نرم افزار منابع انسانی چیست؟ ویژگی‌ها و مزایای آن

ویروس همه‌گیر کرونا به قدری باعث تغییر مردم دنیا شد که به احتمال فراوان با بازگشتن به دوران بدون کرونا باز هم اوضاع مانند گذشته نخواهد شد. به عنوان مثال خرید حضوری برای بسیاری از مردم دیگر بی‌معنی می‌شود و خرید آنلاین را ترجیح خواهند داد، کارمندان فراوانی دورکاری را به کار حضوری ترجیح می‌دهند و سازمان‌ها بیش از پیش از تکنولوژی در فرآیندهای کسب و کار خود بهره می‌گیرند. یکی از تحولات اساسی که در مدیریت استخدام و منابع انسانی رخ داده است، استفاده از نرم افزار منابع انسانی است.

امروزه حتی کسب و کارهای کوچک هم از این نرم افزارها استفاده می‌کنند، با اینکه بعضی تصور می‌کنند نرم افزارهای منابع انسانی هزینه اضافه‌ای برای شرکت می‌تراشد! در حالی که سود و منفعتی که نرم افزار مدیریت منابع انسانی در طولانی مدت برای کسب و کارها به همراه می‌آورد، بسیار بیشتر از میزان هزینه‌ای است که برای خرید آن صرف شده است. در این مقاله شما را با مزایا و ویژگی‌های نرم افزار منابع انسانی آشنا می‌کنیم. با ما همراه باشید.

نرم افزار منابع انسانی (HR) چیست؟

نرم افزار منابع انسانی (HR) برای کمک به رهبران کسب‌وکار و پرسنل منابع انسانی در استخدام، مدیریت و توسعه کارکنان طراحی شده است. برنامه‌های اصلی منابع انسانی همچون نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار حضور و غیاب می‌تواند به ساده‌سازی نیازهای عملیاتی کمک کند، در حالی که برنامه‌هایی همچون ارزیابی عملکرد می‌توانند بهره‌وری کارکنان را بالا ببرند.

چرا باید از نرم افزار منابع انسانی استفاده کنیم؟

دلایل بسیاری برای آنکه یک کسب و کار به منظور رشد و توسعه و تسهیل فرآیندهای منابع انسانی از این نرم افزار بهره بگیرد، وجود دارد. در اینجا به برخی از این دلایل اشاره می‌کنیم:

• ساده کردن فرآیندهای مدیریت نیروی انسانی
• استفاده بهتر از همه استعدادها و قابلیت‌های هر تیم
• امکان استفاده در تمام شرکت‌های تجاری برای تسهیل فرآیند استخدام، بررسی و ارزیابی
• امکان استفاده برای آژانس‌های استخدامی، استعدادیابی و آشنایی مدیران با متخصصان مستعد
• بهبود و توسعه عادات مدیریتی
• امکان ارزیابی دقیق عملکردها

مزایای نرم افزار منابع انسانی

– مدیریت کارآمد پرسنل

سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک رکورد کامل از داده‌های کارکنان، از جمله اطلاعات عمومی شخصی، سابقه شغل و حقوق، مزایا و طرح‌های بیمه، جزئیات بانکی، اطلاعات عملکرد و اغلب دیگر داده‌های سفارشی مرتبط با یک شرکت را ذخیره می‌کنند. این ویژگی، تمام اطلاعات را برای سهولت ردیابی و مدیریت با هم مرتبط و ذخیره می‌کند.

کارمندان نیز با استفاده از این نرم افزار به همه اطلاعات و وظایفی که بر دوش آنهاست، دسترسی خواهند داشت. پروفایل‌های دقیق‌تری دریافت می‌کنند و خود می‌توانند آنها را به‌روز کنند تا به این شکل در زمان هم صرفه‌جویی کنند. همچنین زمانی که یک کار آماده انجام است، می‌دانید که چه شخصی می‌تواند به بهترین شکل آن را انجام دهد و چقدر طول می‌کشد تا آن کار به سرانجام برسد.

–  گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل پیشرفته

سیستم‌های منابع انسانی مجموعه‌ای از داده‌های کارکنان مانند اعداد پاداش، داده‌های استخدام، اطلاعات عملکرد و بسیاری موارد دیگر را جمع‌آوری می‌کنند. پرسنل منابع انسانی می‌توانند از این سیستم‌ها برای تجزیه و تحلیل معیارها و بینش‌های کلیدی نیروی کار به منظور اتخاذ تصمیمات استراتژیک تجاری استفاده کنند.

– اتوماسیون وظایف تکراری

اتوماسیون عملکردهای منابع انسانی خاص و تکراری باعث صرفه‌جویی در وقت کسب‌وکارها در وظایف مدیریت منابع انسانی (HRM) می‌شود و به بخش‌های منابع انسانی اجازه می‌دهد تا بر نیازهای استراتژیک‌تر تمرکز کنند. فرآیندهای منابع انسانی مانند گزارش هزینه، ورود کارکنان و حقوق و دستمزد همه می‌توانند توسط نرم افزار منابع انسانی خودکار شوند.

– مدیریت چرخه زندگی کارکنان

فناوری منابع انسانی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کارکنان را از لحظه درخواست پستی در سازمان تا زمانی که آنها را ترک می‌کنند، مدیریت کنند. این کلید جذب و حفظ استعدادهای برتر است. کاربردهای منابع انسانی مانند مدیریت استعداد، ردیابی متقاضی و مشارکت کارکنان به مدیریت چرخه زندگی آنها کمک می‌کند.

بسیاری از اوقات برای مدیریت کارکنان از اسناد کاغذی، شیت‌های متنوع در فضای ابری، فایل‌های اکسل و … بهره می‌برند. در این صورت وجود یک نرم افزار یکپارچه منابع انسانی، شما را از سردرگمی‌های صفحات گسترده و استفاده از چندین سیستم برای انجام کارها راحت می‌کند. این نرم افزار تمام عملیات مرتبط با منابع انسانی را در یک مجموعه نرم افزار واحد قرار می‌دهد. پس شما می‌توانید به کمک یک برنامه مقرون به صرفه، وظایف را تعیین کنید، پیگیر پیشرفت‌ها باشید یا حتی به پرسنل خود پاداش دهید.

مزایای رقابتی استفاده از نرم افزار منابع انسانی

کارکنان شما مهم‌ترین منبعی هستند که در اختیار دارید و موفقیت شرکت‌تان به توانایی شما در استخدام و مدیریت مؤثر آنها بستگی دارد. نرم افزار منابع انسانی می‌تواند با کمک به شما، مزیت رقابتی در به دست آوردن بیشترین بهره از نیروی کار را به شما بدهد:

– بهبود بینش داده‌ها

استفاده از ابزارهای منابع انسانی برای تجزیه و تحلیل نیروی کار به شما کمک می‌کند تا تصمیمات تجاری مبتنی بر داده را بگیرید. علاوه بر ذخیره داده‌های تاریخی دقیق، داده‌ها در یک راه‌حل نرم افزار HR به‌طور مداوم به‌روز می‌شوند، که به مدیران کمک می‌کند روندها و مسائل موجود در نیروی کار را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنند. ایجاد گزارش‌های استاندارد نیز برای اهداف انطباق و آگاه نگه داشتن ذینفعان حیاتی است.

– افزایش مشارکت و بهره‌وری کارکنان

بازخوردهای جمع‌آوری شده کارکنان می‌تواند سطوح تعامل و بهره‌وری را اندازه‌گیری کند، اما همچنین می‌تواند در کنار روندهای نیروی کار برای تعیین تأثیر مشارکت کارکنان بر نتایج کسب‌وکار نیز تجزیه و تحلیل شود. این امر به تنظیم مسیرهای شغلی، تصمیم‌گیری در مورد توسعه کارکنان و تقویت ابتکارات فرهنگ شرکت به تقویت تعامل و حفظ سازمان کمک می‌کند.

– استعدادهای مناسب را شناسایی و استخدام کنید

ویژگی‌های مدیریت استعداد به مدیران منابع انسانی کمک می‌کند استعدادها را از مکان‌های مناسب بیابند تا رشد کنند و رقابتی باقی بمانند. وجه تمایز رقابتی واقعی یک شرکت، کارکنان آن هستند، بنابراین سرمایه‌گذاری صحیح روی افراد با کمک ابزارهای منابع انسانی برای پیشروی ضروری است.

نرم افزارهای منابع انسانی دارای ماژول‌هایی هستند که جذب نیروی انسانی را آسان‌تر می‌کنند. چرا که به شما کمک می‌کنند آگهی‌های مرتبط با فرصت‌های شغلی را آماده کنید و در پلتفرم‌های مختلف توزیع کنید. در مرحله بعد نیز تنها آن دسته از داوطلبانی که معیارهای پست مربوطه را دارند، انتخاب و ارزیابی کنید.

اندازه‌های کسب‌وکار با استفاده از نرم افزار منابع انسانی

ابزارهای منابع انسانی توسط همه انواع مشاغل در طیف گسترده‌ای از صنایع برای نیازهای مدیریت منابع انسانی استفاده می‌شود. کسب‌وکارها براساس اندازه به سه دسته طبقه‌بندی می‌شوند:

کسب‌وکارهای کوچک: این کسب‌وکارها معمولاً مشاغل جدیدی هستند که بین 1 تا 50 کارمند دارند که هیچ پرسنل اختصاصی منابع انسانی ندارند.

مشاغل متوسط: این خریداران بین 51 تا 500 کارمند دارند و معمولاً یک تیم منابع انسانی متشکل از یک متخصص منابع انسانی و یک متخصص جذب و استخدام دارند زیرا به دلیل رشد سریع، این مشاغل برای مواردی مانند ردیابی متقاضیان و مدیریت مزایا به نرم افزار نیاز دارند.

تجاری – سازمانی: این دسته، کسب‌وکارهایی هستند که بیش از 500 کارمند دارند. آنها دارای بخش منابع انسانی قابل توجه و پرسنل اختصاصی فناوری اطلاعات هستند و به‌طور کلی به دنبال بهینه‌سازی نیروی کار خود با سیستم‌های مدیریت پاداش و یادگیری هستند.

برخی از ابزارهای مختلف نرم افزار منابع انسانی

– پرسنلی

در اين سيستم امکان نگهداری کلیه سوابق و اطلاعات کارکنان از بدو استخدام تا زمان بازنشستگی وجود دارد. با این ماژول می‌توان فرآیندهای جذب، تکمیل اطلاعات پرونده، صدور انواع حکم و یا قرارداد،‌ مأموریت و یا مرخصی چرخه‌های مورد نظر را بر اساس روال‌های سازمانی به طور اتوماتیک پوشش داد. بدين صورت كه می‌توان با انتخاب فرد مورد نظر در بایگانی الکترونیکی پرونده فرد، کلیه اطلاعات، مستندات، تاريخچه‌ها، وظايف و کلیه سوابق گذشته پرسنل مورد نظر را مشاهده و گزارشات مورد نظر را دریافت نمود.

– جذب و استخدام

با این امکان می‌توانید تمام متقاضیان در حال فرآیند استخدام برای موقعیت‌های مختلف در سازمان شما را پیگیری کنید. شما می‌توانید فرصت‌های شغلی را به صورت آنلاین ارسال، درخواست‌های شغلی و رزومه را ذخیره، با مدیران استخدام در زمینه ارزیابی استعداد همکاری و گزارش تهیه کنید.

– مدیریت مزایا

این ماژول مدیریت مزایای کارکنان مانند اضافه‌کاری، کارانه، پاداش و … را پوشش می‌دهد. همچنین امکان تعیین سلسله مراتب تأیید مبلغ / ساعت پرداختی توسط مدیران و امکان محاسبه و کنترل بودجه و سبد مدیران هر واحد طبق آیین‌نامه و ضوابط سازمان و … را فراهم می‌کند.

– حقوق و دستمزد

این عملکرد به شما کمک می‌کند تا به‌طور دقیق و به موقع به کارکنان خود غرامت بپردازید و به کاربران امکان می‌دهد حقوق و دستمزد کارمندان را مدیریت کنند، برنامه پرداخت را تنظیم کنند، ساعات کار ورودی را وارد کرده و اجرای حقوق و دستمزد را خودکار کنند. بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد به شما امکان چاپ چک یا واریز مستقیم را می‌دهند و حتی می‌توانید فرم‌های مالیاتی مهمی را برای کارمندان ایجاد کنید.

– حضور و غیاب

این ویژگی به شما امکان می‌دهد به دقت تعداد ساعاتی را که افرادتان کار می‌کنند، ثبت کنید. کارمندان شما می‌توانند از نرم افزار حضور و غیاب چارگون برای ورود و خروج از محل کار از طریق رایانه یا تلفن هوشمند خود و درخواست زمان مرخصی استفاده کنند، در حالی که مدیران می‌توانند از این سیستم برای تأیید درخواست‌ها، نظارت بر ساعات اضافه‌کاری و مدیریت زمان‌های مرخصی پرداختی استفاده کنند.

– ارزیابی عملکرد

این ویژگی به شما کمک می‌کند تا بررسی‌های عملکرد کارکنان را برنامه‌ریزی، اجرا و مستند کنید. معیارهایی که کارمندان بر اساس آنها درجه‌بندی می‌شوند را می‌توان سفارشی کرد. نرم افزار ارزیابی عملکرد به منظور ایجاد ساز و کار واحد در تعیین و تبیین شاخص‌های ارزیابی فرم‌ها و دستور العمل ارزیابی کارکنان در ابعاد عملکردی، توسعه و رفتاری و سایر عوامل بر اساس سیاست‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این برنامه در بهینه‌سازی عملکرد سازمان و مدیریت مبتنی بر ارزیابی کارکنان تأثیر خواهد داشت.

– آموزش

نرم‌افزار آموزش، ابزاری برای رسیدن به راهکارهایی مفید جهت پیاده‌سازی فرآیند‌های نیازسنجی، اجرا، ارزیابی، اثربخشی و گزارش‌گیری از کلیه عملکرد‌های آموزشی در سازمان است. با استفاده از این نرم‌افزار امکان مکانیزاسیون کامل فرآیند‌های آموزش در سازمان پوشش داده خواهد داد و با ارائه راهکارهایی امکان مکانیزه نمودن تخصیص نیازهای آموزشی پرسنل، برگزاری دوره‌های آموزشی در قالب کلاس‌های آموزشی، ثبت نتایج و گواهینامه‌های صادر شده و ایجاد گردش برای درخواست‌ها و دریافت گزارشات آموزشی در سازمان، اجرای فرآیندهای ارزیابی و اثربخشی جهت کلیه پرسنل فراهم خواهد گشت.

برای خرید نرم افزار منابع انسانی توجه به چه عواملی ضروری است؟

زمانی که یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی را انتخاب می‌کنید، هزینه یک سال یا بیشتر آن را پرداخت می‌کنید. به همین علت بهتر است به برخی از عوامل توجه ویژه‌ای داشته باشید، چرا که در صورت پشیمانی، راه برگشتی برایتان وجود ندارد. شما می‌توانید ابتدا از نسخه دموی نرم افزار استفاده کنید و همه قسمت‌های آن را ببینید. برای درخواست دموی نرم افزار منابع انسانی چارگون می‌توانید به این لینک مراجعه کنید.

مطابقت با قوانین کار و استانداردهای مالیاتی

زمانی که می‌خواهید نرم افزار منابع انسانی را انتخاب کنید، باید اطمینان یابید که این نرم افزار مطابق با استانداردهای مالیاتی باشد و برای شما مشکلی ایجاد نکند. از آنجایی که باید مطابق با مقررات مالیاتی و استانداردهای کار در منطقه خود عمل کنید، از گزارش‌های صادراتی برای مستندسازی و ثبت فعالیت‌های خود استفاده کنید و هیچ مشکلی از نظر قانونی نداشته باشید، از نرم افزار منابع انسانی چارگون استفاده کنید.

شخصی‌سازی و مقیاس‌پذیری نرم افزار مدیریت منابع انسانی

انعطاف‌پذیری نرم افزار، یکی دیگر از عواملی است که به شما کمک می‌کند بهترین گزینه را انتخاب کنید. تمام کارفرمایان به دنبال سیستمی هستند که بتوانند فرآیندهای کاری خود را به راحتی طراحی کنند و انجام دهند. تنظیمات سفارشی خود را داشته باشند و تغییرات موردنظرشان را اعمال کنند. این امر به ویژه برای فرآیند ارزیابی و روش‌های استخدام مهم است و تضمین می‌کند ابزاری که در اختیار شما قرار دارد، می‌تواند همراه با نیروی کارتان رشد کند.

استفاده آسان و بدون دردسر با نرم افزار مدیریت منابع انسانی

همیشه نرم افزار منابع انسانی خود را به عنوان یک سرویس Front-end و Back-end در نظر بگیرید. اطمینان یابید به قدری از نظر بصری قوی است که مانعی در مقابل شما و کارکنانتان به وجود نمی‌آورد. استفاده از یک نرم افزار باید به اندازه‌ای ساده و بدون هیچ‌گونه پیچیدگی باشد که تیم‌تان برای درک عملکرد برنامه هیچ نیازی به آموزش نداشته باشد، یا تنها با یک آموزش یک تا چند ساعته بتواند به سادگی از آن استفاده کند.

قیمت مناسب، یکی از عوامل تأثیرگذار در انتخاب نرم افزار مدیریت منابع انسانی

شما هر اندازه که هزینه کنید، به همان اندازه نیز محصول و خدمات بهتری دریافت خواهید کرد. با این حال نمی‌توان به بهانه خدمات خارق‌العاده، هزینه بالایی را در نظر گرفت. نرم افزار منابع انسانی چارگون تلاش کرده است بهترین خدمات و مطلوب‌ترین قیمت را برای کسب و کارها و سازمان‌های مختلف ارائه دهد.

سؤال‌های رایج در خصوص نرم افزار منابع انسانی

آیا نرم افزار منابع انسانی برای نیازهای سازمان من قابل تنظیم است؟

اگر به دنبال یک راه‌حل خارج از ویژگی‌های این نرم افزار هستید، می‌توانید آن را متناسب با نیازهای سازمان خود بومی‌سازی کنید.

نرم افزار منابع انسانی با چه سیستم‌هایی ادغام می‌شود؟

ممکن است از سیستم‌های دیگری برای مدیریت نیروی کار خود استفاده کنید که برای سازمان شما به خوبی کار می‌کند. در این مورد، باید بدانید که آیا سیستم‌های موجود شما می‌توانند در یک سیستم منابع انسانی خاص ادغام شوند یا اینکه می‌خواهید روی یک سیستم منابع انسانی یکپارچه سرمایه‌گذاری کنید که بسیاری از ماژول‌های کلیدی منابع انسانی را گرد هم می‌آورد.

خوب است بدانید نرم افزارهای زیرمجموعه راهکار منابع انسانی به طور یکپارچه با یکدیگر ارتباط دارند. همچنین نرم افزار حقوق و دستمزد با نرم افزار حسابداری چارگون نیز از قابلیت ارتباط با یکدیگر برخوردارند.

آیا کسب و کار کوچک من واقعاً به نرم افزار منابع انسانی نیاز دارد؟

بله. حتی اگر در حال حاضر تنها تعداد انگشت‌شماری از کارمندان را مدیریت می‌کنید، احتمالاً برای همیشه به همین شکل باقی نخواهد ماند. با این حال، همان‌طور که رشد می‌کنید، باید یک سیستم منابع انسانی قوی‌تر را برای مدیریت مؤثر بسیاری از جنبه‌های نیروی کار در نظر بگیرید. سیستم‌های منابع انسانی و هزینه‌های مرتبط با آن‌ها برای کسب‌وکارهای سازمانی و متوسط طراحی می‌شد و برای کسب‌وکارهای جدید و کوچک‌تر مقرون به صرفه نبود. اما امروزه، مجموعه‌ای از گزینه‌های سیستم منابع انسانی برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر، با عملکردی مشابه، وجود دارد.

چه معایبی وجود دارد که باید مراقب آنها باشم؟

اتخاذ یک سیستم نرم افزاری منابع انسانی که برای کسب و کار شما مناسب نیست منجر به هدر رفتن سیستم و هدر رفتن بودجه می‌شود. سرمایه‌گذاری در یک سیستم عظیم با قابلیت‌های فراوان ممکن است به نظر کار هوشمندانه‌ای برای پوشش دادن همه پایه‌های شما باشد، اما تمرکز شما باید بر روی معنای مجموعه مناسب از ویژگی‌ها برای کسب‌وکارتان باشد.

نه تنها کارمندان شما احتمالاً از بسیاری از ویژگی‌ها استفاده نمی‌کنند، بلکه هزینه‌های بالا به این معنی است که احتمالاً محصول را با چیزی مناسب‌تر تعویض می‌کنید.

اگر نرم‌افزار مناسبی را انتخاب نکرده باشید، می‌توان مجموعه‌ای از داده‌هایی را که سیستم‌های منابع انسانی تولید می‌کنند، نیز تحلیل کرد. در واقع، ممکن است به سیستم دیگری مانند ابزار هوش تجاری نیاز داشته باشید تا به شما در درک داده‌ها و ایجاد گزارش کمک کند.

بسیاری از شرکت ها نیز در دام فراموشی اهمیت «عامل انسانی» در محل کار می‌افتند. اغلب، مدیران در سطوح بالای اتوماسیونی که سیستم‌های منابع انسانی ارائه می‌کنند گرفتار می‌شوند و به شدت به کارهای خودکار مانند مراحل توسعه کارکنان، ارزیابی‌ها و بازخوردها تکیه می‌کنند، که همیشه برای انجام مؤثر به درجه‌ای از انسان‌سازی نیاز دارد.

سخن آخر

یک تیم منابع انسانی با عملکرد بالا برای رقابتی ماندن به بهترین نرم افزارهای منابع انسانی نیاز دارد. شما می‌توانید از نرم افزارهای منابع انسانی چارگون با ویژگی‌های اصلی برای بهبود تجربه کلی خود به عنوان مدیر منابع انسانی و تجربه کارمندان خود استفاده کنید.