۸ استراتژی برای شروع موفق استقرار BPM و نرم افزار BPMS

اکثر سازمان‌ها می‌دانند که نرم‌افزار BPMS و مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) می‌تواند منافع طولانی‌مدت ایجاد کند، اما به دلیل شکست‌های گسترده در پروژه‌های این چنینی این ذهنیت به وجود آماده است که استقرار BPMS و پیاده‌سازی BPM یک پروژه کوتاه‌مدت پیچیده و مخرب خواهد بود. ما اعتقاد داریم در صورتی که اهداف معقولی را تعیین کنید، سیستمی را انتخاب کنید که برای نیازهای شما مناسب باشد و به صورت سازمان‌یافته پروژه‌ی خود را پیش ببرید، می‌توانید امیدوار باشید که پروژه خود را به سلامت به انجام برسانید و برای شروع موفق استقرار BPM آماده شوید. در این مقاله درباره ۸ استراتژی برای شروع پروژه‌های استقرار BPMS توضیح می‌دهیم.

استراتژی‌های شروع استقرار BPMS

برای استقرار نرم افزار و سیستم BPMS باید استراتژی‌های خاصی را در نظر بگیرید و رعایت کنید. این استراتژی‌ها عبارتند از:

1. سعی نکنید نحوه کاری که انجام می‌شود را مدل کنید. سعی کنید نحوه کاری که باید انجام شود مدل کنید

   مشخص کنید که در نقطه شروع چه انتظاری از نسخه اول فرآیند دارید. این نسخه باید تا جایی که می‌تواند ساده باشد و در عین حال باید مورد توافق تمام ذینفعان فرآیند باشد.

2. بزرگ فکر کنید اما از کوچک شروع کنید

   به جای این که تغییرات را در مقیاس کلان ایجاد کنید، یک رویکرد افزایشی را در پیش بگیرید. هنگامی که با یک پروژه کوچک و با قابلیت کنترل شروع می‌کنید، نتایج قابل سنجشی به دست می‌آورید که راه را برای اجرای گسترده‌تر تسهیل می‌کند. اولین پیاده‌سازی پروژه باید عملیاتی و نتایج آن برای سازمان قابل مشاهده باشد. شاید این نتیجه با آنچه که مطلوب نهایی است فاصله داشته باشد اما مهم این است که نسخه اول بدون نتیجه نباشد. اگر اولین پیاده‌سازی پروژه BPM منجر به نتیجه‌‌ی هر چند کوچک نشود هیچ‌کس تحت تأثیر قرار نخواهد گرفت. از طرفی اگر خروجی‌های موردانتظار را چنان بزرگ و دست‌نیافتنی تعریف کنید، هیچ‌گاه به هیچ خروجی نخواهید رسید. سنگ بزرگی می‌شود که نمی‌زنید. شاید فقط از دستتان بیفتد روی شصت پایتان.

3. همه ذینفعان پروژه را درگیر توسعه و آزمایش کنید

   در طول پروژه BPM تا حد ممکن همکاری بین توسعه‌دهندگان و کاربران نهایی را تشویق کنید. افرادی که در واقع می‌دانند روند کار چگونه است و بیشتر اوقات مسئول اثربخشی آن هستند، باید در مرحله مدل‌سازی فرآیند درگیر شوند. واحد IT می‌داند که چگونه مدل‌های فرآیند را در نرم افزار BPMS به فرایندهای مکانیزه تبدیل کند. آن‌ها همچنین فرآیند را با سامانه‌های دیگر یکپارچه می‌کند. اما درنهایت کاربران نهایی از آنها استفاده می‌کنند. بنابراین لازم است که همکاری مناسبی بین کاربران نهایی و توسعه‌دهنگان شکل گیرد.

4. BPMS مناسب انتخاب کنید

   برنامه‌های BPMS به اشکال متفاوت برای مخاطبان مختلف طراحی شده‌اند. BPMS انتخابی باید پاسخگوی نیاز واحد فناوری اطلاعات، کابران نهایی و مالکین فرآیند باشد. نرم‌افزار انتخابی علاوه بر این که باید قابلیت‌های مورد نیاز سازمان را داشته باشد، باید برای کاربران نهایی به سادگی قابل استفاده باشد و در عین حال از پشتیبانی مناسبی برخوردار باشد.

5. یک قهرمان را انتخاب کنید

   برای مدیریت مراحل پیاده‌سازی، یک قهرمان انتخاب کنید. قهرمان لزوماً نباید از گروه مدیران سازمان انتخاب شود. بسته به شرایط ممکن است مناسب باشد که به جای ایشان، شخصی با سابقه فنی منصوب شود. نقش قهرمان این است که مراحل استقرار نرم افزار BPMS را در سازمان راهبری کند. با کاربران تعامل کند تا بر مقاومت آنها غلبه کرده و ایشان را با پروژه همراه کند. قهرمان باید بین نیاز کاربران و سازمان و مدیریت تعادل برقرار کند.

6. نقاط عطف را تعیین کنید

   پروژه استقرار BPMS و BPM یک پروژه میان‌مدت تا بلندمدت است. اما باید در برنامه‌های کوتاه‌مدت خروجی‌های پروژه قابل عرضه به سازمان باشد. زمان و نوع خروجی‌های کوتاه‌مدت باید شفاف باشد. لازم است که اولین مزایای اجرای BPMS سریع نشان داده شود. محصولات قابل تحویل را بر اساس نتایج تعریف کنید. چیزی که دیگران واقعاً می‌توانند مشاهده یا استفاده کنند.

   

7. نتایج را مرحله به مرحله اندازه‌گیری کنید

   نتایج رویه‌های جدید را اندازه‌گیری کنید تا ببینید آیا این طرح به تغییراتی نیاز دارد یا خیر. مشخص کنید برای اندازه‌گیری مقدار ارزش افزوده به چه نوع داده‌ای نیاز دارید. برای جمع‌آوری آن داده‌ها روشی در نظر بگیرید، مانند شاخص‌های اصلی عملکرد (KPI). KPIها را می‌توانید در داشبوردها و نمودارهای مختلف ردیابی کنید. داده‌های ذخیره شده، هم نتایج آزمون و هم فرآیندهای جاری را نمایش می‌دهند که می‌توانید در هر مرحله از آن‌ها استفاده کنید. با در نظر گرفتن این 8 استراتژی شانس موفقیت پروژه‌های استقرار BPM و BPMS را بیشتر خواهید کرد. البته بسته به فرهنگ سازمان و بلوغ فرآیندی سازمان این احتمال هست که شما به این 8 مورد، مواردی را بیفزایید.

8. در صورت لزوم از خدمات مشاره BPM و خدمات مشاوره BPMS استفاده کنید

   در صورتی که به نتایج بهتر و سریع‌تری نیاز دارید، به جای این که اجرای BPM سازمان خود را کاملاً داخلی انجام دهید از متخصصان و مشاوران استفاده کنید. مهم‌ترین مزیت استفاده از مشاوران، تجربه‌ای است که از آن‌ها به دست می‌آورند. حتماً مشاوری را انتخاب کنید که علاقه‌مند باشد به شما ماهیگیری یاد بدهد و نه فقط برای شما ماهی بگیرد.

با در نظر گرفتن این 8 استراتژی شانس موفقیت پروژه‌های استقرار BPM و BPMS را بیشتر خواهید کرد. البته بسته به فرهنگ سازمان و بلوغ فرآیندی سازمان این احتمال هست که شما به این 8 مورد، مواردی را بیفزایید.