بسیاری از شرکتها در بکارگیری فرایندهای کسبوکار (BPM) و چرخه DMAIC شش سیگما (6 Sigma) سردرگم هستند. در واقع برخی از سازمانها حتی برنامههای موازی شش سیگما و مدیریت فرایند کسب و کار دارند که توسط واحدهای مختلف سازمانی اجرا میشوند.
در شرایطی که بسیاری از کسبوکارها از رکود اخیر آسیب دیدند، اما بسیاری از شرکتها ناگزیر شدند تا فرایندهای خود را بررسی کنند تا اتلافها و عدم کارآمدیهای فرایندهای کسب و کار خود را پیدا و رفع کنند.
در این مطلب سعی داریم تفاوتهای رویکرد فرایندهای کسبوکار (BPM) و چرخه DMAIC را بررسی کنیم و در نهایت چگونگی ادغام آنها را بیان میکنیم.
چرخه DMAIC(Define, Measure, Analyze, Improve, Control) متدولوژی شش سیگما (6 Sigma) است که به وفور در حوزههای تولید، کنترل فرایند و صنعت پخش مورد استفاده قرار میگیرد. شش سیگما در حال حاضر تکنیکی است که برای کمک به صنایع مختلف شامل ادارات، محیطهای خدماتی، بهداشت و … مورد قبول واقع شده است.
تمرکز شش سیگما بر این است که فرایندهای کسب و کار را قابل پیش بینی و با ثبات کند تا تغییرات در خروجی آنها به حداقل برسد. ماموریت نهادی شش سیگما بهبود فرایند است.
تا به امروز، مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) بیشتر در صنایعی که مملو از کاغذ بازی است مانند درمان، بیمه، مالی، خدمات عمومی و بخش دولتی مورد استفاده قرار گرفته است.
این کسب و کارها به دانش انسانی، اطلاعات، پایگاههای داده، و جریانهای فرایندها برای ایجاد کردن نتیجه نهایی مانند وام مسکن یا مجوز کسبوکار متکی هستند. این کسبوکارها که بر پایه کاغذ بازی عمل میکنند، متکی به فرمهایی هستند که باید تکمیل شوند و اطلاعات این فرمها جهت تولید برونداد مورد انتظار مورد استفاده قرار میگیرند.
مدیریت فرایندهای کسب و کار با اتوماسیون جمعآوری، ذخیره و پردازش داده، زیرساختی را جهت تعامل فرد-فرد، سیستم-سیستم، فرد-سیستم و سیستم-فرد فراهم میکند. تمرکز مرکزی مدیریت فرایندهای کسب و کار، مدیریت فرایند .
متدولوژی چرخه DMAIC شش سیگما نقشه راهی جهت بهبود فرایند است. اگرچه ممکن است در نگاه اول این متدولوژی به نظر خطی برسد، اما در عمل یک رویکرد متناوب است. برای مثال، ممکن است در زمان تحلیل داده (مرحله تحلیل در چرخه) متوجه شوید که داده کافی برای مشخص کردن ریشه یک مشکل ندارید.
در این زمان، می توانید جهت جمع آوری داده بیشتر به مرحله اندازه گیری بازگردید. جهت آشنایی بیشتر با مراحل چرخه (DMAIC) به مقاله “جادوی شش سیگما و بهبود مدیریت فرایندهای کسب و کار” مراجعه کنید.
چرخه زندگی فرایندهای کسبوکار (BPM) و چرخه DMAIC شش سیگما شباهتهایی بهم دارند. مراحل آن شامل طراحی، مدلسازی، اجرا، پایش و بهینهسازی است. مراحل BPM تکرار شونده هستند و نتیجه آن بخشیدن توانایی مدیریت فرآیند، بهینهسازی فرایندها، رشد و تکامل سازمان است. مدیریت فرایندهای کسب و کار بر روی تغییر تمرکز میکند، فرض برآن دارد که همانطور که کسب و کار تغییر میکند، فرایندها نیز باید تغییر کنند. پنج مرحله مدیریت فرایندهای کسب و کار عبارتند از :
طراحی:
مرحله طراحی شامل درک فرایندهای فعلی به همراه مشتریان، اطلاعات، و احتیاجات تکنولوژیکی و طراحی یک فرایند بهبود یافته که مشکلات فعلی را کاهش و از مشکلات آینده جلوگیری میکند میشود. طرحی راه حل باید بر پایه تحلیل اثربخش و تعریف دقیق و روشن احتیاجات باشد. بر اهمیت داشتن نیازمندیهایی که به خوبی مشخص شده باشند نمی توان به اندازه کافی تاکید کرد. طراحی شامل ساخت قوانین، رابطهای کاربری و ارتباطات با سیستمهای دیگر میشود.
مدلسازی:
طرحها معمولا پیچیده هستند. بهترین راه جهت ارزیابی و فهم آنها مدلسازی و آزمایش آنها با شبیهسازی است. استانداردهای مختلفی برای مدلسازی وجود دارد. استاندارد BPMN در عین سادگی و قابل درک بودن به قدری جامع است که میتواند تمام فرآیندهای کسبوکار را مدل کند.
اجرا:
این مرحله شامل بهکارگیری یک راه حل در محیط تولید واقعی است و بعد از مدلسازی فرآیند باید آن را در سازمان عملیاتی کرد. برای اجرایی ساختن فرآیند میتوان از یک نرمافزار مثل BPMS استفاده کرد.
پایش:
زمانی که فرایندها اجرا میشوند باید مورد پایش قرار بگیرند. پایش شامل مشخص کردن چیزی که باید مورد پایش قرار بگیرد و اندازهگیری جریانهای فرایند کلیدی و وقایع با استفاده از سنجههای مختلف مانند زمان، هزینه و تاخیر جهت ارزیابی عملکرد میشود.
بهینهسازی:
با استفاده از داده های پایش فرایند، کسبوکارها میتوانند مشکلات را در فرایند اندازهگیری کنند. تمرکز بهینهسازی بهبود مداوم فرایند و اعمال تغییرات جهت بازطراحی فرایند است که منجر به بهرهوری بیشتر میشود.
بیشتر سازمانها بهصورت دپارتمانهایی که وظایف مشخصی را انجام میدهند سازماندهی و مدیریت میشوند. واحدهای سازمانی دارای افرادی میشوند که در انجام این وظایف تخصص دارند و خود را در قالب سمتی که در ساختار سازمانی دارند مشاهده میکنند. اما مشتریان دیدگاه کاملا متفاوتی نسبت به این سازمانها دارند، زیرا مشتری سازمان را در قالب فرایندی از سازمان که در آن شرکت میکند میبیند.
برای مثال، یک مشتری که متقاضی وام مسکن است، بانک را به عنوان فراهمکننده وام در نظر دارد، نه به عنوان مجموعهای از دپارتمانها مانند فروش، ارزیابی، قراردادها و … . مشتریان نمیخواند بین دپارتمانها سرگردان شوند، آنها میخواهند اطلاعات را یک بار دریافت کنند و از طریق یک فرایند روان و روشن تا مرحله دریافت وام پیش بروند.
مدیریت فرایند کسب و کار بر روی کمک به سازمانها جهت مدیریت فرایندهای پیچیدهای که در طول واحدهای مختلف سازمانی جریان دارد تمرکز دارد. سیستم BMPS با به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین سیستمها، دپارتمانها و تیمها به سازمانها کمک میکند. مدیریت فرایندهای کسب و کار شامل دستهای از ابزارها جهت مستندسازی، اندازه گیری، ارزیابی، و کنترل فرایندها میشود. این رویکرد یک جوابگویی را برای مدیریت کل فرایندهای بین وظیفهای جهت پاسخ به نیازمندیهای مشتریان ایجاد میکند.
قدمهای لازم برای ادغام مدیریت فرایندهای کسب و کار و شش سیگما
یک سازمان میتواند شش قدم جهت ادغام مدیریت فرایندهای کسب و کار و شش سیگما بردارد:
۱. استفاده از BMPS مدیریت و مکانیزه فرایندها
از شش سیگما جهت بهبود فرایندها استفاده کنید و سپس آن ها را با استفاده از BMPS مدیریت و مکانیزه کنید. به عبارت دیگر شش سیگما را جهت بهبود فرایند و BMPS را برای مدیریت فرایند مورد استفاده قرار دهید.
۲. همپوشانی بر پایه فرایندهای کسبوکار
کل تلاشهای بهبود را بر پایه فرایندهای کسب و کار ساختاردهی کنید و به صورت همزمان تلاشهای همپوشان و اضافی را حذف نمایید. بر روی به دست آوردن یا بهبود همکاری بین دپارتمانی تمرکز کنید.
۳. استفاده از شش سیگما برای تحلیل آماری
از متدولوژی شش سیگما و قدرت آن برای اندازهگیری، تحلیل آماری و یک رویکرد نظاممند جهت حل مشکلات استفاده کنید.
استفاده از BPMS برای رصد فرایند
از BPMS جهت اندازهگیری و رصد عملکرد فرایندهای کسب و کار با استفاده از سنجههایی که توسط متدولوژی شش سیگما مشخص شدهاند استفاده کنید.
۵. ارتباط مدیریت فرایند و استراتژی سازمانی
از مدیریت فرایندهای کسب وکار به عنوان متدولوژی برقرار کردن ارتباط مستقیم بین بهبود فرایند و طراحی فرایند به سیستم مدیریت و استراتژی سازمانی استفاده کنید. این کار باعث میشود سازمانها قادر باشند یک تغییر سخت را به تغییری که در آن کل سازمان دائما بر روی پاسخ به نیاز مشتریان جهت یک فرایند اثر بخش و نیاز سازمان به بهرهوری و سودآوری تمرکز دارد، تبدیل کند.
۶. شش سیگما ابزاری برای کمیسازی
از شش سیگما جهت کمیسازی مشکلات مهم برای کیفیت سازمان استفاده کنید. DMAIC و ابزارهای مختلف آن میتواند برای فهم، اندازهگیری و مدیریت تغییرات در فرایند مورد استفاده قرار گیرد. شش سیگما به سازمانها با استفاده از حل مشکل و ابزارهای آماری در دستیابی به موفقیت کمک میکند.
شش سیگما ارائه کنده ابزارهایی است که بهکارگیری آنها منجر به ایجاد و حفظ بهبودهای بزرگ در فرایندهای کسب میشود. زمانی که مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) و شش سیگما (6 Sigma) به همراه یکدیگر استفاده میشوند، پایههای بهبود عملکرد و رشد و همچنین سازمانهای کاملا مشتری مدار را بوجود میآورند.
دموی نرمافزار BPMS دیدگاه
