به فرایند اختصاص یک شماره یا کد مخصوص برای هر کالا در انبار که شامل اعداد و حروف اختصاری باشد کدینگ انبار گفته می‌شود. این کدگذاری به انجام عملیات بسیار زیادی در حوزه‌های مختلف انبارداری، فروش، تعیین نرخ کالا، مدیریت انبار، حسابداری، امور مالیاتی و … کمک می‌کند. در اختیار داشتن نام و تعداد موجودی تمامی محصولات و اقلام موجود در انبار برای سازمان‌های بزرگ امر ضروری و بسیار مهمی است که به سادگی امکان‌پذیر نیست.
کدگذاری در حوزه حسابداری و انبارداری کاربردهای فراوانی دارد. محصولات یک انبار به کمک کدگذاری سازماندهی می‌شوند و قابل ردیابی هستند. از این روش مؤثر و کاربردی در انبارگردانی و ثبت اطلاعات دقیق موجودی انبارهای مختلف سازمانی، اداری، تولیدی و .. استفاده می‌شود. کدینگ انبار نوعی زبان اختصاری است که علاوه بر اطلاعات دقیق و کامل هر کالا، روند شمارش و ارزیابی موجودی انبار را تسریع و تسهیل می‌کند.
در گذشته کدینگ با روش‌های دستی انجام می‌شد اما در حال حاضر این عملیات به کمک نرم‌افزارهای حسابداری که ویژه کدگذاری انبار طراحی شده‌اند، انجام می‌شود. همچنان از روش دستی در برخی از انبارها با اندازه کوچک و حجم پایین کالا استفاده می‌شود. اما روش دستی احتمال خطا، هدررفت زمان و سرمایه و زیان‌های مالی را به دنبال می‌آورد.
کدینگ انبار
انبارداری و مدیریت انبار بدون استفاده از سیستم‌های درست انبارداری مخاطرات زیادی را برای کسب‌وکار ایجاد می‌کند. هرگونه خطا و اشتباه کوچکی ممکن است به هدررفت کالا و هزینه منجر شود که نتیجه آن از دست رفتن سرمایه و فرصت رشد و چه بسا ایجاد خسارت و کاهش بهره‌وری در فرایندهای اجرایی و اداری باشد.
کدینگ انبار در واقع اختصاص دادن یک شماره یا کد به کالا، محصول یا هر خدمتی است که در محلی انبار می‌شود. کدگذاری نوعی نام‌گذاری است که در هر بخش از کد می‌توان مشخصاتی را به اختصار گنجاند و به این ترتیب به شیوه‌ای راحت‌تر عملیات سازماندهی را انجام داد. کد هر کالا در انبار دارای مشخصات و اطلاعات اصلی هر محصول است. این کد به منزله شناسنامه هر کالا خواهد بود که برای جلوگیری از خواب کالا در انبار، خطاهای فرایند جانمایی، جمع‌آوری حواله، ثبت و ورود و خروج و انبارگردانی و امور متعدد دیگر استفاده می‌شود.
کدینگ انبار را می‌توان عملیات رمزگذاری دانست که به کمک آن اطلاعات بسیار زیادی قابل رهیابی، پیگیری و بررسی هستند. به کمک کدگذاری تمام اقلام و کالاهای موجود در یک انبار به سرعت قابل شناسایی و به راحتی قابل تفکیک هستند.
این کدگذاری استاندارد ثابت و جهانی ندارد و با توجه به نیاز و اندازه انبار از ساده‌ترین روش‌ها تا رمزگذاری‌های پیچیده و چندجانبه قابل اجراست.
هدف کدینگ انبار
اولین و مشخص‌ترین هدف، ایجاد نظم و سازماندهی مشخص به محصولات و کالایی است که در انبار مستقر می‌شوند. انبار محل نگهداری دارایی‌های هر سازمان است که قطعاً برای آن سازمان ارزش بسیار زیادی هم دارد و هر چه انبار یک مجموعه دارای اقلام بیشتری باشد عملیات کدینگ انبار با حساسیت و دقت بیشتری همراه خواهد بود. ثبت صحیح موجودی ارتباط مستقیم با عملیات حسابداری و ترازنامه‌ای و در نتیجه مالیات و امور سرمایه‌ای دارد.
یکی از معمول‌ترین روش‌های برآورد سرمایه چک کردن موجودی انبار است که این کار به کمک بررسی کد اقلام مستقرشده در انبار با سهولت و سرعت بالایی همراه خواهد بود. به این عملیات انبارگردانی گفته می‌شود. عملیات انبارگردانی با سیستم‌های کدینگ انجام می‌شود. به این ترتیب برای هر کالا سبک کدگذاری خاصی صورت می‌گیرد و سرشماری و چک کردن از طریق استعلام کدهای ثبت‌شده انجام می‌شود.
مزایای کدینگ انبار
سیستم مناسب برای کدگذاری با توجه به تنوع و تعدد کالاهای موجود در انبار اهمیت زیادی پیدا می‌کند. مواردی که موجب این اهمیت می‌شوند عبارتند از:
- ایجاد یک سیستم یکپارچه برای بررسی دقیق اطلاعات موجودی انبار
- استانداردسازی کالا با مقایسه کالاهای مشابه و حذف کالا و اقلام غیرضروری
- امکان ردیابی کالاها و اقلام موجود در انبار هر سازمان
- عدم نیاز به درج و ثبت اطلاعات کامل هر کالای انبار
- تسریع و تسهیل شناسایی و ارزیابی کالا
- اطلاع دقیق و کامل از میزان موجودی هر کالا در انبار
- دقت و تسریع انجام عملیات مربوط به امور حسابداری، مالیاتی و خرید
- حل معضل نام‌‌های مشابه و چند اسمی بودن کالاها
- نظارت دقیق و مؤثر بر موجودی کالاهای انبار
- کاهش نیاز به منابع انسانی برای سرشماری و انبارگردانی
- صرفه‌جویی در منابع انرژی
- حذف پرونده‌ها و جزوات مربوط به سرشماری دستی
- امکان شناسایی سریع تأمین‌کنندگان یا زمان ورود کالا به انبار یا هر یک از شاخص‌های مهمی که در کدینگ مد نظر قرار گرفته است.
ویژگی‌های کدینگ انبار
- ساده و قابل فهم بودن سبک کدگذاری
- قابلیت و امکان توسعه و گسترش دامنه کدگذاری با رشد انبار
- اختصار و دقت
- کامل و دقیق بودن سیستم کدگذاری
- قابلیت رمزگشایی منطقی و آسان
- تناسب با نیاز و اندازه انبار
- قابلیت اجرایی و محاسباتی
انواع اختصارات
کدگذاری کالاهای انبار شاخه‌ای از علم حسابداری است و معمولاً توسط بخش حسابداری انجام می‌شود اما مدیریت انبار نیز می‌تواند این کار را انجام دهد. کدی که برای کالا انتخاب می‌شود شامل اعداد و حروفی است که لزوماً معنا و مفهوم خاصی ندارند اما برای هر کالا یکتا بوده و برای شناخت و تفکیک انواع موجودی انبار و ثبت در نرم‌افزار حسابداری و انبارداری تولید شده است. معمولاً سه روش برای کدگذاری وجود دارد:
- کدگذاری عددی که فقط از اعداد استفاده می‌شود.
- کدگذاری الفبایی که فقط از حروف استفاده می‌شود.
- کدگذاری ترکیبی الفبایی و عدد
انتخاب هر کدام از این شیوه‌ها به مدیریت و وضعیت انبار و کالاهای موجود در آن بستگی دارد. روش ترکیبی متداول‌تر از بقیه روش‌هاست و در مرحله دوم از روش اعداد استفاده می‌شود. کدگذاری فقط با حروف در همه انبارها و شرایط کاربرد ندارد.
در هر شیوه‌ای که برای اختصاص کد انتخاب شود، تعداد حروف و اعدادی که به کار می‌روند ثابت و مشخص هستند و تا حد امکان سعی بر کوتاهی و سهولت تشخیص کد خواهد بود.
روش‌های کدینگ انبار
در کدگذاری کالاهای انبار ابتدا اطلاعات کلی کالا مشخص می‌شود این اطلاعات عبارتند از نام کالا، کد ملی کالا، مشخصات، بارکد، شماره استاندارد، کد UPC، کد انبار کالا و تعداد آنها. مرحله بعدی این اطلاعات در پایگاه داده ثبت می‌شوند و سپس یک کد اختصاصی برای هر کالا ایجاد می‌شود. در ادامه فرایند، این کد معرف و حاوی تمام اطلاعات مربوط به کالا خواهد بود. برای هر سیستم کدگذاری، کلید یا راهنمایی برای رمزگشایی در سازمان تعریف می‌شود.
روش‌های متعددی برای کدینگ انبار امکان‌پذیر است که در ادامه آنها را معرفی می‌کنیم:
روش اول: کدینگ ساده با اعداد ترتیبی
در انبارهای کوچک و محدود از این روش استفاده می‌شود که در آن شماره‌گذاری براساس زمان ورود کالا به انبار صورت می‌گیرد.
روش دوم: کدینگ اعداد گروهی
مشابه روش کدینگ ساده در این روش نیز کالاها به ترتیب ورود به انبار کدگذاری می‌شوند. تفاوت در اینجاست که کالاها به چند دسته تقسیم‌بندی می‌شوند و به اندازه 30 درصد کد اضافه نیز برای هر دسته کالا در نظر گرفته می‌شود. در این روش کالایی که بعداً به انبار وارد می‌شود از کدهای اضافه‌ای که در نظر گرفته‌شده کد مرتبط با دسته‌بندی خود را دریافت می‌کند.
روش سوم: کدینگ با اعداد اعشاری
یک رشته اعداد به هر کالا اختصاص داده می‌شود که با اعشار از هم متمایز می‌شوند و هر عدد به یک ویژگی خاص از کالا اختصاص دارد.
روش چهارم: کدینگ حروفی
در این روش ترکیبی از حروف و اعداد برای کدگذاری در نظر گرفته می‌شود که هر حرف و عدد نماینده یک ویژگی و دسته اطلاعات از کالا خواهد بود.
روش پنجم: کدینگ نیمونیک
در این روش از اول حروف هر کالا برای کدگذاری استفاده می‌شود. این روش چندان رایج و قابل اطمینان نیست چون ممکن است کالاهایی که نامشان با یک حرف مشترک آغاز می‌شود و هویت و ویژگی‌های متفاوت دارند، پس از کددهی به جای هم اشتباه گرفته شوند و محاسبات انبار را دچار اختلال کنند.
روش ششم: کدینگ مخفی
در انبارهای خاص از این روش استفاده می‌شود. کدهایی که برای کالاها در نظر گرفته می‌شوند، به حالتی هستند که شناسایی ویژگی‌ها و رمزگشایی آنها به راحتی مقدور نیست و باید از راهنما برای دریافت و درک هر کدام از اختصارات کد استفاده شود.
روش هفتم: کدینگ ویژه
از بهترین و کاربردی‌ترین روش‌های کدگذاری انبار است که در کارخانه‌ها و انبارهای بزرگ از آن استفاده می‌شود. این روش کدگذاری کاملاً به سازمان بستگی دارد و طبق نیازها و شرایط آن انجام می‌شود. معمولاً یک رشته از اعداد نتیجه این نوع کدگذاری خواهد بود که تمام اطلاعات یک محصول را در خود دارد. این عدد نیاز به راهنما برای رمزگشایی دارد و به راحتی قابل درک نیست. در این روش ابتدا اقداماتی انجام می‌شود تا برای کدگذاری تصمیم‌گیری شود. این اقدامات شامل موارد زیر است:
- صورت‌برداری از همه موجودی انبار و پیش‌بینی احتمال کاهش یا افزایش کالاها
- دسته‌بندی کالاها و ثبت ویژگی‌های هر کالا یا هر دسته از کالا به طور کامل
- عملیات اختصاص‌دهی کد
- درج کد بر روی هر محصول و تدوین راهنمای رمزگشایی برای کدهای ساخته‌شده
- آموزش رمزگشایی به آن دسته از کارکنان سازمان که با کالاهای انبار سروکار دارند
نمونه کدینگ انبار
شرایطی را در نظر بگیرید که برای انبار یک شرکت تولیدی اقدام به کدینگ انبار کرده‌اید. طول کد 7 کاراکتر و فقط از نوع عددی است. بخش اول شامل دو کاراکتر و نوع گروه کالاست. قسمت دوم با سه کاراکتر و مشخص‌کننده زیرگروه‌های موجود برای کالای اول است. بخش سوم نیز سه کاراکتر عددی دارد و شماره سریال کالای مورد نظر در آن ثبت می‌شود. به این ترتیب گروه کالاها با این کدها در سیستم تعریف شده‌اند.
- مواد خام = 01
- محصول نیمه‌ساخته = 02
- محصول نهایی = 03
- ابزارآلات = 04
- ماشین‌آلات = 05
- ملزومات اداری مصرفی = 06
- قطعات یدکی = 07
- تجهیزات سنگین = 08
اگر کالای انبار از مواد خام باشد کد آن با 01 شروع می‌شود.
در ادامه دسته‌بندی کدگذاری مواد خام به صورت زیر خواهد بود:
- مواد پلی اتیلنی = 01
- پروفیل ساختمانی = 02
- پروفیل صنعتی = 03
- پروفیل گالوانیزه = 04
- مواد آلیاژی = 05
اگر کالا از مواد آلیاژی باشد، کد آن تا این مرحله به این صورت خواهد بود: 0105.
سه کاراکتر بعدی سریال کالا است که یک عدد سه رقمی در نظر گرفته شده و اگر سری اول کالای واردشده به انبار باشد، کد نهایی 0105001 می‌شود.
هر شیوه‌ای که برای کدگذاری انتخاب شود، حتماً راهنما و دستورالعملی برای تشخیص و خواندن مشخصات کالا در انبار وجود خواهد داشت.
مراحل کدینگ انبار
- شناسایی و کدگذاری شامل کدگذاری اولیه برای هر کالا به منظور شناخت و تعیین جایگاه آنها در سیستم انبارداری است.
- یکسان‌سازی کدها جهت شناسایی اقلام جایگزین و مشابه و اختصاص دادن یک کد واحد برای اقلامی با کاربرد یکسان برای هر دسته از کالاها به کار می‌آید.
- ایجاد دستورالعمل به معنای ترتیب دادن یک رویه یکسان برای انجام هماهنگ و استاندارد تمام مراحل کدگذاری برای ابلاغ به افرادی که در هر یک از مراحل کدگذاری دخیل هستند.
- بررسی دوره‌ای بانک اطلاعات موجودی
نرم افزار انبارداری دیدگاه چارگون
ضرورت کدگذاری کالاهای انبار به دلایل مختلفی ایجاد شده است. از محاسبات و اسناد ترازنامه‌ای گرفته تا موارد مربوط به تأمین کالای اولیه برای تولید و نقطه سفارش مجدد و نقطه سود در محاسبات قیمتی. تمامی این فرایندها به کمک راهکارهای نرم‌افزاری با کمترین صرف زمان و بیشترین دقت قابل انجام است.
نرم افزار انبار و حسابداری انبار دیدگاه چارگون به صورتی طراحی شده که تمامی امور مربوط به گردش کالا در سازمان‌هایی با ابعاد مختلف را بر عهده می‌گیرد. این نرم افزار به افزایش دقت و نظم انبارداری و کنترل دقیق موجودی کالا کمک می‌کند و انبارگردانی و عملیات مربوط به کدینگ انبار را به شکلی دقیق و منظم انجام می‌دهد و به این ترتیب موجب کاهش خطای انسانی در امور انبارداری و حسابداری می‌شود. همچنین به کمک این سیستم ارتباط دوطرفه‌ای با نرم‌افزارهای جانبی برقرار می‌شود تا گزارش‌های لازم جهت تأمین کالاهای مورد نیاز انبار را به ثبت و اطلاع بخش‌های اجرایی و مدیریتی برساند.
سخن پایانی
کدینگ انبار روشی برای کمک به انبارگردانی و ثبت موجودی انبار است که موجب تسهیل فرایندهای وقت‌گیر شمارش و محاسباتی می‌شود. مزایای این روش سهولت شناسایی کالا، حذف بروکراسی‌های اداری، کاهش تعداد نیروی انسانی، تسریع و تسهیل بررسی موجودی انبار و سهولت دستیابی به اطلاعات جامع از انبار خواهد بود.
روش‌های مختلفی که برای کدگذاری استفاده می‌شوند با توجه به نیاز کسب‌وکار و فاکتورهای مربوط به کالا و انبار تعیین خواهند شد. در حال حاضر در سیستم‌های مختلف انباردارای از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای پیشرفته‌ای استفاده می‌شود تا احتمال خطا در این کار را کاهش داده و به سرعت انجام عملیات محاسباتی و اجرایی انبارداری بیفزاید.