زمانی که مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به‌طور صحیح اجرا شود به عنوان یک تحول بزرگ در کسب‌وکار شما به حساب می‌آید و باعث توانمندی کارکنان در بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. درواقع BPM را می‌توان در تمامی بخش‌ها از کوچک‌ترین و ساده‌ترین تا بزرگ‌ترین و پیچیده‌ترین فرآیندها استفاده کرد. بنابراین اطمینان استفاده از BPM در سازمان شما مهم است.
تمام سازمان‌ها و تیم‌هایی که زمان و هزینه زیادی را در سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری می‌کنند، می‌خواهند مطمئن شوند که این سیستم توسط مخاطبان موردنظر استفاده خواهد شد. در ادامه ۸ مرحله اصلی را برای اطمینان استفاده از BPM در سازمان شما را معرفی کرده‌ایم:
مراحل مهم برای استفاده از سیستم BPM
هدف سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) خود را صریح و واضح بیان کنید
برای رسیدن به هدف خود هنگام پیاده‌سازی سیستم BPM خود باید روشن کنید که هدف شما چیست. این سنگ‌بنای همه‌ی کارهای دیگر است. شما، تیم شما و حامیان مالی ارشد، همه باید بتوانید به این سؤالات پاسخ دهید:
- هدف سیستم BPM ما چیست؟
- ما می‌خواهیم به چه هدفی برسیم؟
- چه مشکلاتی قرار است حل شود؟
پاسخ به این سؤالات مشخص می‌کند که کاربران نهایی مورد نظر سیستم BPM شما چه کسانی هستند، چگونه آن‌ها باید از این سیستم استفاده کنند، چه ساختاری دارد و چگونه شما در مورد این سیستم به آن‌ها بگویید.
ساختار سیستم BPM را به صورت درست پیاده‌سازی کنید
ساختار سیستم شما باید از هدف نهایی توافق شده پشتیبانی کند. یک نکته قابل تأمل این است که آیا سیستم فقط از بخشی از سازمان شما پشتیبانی می‌کند یا کل سازمان؟ در واقع سیستم BPM باید در قلب سازمان شما قرار داشته باشد و باید یک سیستم BPM مشترک باشد که از کل سازمان پشتیبانی کند. بنابراین این سیستم یک منبع اطلاعاتی مرکزی و دقیق را در اختیار همه‌ی کارکنان در سازمان شما قرار می‌دهد. همچنین به عنوان مثال :
- کار مداوم را ترویج می‌کند.
- از بهبود مستمر فرآیند پشتیبانی می‌کند.
- یک استراتژی کیفیت مؤثر را تبلیغ می‌کند.
- اعتبارسنجی با کیفیت را بدون ایجاد اختلال در کسب‌وکار فعال می‌کند.
گاهی اوقات به ویژه با اجرای اولیه، پشتیبانی از کل سازمان عملی نیست اما در صورت امکان این موضوع باید هدف نهایی شما باشد و سیستم BPM باید با در نظر گرفتن این ساختار پیاده‌سازی شود. با یک سیستم کامل BPM، ممکن است به نظر برسد که روش بدیهی برای ساختار آن جزئی است اما وقتی در مورد هدف نهایی کمی بیشتر فکر می‌کنیم ممکن است درواقع محصول یا خدمات باشد. هر چه بیشتر بتوانید سیستم BPM خود را برای پشتیبانی بر طبق نظر مشتری ساختار دهید، بهتر است زیرا این امر به بهترین شکل باعث تفکر کل شرکت می‌شود. از همه مهم‌تر این ساختار باید هدف اصلی سیستم BPM شما را پشتیبانی کند و برای کاربران نهایی آن منطقی باشد.
به مخاطبان هدف سیستم BPM خود فکر کنید
اگر BPM شما از کل سازمان شما پشتیبانی می‌کند پاسخ دادن به نیازهای کارکنان با آن آسان به نظر می‌رسد اما پاسخ به همه درخواست‌ها چندان مفید نیست. با این حال موارد خاصی وجود خواهد داشت که برای همه افرادی که در سازمان شما کار می‌کنند مشترک است. به این طریق مخاطبان با موارد زیر آشنا خواهند شد:
- نام تجاری شما
- وب‌سایت شما
- سایر سیستم‌های اصلی
این دانش باید برای طراحی یک رابط برای سیستم BPM شما استفاده شود که برای کاربران نهایی آن قابل شناسایی و جذاب باشد. پایبندی به دستورالعمل‌های مارک تجاری بسیار مهم است.
با موضوعی شروع کنید که جذاب باشد
گاهی موافقت با موضوعی که جذاب باشد سخت است. در این حالت می‌توانید با نام تجاری سیستم شروع کنید. یک موضوع قدرتمند به بهترین شکل امکان ایجاد هویت برای سیستم را فراهم می‌کند.
برای سیستم BPM خود یک هویت ایجاد کنید
برای اطمینان از استفاده بهتر از سیستم BPM، هویت آن باید فراتر از خود سیستم باشد. با استفاده از نام، آرم و تم تا حد ممکن به‌طور گسترده در مورد آن صحبت کنید. اگر بودجه اجازه می‌دهد سیستم را با نتایج مفید تبلیغ کنید. حتی با بودجه محدود می‌توان با استفاده از موضوع با فرصت‌های مناسب، هویت سیستم را ارتقا داد. همچنین دلایل پیاده‌سازی سیستم و فایده‌ی استفاده کارمندان از آن را توضیح دهید.
کاربران نهایی را درگیر کنید
تا آن جا که ممکن است افراد بیشتری را درگیر جذب محتوای سیستم کنید. به خصوص کاربران نهایی را در توسعه سیستم درگیر کنید زیرا در آینده از این سیستم استفاده خواهند کرد. این افراد هنگامی که آن‌ها در توسعه آن نقش داشته باشند، برای از استفاده از آن بسیار راغب خواهند بود.
از صحت محتوا اطمینان حاصل کنید
مطمئناً اگر اطلاعات موجود در سیستم قدیمی یا نادرست باشد، حتی با وجود بهترین ساختار و داشتن یک موضوع دوست داشتنی از آن استفاده نمی‌شود. اطمینان حاصل کنید که تمام مطالب منتشر شده در سیستم BPM شما به صورت دقیق بررسی و از سیستم خارج شده‌اند. در مواردی که خلأ محتوایی وجود دارد، مشخص کنید که چه مواردی باید تکمیل شود.
در مورد سیستم از طریق ارتباطات سازمان به کارمندان اطلاع دهید
به‌طور کلی افراد از یک سیستم استفاده نمی‌کنند مگر این که هر دو از آن مطلع شوند و درک کنند که استفاده از آن به نفع آن‌ها است. پس در مورد این سیستم از طریق تمام راه‌های ارتباطی به کارمندان خود اطلاع دهید.
از همه کانال‌های ارتباطی معمول سازمان خود مانند خبرنامه‌ها، ایمیل‌ها، تابلوهای اعلانات الکترونیکی و جلسات استفاده کنید تا به گوش همه برسد تا به اطمینان استفاده از BPM در سازمان برسید. حامیان مالی ارشد خود را تا آن جا که ممکن است درگیر کنید. از آن‌ها بخواهید تا پیام را در سازمان گسترش دهند و تلاش کنند تا اهداف این سیستم و چگونگی همسویی آن‌ها با استراتژی شرکت را برای کارکنان توضیح دهند.