سیستم اطلاعات حسابداری Accounting Information Systems به گردآوری، ذخیره و پردازش اطلاعات مالی و حسابداری می‌پردازد. کاربران از این سیستم در تهیه گزارش‌های اطلاعاتی برای ذی‌نفعان، سهام‌داران، مدیران و اداره مالیات استفاده می‌کنند. این سیستم ترکیبی از اصول حسابداری به شکل سنتی با ابزار فیزیکی و فناوری اطلاعات است.
داده‌های مربوط به درآمد، هزینه‌ها، اطلاعات پرسنلی، مشخصات مشتریان و اطلاعات مالی در این سیستم پردازش می‌شوند. با توجه به موردی که حسابداری برای آن انجام می‌شود، ممکن است داده‌های متفاوتی تولید شوند که همگی اهمیت زیادی در وضعیت فعلی و آینده کسب‌وکار دارند. به همین دلیل پایگاه داده ایمن و مطمئن نقش مهمی را در سیستم اطلاعات حسابداری بر عهده دارد.
انواع سیستم اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری AIS عامل اصلی تصمیم‌گیری‌های مالی، کنترل هزینه‌ها و مدیریت دارایی هر سازمان و کسب‌وکار است که گزارش‌های دقیقی را ارائه می‌دهد. انجام عملیات در این سیستم انجام می‌شود و ممکن است که به اشکال مختلف امکان‌پذیر باشد. انواع سیستم‌های حسابداری عبارتند از:
– حسابداری سنتی و دستی: در این سیستم‌ها ثبت اطلاعات و انجام عملیات در دفاتر و اسناد فیزیکی و کاغذی انجام می‌شود. این سیستم‌ها کاملاً به صورت دستی و با نیروی انسانی کار می‌کنند.
– سیستم‌های حسابداری رایانه‌ای: نرم افزارهای حسابداری که برای خودکارسازی فرایندها طراحی شده‌اند و عملیات حسابداری را به صورت محلی local یا در فضای ابری اجرا می‌کنند.
– حسابداری مبتنی بر وب: این سیستم‌ها با مرورگر وب قابل دسترسی هستند و می‌توان از هر مکان و دستگاهی به اطلاعات و عملیات حسابداری دسترسی داشت.
– سیستم‌های حسابداری یکپارچه: این سیستم‌ها ماژول‌هایی برای بخش‌های مختلفی مثل حسابداری، فروش، مدیریت موجودی و بخش‌های دیگر دارند و تمامی فرایندهای محاسباتی هر کسب‌وکار و سازمان را تحت پوشش قرار می‌دهند.
با گسترش کاربردهای تحول دیجیتال برنامه‌نویسان و کارشناسان مالی نرم افزارهایی را طراحی کردند تا امور مالی را تسهیل کنند. این نرم افزارها اولین سیستم‌های حسابداری به شمار می‌روند که در ابتدا پیچیدگی چندانی نداشتند. اما به مرور زمان با افزایش حجم داده‌ها و تأثیر استفاده از آنها در افزایش بهره‌وری، نرم افزارها و سیستم‌های پیچیده‌تر طراحی و پیاده‌سازی شدند. سیستم‌هایی که با نرم افزارهای دیگر سازگار باشند و جریان اطلاعات در آنها به سهولت و درستی صورت گیرد، از ایده‌آل‌ترین ابزار مدیریت مالی به شمار می‌روند.
اجزای سامانه اطلاعات حسابداری
هر سامانه شامل نرم‌افزارها و سخت‌‌افزارهایی است که با یکدیگر به منظور انجام امور و عملیات خاصی همکاری می‌کنند و یکپارچه‌سازی شده‌اند. سیستم اطلاعات حسابداری نیز در این دسته از سامانه‌ها قرار می‌گیرد و مجموعه کامل کاربردی آن با این اجزا تکمیل می‌شود:
– سخت‌افزارها شامل رایانه، دستگاه‌های ورود اطلاعات، دستگاه‌های دریافت خروجی، شبکه تبادل اطلاعات
– نرم‌افزارها شامل نرم افزار حسابداری، سیستم‌عامل، پایگاه داده، نرم‌افزارهای اجرایی
– داده‌های مالی و غیرمالی
– رویه‌‌های مربوط به داده شامل روش‌های گردآوری، پردازش، کنترل و گزارش‌دهی از داده‌ها
– سازندگان و کاربران شامل کابران نهایی، طراحان سیستم، برنامه‌نویسان و مدیران یا مشتریان
– کنترل‌کننده‌های داخلی شامل دسترسی، پردازش، ورودی و خروجی
اهداف سیستم اطلاعاتی حسابداری
در مجموع می‌توان تمامی اهداف این سیستم‌ها را در دو عبارت “عملیات درست” و “کمک به تصمیم‌گیری” خلاصه کرد. اما لازم است تا اهداف به تفکیک نیز مشخص شوند و در طراحی و پیاده‌سازی سیستم به تمامی آنها دقت و توجه لازم اختصاص داده شود. این اهداف به صورت جزئی عبارتند از:
– دقت و درستی اطلاعات
– انجام عملیات به‌موقع
– افزایش کارایی و بهره‌وری
– انعطاف‌پذیری و مطابقت با قوانین
– حفظ امنیت اطلاعات
دستیابی به این اهداف در دو فعالیت عمده صورت می‌گیرد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات.
پردازش اطلاعات در تصمیم‌گیری نقش دارد و در برنامه‌ریزی و کنترل عملیات مختلف نقش مهمی را ایفا می‌کند. پردازش مبادلات شامل موارد فروش، خرید و دریافت وجوه می‌شود که در زیرسیستم‌های حسابداری محاسبه و در سیستم اطلاعات پردازش می‌شود.
کاربردهای سیستم اطلاعات حسابداری
سیستم اطلاعات حسابداری در هر کسب‌وکار و سازمانی از مهم‌ترین ارکان مدیریتی به شمار می‌رود، زیرا کنترل و محاسبه درآمد است که وضعیت آینده هر فعالیت اقتصادی را مشخص می‌کند. به همین منظور عملیات حسابداری به بخش‌های کاربردی مختلف تقسیم می‌شود تا در یک نظام و سیستم جامعه به تمام این بخش‌ها رسیدگی شود و محاسبات و عملیات با کمترین میزان خطای ممکن انجام شود. خروجی محاسبات هر کدام از این بخش‌ها یکی از کاربردهای سیستم حسابداری به شمار می‌روند و عبارتند از:
– ثبت و پردازش تراکنش‌های مالی
– آنالیز و ارائه گزارش
– مدیریت موجودی
– مدیریت حساب‌های خروجی و ورودی
– بودجه‌بندی، مقایسه و پیش‌بینی مالی
– کمک به تصمیم‌گیری
– مدیریت دارایی
– کنترل و ایجاد امنیت
ویژگی‌های سیستم اطلاعات حسابداری
یک سیستم مناسب برای حسابداری باید برای تمامی ابعاد اجرایی و عملکردی امکان دسترسی و استفاده مناسب ایجاد کند. با توجه به نیاز هر مجموعه خروجی‌های مناسب ارائه دهد و خللی در عملکرد آن ایجاد نشود. برخی از عواملی که این تسهیل دسترسی و عملکردی را تضمین می‌کنند عبارتند از:
– رابط کاربری آسان
– گزارش‌دهی
– امنیت بالا
– تنظیمات و سفارشی‌سازی
– یکپارچگی با نرم‌افزارها و سیستم‌های دیگر
– امکان بهروزرسانی
هر کدام از این ویژگی‌ها به تنهایی حائز اهمیت زیادی هستند و سیستمی که این ویژگی‌ها را به طور کامل و تخصصی داشته باشد بهترین نتایج را برای مدیریت مالی کسب‌وکار به ارمغان می‌آورد.
پیاده‌سازی سیستم اطلاعات حسابداری جامع
به منظور پیاده‌سازی یک سیستم اطلاعات حسابداری مناسب با شرایط کسب‌وکار و وضعیت سازمانی بهتر است مراحلی که در ادامه آورده می‌شود به درستی و دقت انجام شوند تا در روند کاربری و دریافت نتیجه از این سیستم بیشترین بهره‌وری حاصل شود.
مرحله اول: شناسایی نیازمندی و اهداف
در این مرحله باید علاوه بر وضعیت فعلی، میزان رشد، توسعه و گسترش احتمالی سازمان در آینده را نیز بررسی کرد و با توجه به این شرایط نیازمندی‌های حسابداری نظیر عملیات‌ها، گزارش‌ها و سطح اتوماسیون موردنظر را مشخص کرد.
مرحله دوم: انتخاب نرم افزار
با توجه به نیاز سازمان و سطح توسعه آن در آینده مجموعه، نرم افزارهای جامع و دارای قابلیت‌های مناسب برای کسب‌وکار مشخص و پس از بررسی‌های لازم بهترین مورد انتخاب شود.
مرحله سوم: طراحی سیستم
ساختار‌های داده و قالب‌های فرم‌ها و گزارش‌های مربوط به هر سازمان و کسب‌وکار ممکن است منحصربه‌فرد باشند. به همین خاطر بهتر است پیش از پیاده‌سازی سیستم، در مورد چگونگی ساختار پایگاه داده و فرم‌های ورودی و خروجی داده‌ها و فرایندهای کاری تصمیم‌گیری شود.
مرحله چهارم: آماده‌سازی داده‌ها
پیش از آنکه داده‌ها وارد سیستم و وارد فرایند پردازش شوند، باید عملیات پاکسازی و اصلاح بر روی آنها صورت گیرد. داده‌های پاکسازی‌نشده احتمال خطا را بالا می‌برند. همسان‌سازی فرمت داده‌ها و ثبت و ذخیره‌سازی آنها در این مرحله باید به دقت انجام شود.
مرحله پنجم: آموزش به کاربران
سیستم اطلاعات حسابداری به هر شکلی که پیاده‌سازی شود به کاربرانی نیاز دارد که روش کار کردن با آن را بدانند و به درستی از تمامی ابزار ممکن استفاده کنند. به همین منظور دوره‌های آموزشی برای آشناسازی و اطمینان از تسلط کاربران بر سیستم اطلاعات حسابداری لازم و ضروروی است. حتی ممکن است پس از فرایند پیاده‌سازی نیز این آموزش نیاز به تداوم و تکمیل داشته باشد.
مرحله ششم: پیاده‌سازی
با نصب نرم‌افزار و مستقر ساختن تمامی امکانات مورد نیاز برای شروع به کار سیستم، عملیات پیاده‌سازی انجام می‌شود. در این عملیات آزمون‌ها یا دوره‌های آزمایشی برای حصول اطمینان از عملکرد درست سیستم در نظر گرفته می‌شود و پیکربندی مورد نیاز سازمان نیز به درستی صورت می‌گیرد.
مرحله هفتم: قطع سیستم قبلی
زمانی که از کارکرد درست عملیاتی سیستم جدید اطمینان حاصل شود وقت بستن، قطع کردن یا از رده خارج کردن سیستم حسابداری قبلی است. باید تمامی داده‌ها از سیستم قبلی به سیستم جدید منتقل شوند و در ادامه روند اجرایی هیچ‌کدام از کاربران دیگر از سیستم قبلی استفاده نکنند.
مرحله هشتم: نگهداری، پشتیبانی و بهروزرسانی
همیشه احتمال نیاز به پشتیبانی برای کاربران وجود دارد. به همین خاطر باید پشتیبانان فنی به حل مشکلات و ایرادها بپردازند. با ظهور امکانات یا نیازهای جدید سیستم‌ها نیاز دارند تا بهروزرسانی و به ابزار جدیدی مجهز شوند. همچنین لازم است تا به صورت دوره‌ای هر سیستمی مورد بررسی و آزمایش قرار بگیرد تا از هر گونه اشتباه و خسارت پیشگیری شود.
اهمیت امنیت سیستم اطلاعات حسابداری
مدیریت مالی سازمان‌ها از اصلی‌ترین ارکان حفظ بقا، گسترش و پیشرفت است. به همین دلیل ممکن است موارد تهدیدآمیز زیادی نیز بر مسیر این مدیریت وجود داشته باشد که به صورت عمدی یا غیرعمدی موجب ایجاد اخلال یا درز اطلاعات آنها شود. دسترسی غیرمجاز به داده‌ها، تغییر و حذف اطلاعات، ورود ویروس‌ها یا نصب بدافزارها، حملات سایبری و خطاهای انسانی از جمله این تهدید‌ها هستند.
به منظور پیشگیری از چنین مواردی اقدامات امنیتی مختلفی ایجاد شده تا از سوء‌استفاده یا ضرر و زیان مالی ممانعت کند. انواع رمزنگاری داده‌ها، تنظیم سطوح دسترسی، ایجاد نسخه پشتیبان، آموزش تخصصی به کاربران و نرم افزارهای امنیتی در نظر گرفته شده‌اند تا از بروز مشکل پیشگیری کنند.
ایجاد امنیت در سیستم اطلاعات حسابداری به سه روش امکان‌پذیر است که توصیه می‌شود تمامی این روش‌ها در کنار یکدیگر استفاده شوند تا بیشترین اطمینان خاطر ایجاد شود.
روش اول: امنیت فیزیکی: استقرار رایانه‌ها در اتاق‌ها و محل‌هایی که قابل جداسازی دسترسی باشند مثل اتاق‌های دارای قفل و محدودیت تردد و دسترسی به تجهیزات.
روش دوم: امنیت دسترسی: تنظیمات و سطوح دسترسی به شکلی باشند که کاربران تنها به اطلاعات مجاز دسترسی داشته باشند. استفاده از سطوح دقیق دسترسی و رمزهای عبور برای اطلاعات حساس در این روش قرار می‌گیرد.
روش سوم: امنیت داده‌ها و اطلاعات: پرونده‌های پشتیبان و امنیت شبکه‌های اطلاعاتی با رمزگذاری و قفل‌های امنیتی و استفاده از نرم افزارها و برنامه‌های تخصصی امنیتی در این دسته از روش‌های ایجاد امنیت هستند. همچنین تمامی افرادی که به منابع اصلی و مهم داده دسترسی دارند باید تعهدات قانونی نسبت به عدم افشای اطلاعات داشته باشند.
دیدگاه؛ راهکار مالی چارگون
ایجاد بستری یکپارچه در سطح سازمان برای انجام امور مالی به کمک مجموعه نرم افزارهای مدیریت مالی دیدگاه منجر به ایجاد محیط کاری کاملاً متصل می‌شود. از مزایای چنین محیط کاری می‌توان به امکانات گسترده در تبادل اطلاعات، عملیات تخصصی با سیستم‌های مالی و سیستم‌های پردازش تراکنش را نام برد.
سرعت و کارایی بالا در انجام عملیات مالی از جمله مواردی است که سازمان‌ها همیشه آن را در نظر می‌گیرند. الگوریتم‌های خاصی که برای تحلیل داده‌های مالی در سیستم اطلاعات حسابداری دیدگاه در نظر گرفته شده است پیش‌بینی‌ها و تحلیل‌های دقیقی را به مدیران ارائه می‌کند. در نتیجه تصمیماتی بهتر و مبتنی بر داده گرفته می‌شود که خود منجر به کاهش ریسک مالی و افزایش بهره‌وری و استفاده درست از منابع مالی سازمان خواهد شد.
از جمله نرم افزارهای کاربردی می‌توان از نرم افزار حسابداری شرکتی، خزانه‌داری، بودجه و اعتبارات، قراردادها، بهای تمام شده، حسابداری دولتی، درآمد و عاملین و سرویس حسابداری تجمیعی نام برد. هر کدام از این نرم افزارهای ویژگی‌های خاصی دارند که همگی در راستای حفظ امینیت، بهینه سازی عملیات و تسهیل محاسبات و مدیریت مالی طراحی و تنظیم شده‌اند.
واحدهای مختلف می‌توانند از اطلاعات این سیستم در چندین سطح مختلف مدیریتی و پرسنلی استفاده کنند.
سخن پایانی
سیستم اطلاعات حسابداری از جمله ابزارهای سازمانی است که با توجه به اهمیت بازدهی که دارد، باید در انتخاب آن دقت لازم را به عمل آورد. یکی از بزرگ‌ترین موانعی که در انجام امور مالی و حسابداری سازمان‌ها و کسب‌وکارها وجود دارد، عدم یکپارچگی نرم افزاری و جریان اطلاعات در بخش‌های مختلف است. در زمان انتخاب و پیاده‌سازی سیستم‌های کلیدی کسب‌وکار نکات مختلفی وجود دارند که باید آنها را در نظر گرفت. حفظ امنیت، تناسب کارایی با نیاز فعلی و امکان بهروزرسانی نرم افزارها در آینده از جمله مهم‌ترین نکات هستند. یک سیستم اطلاعات حسابداری مناسب موجب افزایش بهره‌وری، کاهش ریسک مالی و تصمیم‌گیری‌های مطمئن مالی و مدیریتی می‌شود.