مدیریت حوزه علمیه خواهران با راهبرد اصلی گسترش و فراگیر نمودن آموزش علوم اسلامی و حوزوی، امکان تحصیل خواهران خداجوی کشورمان را در صدها واحد آموزشی و تربیتی حوزوی در سراسر کشور فراهم نموده است. این مرکز در سال 1375 تأسیس شده است. در این سازمان با همکاری چارگون تغییر نسل نرم افزار مکاتبات دیدگاه انجام شد.
تغییر نسل مکاتبات 4 به 5 در مرکز مدیریت حوزه علمیه خواهران کشور
مکاتبات یکی از نرم‌افزارهای قدیمی مجموعه دیدگاه است که در حال حاضر ۱۷ تا ۱۸ سال از عمرش می‌گذرد. این نرم‌افزار پویایی و پیچیدگی‌های زیادی دارد و همین امر موجب شده تا در سازمان‌های مختلف، کارکردهای متفاوتی داشته باشد، به همین دلیل هم ایجاد اطمینان خاطر در مشتریان نسبت به اثرات مثبت تغییر نسل، اولویت ما بود.
در همین راستا و جهت اطمینان‌بخشی به مشتریان نسبت به کارکرد بدون مشکل دیدگاه 5، افراد مختلفی در تیم‌های تست و کاربری به صورت حرفه‌ای و با جزئی‌نگری فراوان این محصول را تست کرده‌اند.
نسخه پنجم نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون اداری دیدگاه با حضور کارشناسان شرکت چارگون در این حوزه، جایگزین نسخه قبلی و قابلیت‌های جدید آن به کاربران آموزش داده شد و در حال حاضر 2000 کاربر از پرسنل این مجموعه از نرم‌افزار دیدگاه استفاده می‌کنند. آموزش مکاتبات 5 طبق برنامه‌ریزی انجام شده به تمامی کاربران این مجموعه در سراسر 30 استان کشور به صورت آنلاین داده شد.
فرآیندهایی که در حین انجام این پروژه اجرا شد
- بهینه‌سازی مرکز مدیریت نرم‌افزار
- پالایش دسترسی‌های سمتی و کاربری
- تغییر و طراحی مجدد امضای تمامی کاربران
- حذف 1500 الگوی نامه و تبدیل این رقم به 30 الگوی نامه با استفاده از یکپارچه‌سازی الگوها
- بوک‌مارک آدرس و عنوان مدارس و حوزه‌های استانی
- اصلاح چارت سازمانی
مزایای پیاده‌سازی نسخه پنجم نرم‌افزار مکاتبات در این سازمان
در این مجموعه در طول بالغ بر 17 سال استفاده از مکاتبات 4، از بوک‌مارک عناوین استفاده نمی‌شد. تمام عناوین به صورت غیراستاندارد و تکراری در نرم‌افزار تعریف شده بود. با تغییر الگوهای نامه به الگوهای بوک‌مارک شده و همچنین اصلاح سازمان‌های مرتبط تعریف شده در نرم‌افزار، این چالش بزرگ از پیش روی کاربران برداشته شد. درنهایت تغییر نسل نرم افزار مکاتبات مزایای زیادی در این سازمان ایجاد کرد.
همچنین تعداد 500 مدرسه به عنوان دبیرخانه‌ی مستقل در نظر گرفته شده بودند. این امر در طول سالیان مشکلات زیادی را برای پیشبرد و تغییر اندیکاتورهای سالیانه ایجاد کرده بود. با تغییر تمامی 500 مدارس استان‌ها از دبیرخانه به دپارتمان عادی و تبدیل هر استان به دبیرخانه اصلی این مشکل نیز مرتفع گردید.
سیستم‌های چارگون با بهبود سرعت نرم‌افزار، استفاده از بوک‌مارک در الگوهای نامه، حذف دبیرخانه‌های مدارس به تعداد 500 دبیرخانه و مواردی از این دست منجر به بهبود کیفیت روال‌های مکاتباتی در این سازمان شد.