استقرار نرم افزار اسناد دیدگاه در اتاق بازرگانی ایران بسیاری از امور دستی و سنتی این نهاد را به صورت مکانیزه و خودکار درآورد. این سازمان با حدود 50 کاربر در سال 1400، بهره‌گیری از نرم افزار اسناد دیدگاه را آغاز کرد. همکاران تیم فنی چارگون برای استقرار نرم افزار مدیریت اسناد در این مجموعه حضور پیدا کردند و فرآیند استقرار را پیش بردند.
فرآیندهای اجرا شده در استقرار نرم افزار اسناد دیدگاه در اتاق بازرگانی ایران
تیم فنی چارگون برای استقرار سیستم مدیریت اسناد در این مجموعه فرآیندهایی را پیاده‌سازی کردند. در ادامه به برخی از این فرآیندها اشاره می‌کنیم:
- تعریف پوشه‌ها جهت ثبت اسناد
- تعریف الگوهای اسناد طبق نیاز هر واحد
- تعریف برچسب به جهت جست‌وجوی سریع‌تر و بهتر برای اسناد ثبت شده
مشکلات اتاق بازرگانی ایران پیش از استقرار نرم افزار اسناد دیدگاه
اتاق بازرگانی ایران پیش از به‌کارگیری نرم افزار اسناد دیدگاه با مشکلات و چالش‌های بسیاری مواجه بود که آنها را ملزم به تغییر و بهینه‌سازی کرد. برخی از این مشکلات عبارتند از:
- اسناد برخی واحدها در هاردی ذخیره می‌شد که هر زمان امکان از بین رفتن اطلاعات وجود داشت
- نگهداری اسناد به صورت فیزیکی و مخدوش شدن اطلاعات اسناد بعد از گذشت زمان
- مدیریت بهتر بایگانی اسناد با تعریف پوشه‌ها و الگوها
- مدیریت بهره‌برداران (رویت‌کنندگان سند)
راهکارهای تیم فنی چارگون برای حل مشکلات اتاق بازرگانی ایران
شرکت چارگون موفق شد با ارائه راهکارها و راه‌حل‌ها و استقرار نرم افزار اسناد دیدگاه، مشکلات شرکت را حل کنند.
بزرگ‌ترین دغدغه اتاق بازرگانی ایران نگهداری و شروع ثبت اسناد واحد مرکز پژوهش‌ها بود که در زمان استقرار این نرم افزار، تمامی پوشه‌ها و الگو و اطلاعات مورد نیاز این واحد جهت شروع ثبت اسناد تعریف گردیده است.
امکانات نرم افزار اسناد دیدگاه
- یکپارچگی و اتصال به تشکیلات سازمانی
- امکان ایجاد الگوهای اسناد بر اساس بیزینس‌های مختلف اسناد سازمانی
- شکل‌گیری اسناد سازمانی بر اساس الگوهای اسناد
- امکان ایجاد پرونده‌ها جهت نگهداری اسناد سازمانی
- تعریف سطوح دسترسی کاربران بر اساس الگوهای اسناد
- امکان تعریف متادیتاها بر روی سند و نگهداری نسخه‌های مختلف یک سند
