نقش نرم افزار BPMS در روندهای جدید اتوماسیون اداری

نقش نرم افزار BPMS در هایپراتوماسیون گرچه یک سؤال فنی به نظر می‌آید ولی به مدیریت فرآیندهای کسب و کار در ابعاد کلی آن مرتبط می‌شود. نقش BPMS در ذیل مفهوم جدید هایپراتوماسیون به جایگاه و اهمیت روندهای جدید فناوری اطلاعات وابسته است. از ربات‌ها و هایپراتوماسیون تا BPM صنعتی، ادبیات این حوزه با کلمات پرطرفدار اشباع شده است. برخی متخصصان مدیریت معتقدند چرا باید چرخ را دوباره اختراع کنیم وقتی به سادگی می‌توان یک شیب مناسب برای حرکت آسان در عرصه فناوری پیدا کنیم؟ حتی گاهی آنها ایجاد ادبیات جدید را صرفاً ابزاری برای راه‌اندازی طرح‌های بازاریابی جدید برای پیگیری اهداف قدیمی در نظر می‌گیرند. اهدافی که راهکار مدیریت فرآیندها و نرم‌افزار BPMS و انواع زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری هم‌اکنون قادر به پاسخ‌دهی به آنها هستند. پس این همه سروصدا و خلق اصطلاحات جدید برای چیست؟

روند فناوری BPM در آینده سازمان‌ها چگونه خواهد بود؟

رهبران فکری BPM، فناوری را با هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و اتوماسیون فرآیندهای رباتیک ترکیب می‌کنند. اما این فقط تکامل طبیعی خود روندهای مدیریت فرآیند کسب و کار است. به هر حال، یک کیفیت غیرقابل انکار در مدیریت فرایند، آرزوی بی‌پایان و تمرین مستمر برای بهبود است. BPM یک سیستم درون‌زا و جسورانه است که همیشه بر لبه فناوری سوار می‌شود. این سیستم در جستجوی افق‌های جدید و چالش‌های فنی برای توسعه بیشتر شاخص‌های بهبود است. به این ترتیب چه برای راه‌اندازی یک کمپین بازاریابی با نام‌های جدید و درخشان مکث کنیم یا نه، هر نوآوری جدید یک پله کوتاه برای پیشرفت بعدی است.

فردریک وینسلو تیلور در سال 1911 از مزایای یک شرکت کاملاً هماهنگ سخن گفت و زمینه را برای همگرایی علم و مدیریت با نام مناسب «اصول مدیریت علمی» فراهم کرد. در آن زمان با گسترش انقلاب صنعتی، طبقات کارخانه‌ها مملو از «قوانین سرانگشتی» بود و مدیران در برج‌های دیده‌بانی خود آزاد بودند. مدیریت در این واحدهای تجاری شرایطی را ایجاد کرده بود که کارمندان بر سر صدها راه برای انجام یک وظیفه با هم درگیر می‌شدند. تیلور با بررسی روش‌های مدیریت کسب‌وکار نظریه‌ای را صورت‌بندی کرد که قابلیت زیادی برای تحول بهره‌وری داشت. او موارد زیر را بهترین روش برای بهبود نتایج می‌دانست:

• تجزیه و تحلیل فرآیندها
• نقشه‌برداری از هر کار
• مستندسازی هر مرحله در طول مسیر
• جستجوی ترکیب مناسبی از ابزارهای دقیق و حرکات کارآمد

هایپراتوماسیون و توسعه مدیریت فرآیندهای کسب و کار

اگر اصول مدیریت تیلور را شروع اولیه مفهوم BPM بدانیم، هایپراتوماسیون توسعه طبیعی در مرحله جدید مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. به عبارتی تحولات در فناوری‌های هوش مصنوعی و رباتیک، حرکت عمومی را به سمت کارآمدترین روش انجام کارها را تسریع می‌کند. پس از انتخاب کلید مناسب برای از بین بردن موانع محاسبات پیچیده در راه‌اندازی نسل بعدی BPM، مدیران با مجموعه جدیدی از چالش‌ها روبه‌رو خواهند شد. در این شرایط به جای یک دسته کاملاً مجزا، هایپراتوماسیون یک مسیر یکپارچه برای حل چالش‌های ایجاد می‌کند.

این ماهیت فناوری است که هدف دائماً در حال دور شدن است. همواره شاخص‌هایی بزرگ‌تر از مواردی که به تازگی از آن‌ها عبور کرده بودیم، مطرح می‌شوند. در واقع فناوری به این دلیل تکامل می‌یابد که مشکلات جدیدی به وجود می‌آیند. جایی که ما در مجموع تلاش می‌کنیم تا با تکرار فرایندهای سازمان خلاق، ایده‌ها و روش‌های خود را توسعه بدیم و از رقبا پیشی بگیریم.

در اکثر سازمان‌ها، متقاعد کردن مدیران برای انجام کارها به روشی جدید – بدون توجه به مزیت‌ها – کار مشکل‌تری نسبت به فروش مجموعه‌ای از ابزارهای تغییر نام یافته است. رواج موجی از اصطلاحات جدید و اشتیاق سازمان‌ها به خرید سیستم‌های مرتبط در حوزه‌های مختلف تجربه شده است. از ایزو در حوزه استاندارد تا انواع نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد در حوزه مدیریت منابع انسانی (HRM) ابزار جدید همیشه محبوب‌تر از فرایند جدید بوده است. شاید این‌بار نقش نرم افزار BPMS در هایپراتوماسیون هم‌زمان موج نوگرایی را با تغییر فرایندی همراه کند.

نقش نرم افزار BPMS در سازمان‌ها چیست؟

نرم افزار BPMS دارای توانایی تفسیر فرآیندهای ترسیم شده سازمان است. با استفاده از BPMS می‌توان یک فرایند را به صورت سیستمی پیاده‌سازی کرد. نرم‌افزار BPMS کارآمد با داشتن بستر یکپارچه با سایر نرم‌افزارها امکانی را مهیا می‌کند تا کاربران در یک محیط یکپارچه به فرآیندهای خود دسترسی داشته باشند. تبادل اطلاعات با سایر سامانه‌های نرم‌افزاری سازمان به صورت مکانیزه و بدون دخالت کاربر از پایه‌های هایپراتوماسیون است که BPMS فراهم می‌کند. این نرم‌افزار با پشتیبانی از زبان مدل‌سازی BPMN امکانات کاربردی مناسبی برای بهبود پیاده‌سازی فرآیندهای سازمانی فراهم می‌کند. برخی از قابلیت‌های این نرم‌افزار به شرح زیر است:

– موتور BPMS 

نرم افزار BPMS امکان ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان را فراهم می‌کند و یکپارچگی نرم‌افزاری در درون سازمان را محقق می‌نماید. با استفاده از قابلیت Service Task می‌توان فعالیت‌های مختلف را خارج از موتور گردش کار BPMS اجرا نمود و اثر آن را از نظر داده‌ای به BPMS دیدگاه منتقل کرد. موتور BPMS قابلیت اجرای کدهای برنامه‌نویسی را دارد. در قسمت‌های مختلف این برنامه از جمله در Script Task ،User Task و همچنین Service Task، این امکان مهیا شده که کدهای متنوع توسط طراحان و برنامه‌نویسان فرآیند نوشته و توسط BPMS اجرا شود.

– مدل‌سازی فرآیند

مدل‌سازی فرآیند BPMS به طراحان فرآیند‌های کسب و کار در سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای سازمان را در بستر وب با زبان مدل‌سازی BPMN 2.0 مدل‌سازی و مستند نمایند. در بعضی موارد برای استفاده از ماژول مدل‌سازی BPMS نیاز به نصب هیچ گونه ابزاری بر روی سیستم عامل یا مرورگر نیست. ماژول مدل‌سازی فرآیند BPMS ضمن پشتیبانی کامل از زبان BPMN 2.0، فراتر از ابزار مدل‌سازی، برای مستندسازی فرآیندهای کسب و کار در سازمان عمل می‌کند. با استفاده از این قابلیت علاوه بر مدل‌سازی و ترسیم بصری فرآیند، این امکان وجود دارد که مستندات و توضیحات لازم به هر قسمت از اجزای فرآیند الصاق شود تا در زمان‌های لازم به آنها مراجعه آسان باشد.

– مانیتورینگ فرآیند

آرشیو فعالیت‌های سازمان و فرآیندهای اجرایی در نرم افزار BPMS، قابلیت رصد و پیگیری فرآیند‌های اجرا شده در یک سازمان را به افراد دارای دسترسی به این ماژول‌ها ارائه می‌کند. در این ماژول‌ها امکان جستجوی نمونه‌های اجرا شده از فرآیندهای کسب و کار بر اساس ویژگی‌های مختلف فرآیند وجود دارد. با انتخاب هر نمونه از فرآیندها می‌تواند نقاط توقف فرآیند را شناسایی کرد. کاربران دارای دسترسی می‌توانند با مراجعه به این ماژول‌ها به اطلاعاتی از جمله زمان تولید یک فعالیت، زمان مشاهده یک فعالیت توسط کاربر و زمان تکمیل فعالیت دست پیدا کنند. در صورت داشتن دسترسی این امکان را نیز خواهند داشت که به محتوای فرم‌های هر فعالیت کاربر، دسترسی داشته باشند و سیر تغییرات اطلاعات را ملاحظه کنند.

مقاله‌های مرتبط با مکانیزاسیون فرآیند:

اتوماسیون اداری هوشمند در نسبت با RPA و هایپراتوماسیون

معماری جدید زاگرس و نسل جدید نرم‌افزارهای دیدگاه

امکانات و قیمت سیستم اتوماسیون اداری چارگون

اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS چه نسبتی باهم دارند؟

اتوماسیون اداری چیست؟

هایپر اتوماسیون چیست؟