مورد هر آیتم مطرح‌شده در لیست
- تطابق تمامی جزئیات با هدف و مأموریت کلی پروژه
- لیست منظم، دارای اولویت و به‌روز
زمانی که این ارزیابی و پالایش به صورت جلسات منظم برگزار شود، می‌توان اطمینان داشت که کل مجموعه بسیج شده برای انجام پروژه در یک راستا و به صورت منظم مشغول به پیشبرد پروژه هستند و گردش اطلاعات در سازمان با هیچ مشکلی مواجه نیست.
کاربردهای بک لاگ
بک لاگ را می‌توان یک سند زنده و پویا از روند پیشرفت کار در هر پروژه دانست. این سند فهرستی از جزئیات است که به مرور زمان در حال تکامل و تغییر هستند و آیتم‌های عملی تعریف‌شده در آنها اجزای اصلی تعیین‌کننده در نحوه پیشبرد پروژه به سوی رسیدن به محصولی مناسب هستند.
آیتم‌ها و وظایف مطرح‌شده در هر پروژه متفاوت هستند اما معمولاً در هر پروژه این فهرست مهم شامل موارد داستان‌های کاربر User Stories، رفع اشکال و بهروزرسانی ویژگی‌های موجود خواهد بود.
- داستان‌های کاربر: هر کدام شامل پیچیدگی‌های متفاوتی هستند و مدیر محصول آنها را به طور کامل در پروژه تعریف می‌کند.
- رفع اشکال: خطا در انجام هر کار امری اجتناب‌ناپذیر است که نیاز به برطرف‌کردن دارند. در مدیریت پروژه نیز هر جا مشکلی پیش آید رفع اشکال در رأس اولویت انجام کار خواهد بود.
- بهروزرسانی ویژگی‌ها: پویایی پروژه توسعه محصول باعث می‌شود تا همیشه مواردی برای بهروزرسانی محصولاتی که قبلاً مستقر شده‌اند وجود داشته باشد.
به کمک این آیتم‌ها همیشه برنامه کاری منظم و اولویت‌ها مشخص خواهد بود و اعضای تیم فنی دچار آشفتگی و خلط وظیفه نخواهند شد. همچنین در هر لحظه می‌توان از میزان پیشرفت کار و مراحل پیش رو نیز آگاهی کسب کرد.
مزایای بک لاگ
بک لاگ در مقام یک نقشه راه برای انجام پروژه است. برنامه‌ریزی محصول، ایده‌پردازی و توسعه یک محصول به کمک جزئیات مطرح‌شده در فهرست موردنظر به یک مفهوم قابل درک و دسته‌بندی‌شده برای اعضای تیم تبدیل می‌شود.
بک‌لاگ با ماهیت پویایی که دارد موجب می‌شود تا راهکارهایی برای کاهش زمان ایجاد و توسعه پروژه به وجود آید.
بازخوردهای کاربران، مشتریان، صاحبان پروژه، سهام‌داران و تمام ذی‌نفعان موجب بهبود عملکرد و اولویت‌بندی در انجام پروژه می‌شود که به کمک این فهرست‌های خاص قابل تنظیم است.
به کمک بک‌لاگ می‌توان منابع مورد نیاز برای انجام یک پروژه را به دقت ارزیابی کرد.
نقش بک لاگ محصول در مدیریت پروژه
یکی از اجزای اصلی اسکرام، بک لاگ محصول است که نقش مهمی در مدیریت پروژه و پیاده‌سازی چابک دارد. در مدیریت پروژه همیشه امکان تغییر وجود دارد و انعطاف‌پذیری از مهم‌ترین ویژگی‌های این فهرست پویا است. تیم مدیریت پروژه بسیاری از جزئیات و ویژگی‌های انجام کار را به تفکیک مطرح و با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه آنها را اولویت‌بندی و بین اعضای تیم تقسیم می‌کند.
بک لاگ محصول شامل هر مورد بالقوه‌ای است که در توسعه و تولید یک محصول در نظر گرفته می‌شود. از جزئیات و اصلاحات کوچک تا تغییرات بزرگ و اساسی را نیز شامل می‌شود. این شیوه عملکردی برنامه پروژه را تبدیل به منبعی از تمام آیتم‌های مورد نیاز برای یک محصول می‌کند. هر زمان که به دلیل مطرح شدن ایده‌های جدید یا نیاز بازار و مشتریان، نیاز به اعمال تغییراتی باشد، فهرست‌ها تغییر خواهند کرد و یک محیط پویا و مؤثر برای رشد محصول به صورت دائمی فراهم می‌شود.
نقش بک لاگ اسپرینت چیست؟
بک لاگ در اسپرینت در سیستم‌های چابک مطرح می‌شود و شامل چند ویژگی از بک لاگ محصول است که زیرمجموعه‌ای از آن خواهد بود. به عبارت دیگر اگر در پیشبرد پروژه لازم باشد تا روی پیاده‌سازی برخی از ویژگی‌های خاص تمرکز شود، تبدیل به بک لاگ اسپرینت خواهد شد که در آن تمام کارهای ضروری برای رسیدن به هدف اسپرینت با دقت و به طور کامل و شفاف توضیح داده می‌شود.
تفاوت بک لاگ محصول و اسپرینت
این دو مورد وابستگی و شباهت بسیار با یکدیگر دارند. لازم است تا فهرست جزئیاتی برای هر محصول ایجاد شود و در مرحله بعد می‌توان بک لاگ اسپرینت را ایجاد کرد.
در بک لاگ محصول اولویت‌بندی تمامی موارد و وظایف مطرح‌شده در یک پروژه برای توسعه یا تولید یک محصول وجود دارد. درحالی‌که بک لاگ اسپرینت، زیرمجموعه‌ای از بک لاگ محصول به شمار می‌آید. وظایف و مواردی را در خود دارد که باید اعضای تیم توسعه در طول اسپرینت بعدی برای انجام و تکمیل آنها اقدام کنند.
بک‌لاگ اسپرینت تا پایان اسپرینت تغییر نمی‌کند اما بک‌لاگ محصول امکان تغییر خواهد داشت.
ویژگی‌های اسپرینت
تیم توسعه‌دهنده معمولاً مسئولیت تعریف شفاف این ویژگی‌ها را در برد اسپرینت دارند و مدیر پروژه نیز این موارد را ارزیابی می‌کند.
اسپرینت چون اندازه کوچک‌تری دارد و راحت‌تر قابل درک است، ساخت آسان‌تری نیز خواهد داشت. البته در زمان طراحی آن باید منابع و ظرفیت کلی تیم و اعضای آن در نظر گرفته شود تا بتوان به نتیجه مطلوب و هدف مورد نظر دست یافت.
طول مدت هر اسپرینت نیز از ویژگی‌هایی است که باید در نظر گرفت، معمولاً هر اسپرینت بیشتر از 2 هفته طول خواهد کشید و زمان آن به تعداد اعضای تیم و منابع پروژه بستگی دارد.
ایده‌پردازی نیز از ویژگی‌هایی است که باید در نظر گرفته شود و به صورت تعاملی و مؤثر به عاملی برای تعامل بیشتر گروه تبدیل شود.
مالک محصول
Product Owner یا مالک محصول یکی از اعضای تیم اسکرام و معمولاً مدیر پروژه است که مسئولیت تقسیم و تعریف کار برای هر کدام از اعضای تیم و ایجاد و بهروزرسانی فهرست‌ها را بر عهده دارد. مالک محصول با مشتریان و کاربران در ارتباط است و از نیازهای آنها مطلع می‌شود. در مرحله بعد تمامی ویژگی‌ها و نیازمندی‌های لازم را بررسی و اولویت بندی می‌کند. نهایتاً در تنظیم جزئیات و اولویت‌دهی به آنها از نتیجه بررسی‌های انجام‌شده برای ایجاد ویژگی‌های جدید استفاده می‌کند.
در مجموع می‌توان گفت سه عامل وجود دارند که باعث می‌شوند مالک محصول جزئیات جدیدی را به پروژه اضافه کند.
- اول: اولویت‌های به‌وجودآمده برای بهبود یا برطرف کردن نیاز مشتری
- دوم: موانع اجرایی و عملکردی
- سوم: بازخوردهای مشتریان و کاربران
سخن پایانی
بک لاگ در فرایند تولید و توسعه محصول نقش بسیار مهمی دارد و تعیین‌کننده گام‌هایی است که باید در این مسیر برداشته شود. در واقع فهرستی از وظایف است که برای پشتیبانی از یک برنامه‌ریزی بر مبنای اصول استراتژیک بزرگ‌تر تهیه می‌شود. اولویت‌بندی در این فرایند و تعریف ویژگی‌ها و تقسیم وظایف بین اعضای هر گروه، همگی از این مرحله نشأت می‌گیرند که تهیه فهرست جامعی از ویژگی‌ها و مراحل انجام کار در راستای تکمیل پروژه است.