تحلیلگران کسب و کار باید بیش از یک مدلسازی فرایند کسب و کار در پروژه‌های تحول دیجیتال برای سازمان به ارمغان بیاورند. بسیاری از سازمان‌ها در تلاش یا ناگزیر از تلاش برای مکانیزاسیون فرآیندهای خود با استفاده از نرم‌افزارهای مختلف از جمله نرم‌افزار BPMS هستند. با این کار هزینه‌های عملیاتی، امنیت، مقیاس‌پذیری و در دسترس بودن کسبوکار را برای خود به ارمغان می‌آورند. بسیاری از شرکت‌ها با انتقال برنامه‌های موجود خود به زیرساخت‌های ابری خصوصی یا عمومی، هزینه‌های عملیاتی، بهبود ظرفیت، امنیت، مقیاس‌پذیری و در دسترس بودن را بهینه می‌کنند.
آنها با به‌کارگیری یک BPMS مناسب با نیاز خود، از فناوری‌هایی مانند BPMS همراه، تجزیه و تحلیل داده‌ها، خودکارسازی و موارد دیگر تلاش می‌کنند کارایی کارکنان، فرآیندها و در نتیجه سازمان را بهبود ببخشند. این موضوع در واقع همان تحول دیجیتالی است که در جاهای مختلف از آن یاد می‌شود.
پروژه‌های تحول دیجیتالی
هنگام اجرای پروژه‌های تحول دیجیتالی باید به المان‌ها و موارد بسیاری توجه کرد. در اینجا به چندین مورد از این المان‌ها اشاره می‌کنیم:
اختلال
پروژه‌های تحول دیجیتال به‌طور معمول به دنبال دستیابی به پیشرفت‌های جهشی هستند نه پیشرفت‌های افزایشی. آنها با استفاده از تکنولوژی و خدمات این حوزه به دنبال بهترین کارایی و اهداف استاندارد هستند. این رویکرد می‌تواند منجر به تغییرات بنیادی در حوزه فرآیندها و منابع انسانی سازمان شود. این تغییرات بنیادی می‌تواند باعث بروز اختلال در شرایط جاری سازمان شود. فارغ از اینکه این رویکرد تحولی مناسب حال سازمان و شرکت‌هاست اما آگاهی از آن بسیار لازم است. به هر صورت هر چقدر هم سعی در متعادل‌سازی این اختلالات در سازمان شود، باز هم نیروی انسانی، فرایندها و کسب و کار شما در پروژه‌های تحول دیجیتالی دچار اختلالاتی خواهد شد که البته در نهایت به نتایج مثبتی خواهند رسید.
سرعت
بسیاری از پروژه‌های تحول دیجیتال دارای برنامه‌های زمانی برای به‌کارگیری فناوری‌های خود، همگام شدن با رقبای تجاری یا به دست آوردن سهم بازار هستند. استفاده از نرم‌افزار BPMS، می‌تواند نسبتاً سریع شما را به مقصود خود برساند؛ در نتیجه زمان و تلاش صرف شده برای استقرار برنامه‌های کسبوکار ممکن است کوتاه شود.
ریسک
پس از تحول دیجیتالی افرادی که عملیات روزانه‌ی آنها تحت تأثیر قرار می‌گیرد ممکن است در ابتدا آمادگی کافی برای استفاده از سیستم‌ها و فرآیندهای تغییریافته دیجیتالی را نداشته باشند. این می‌تواند ناشی از عوامل دانشی یا فرهنگی باشد. در نهایت این عوامل می‌توانند منجر به شکست پروژه‌های تحول دیجیتالی و مکانیزاسیون فرآیند شود و یا در شرایط تعدیل شده، سازمان را به چیزی کمتر از اهداف برنامه‌ریزی شده برساند.
آموزش و صرف زمان برای کارکنان، فرهنگ‌سازی و مراقبت از تغییرات یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت پروژه‌های تحول دیجیتال است. فرآیندهای شما به سرعت مکانیزه می‌شود اما اگر از آنها مراقبت نکنید به همان سرعت هم به حالت قبل برمی‌گردند.
برای اینکه پروژه‌های تحول دیجیتالی به درستی هدایت شوند و به نتیجه برسند نیاز است که از ابتدا و در هر مرحله از کار نکاتی مدنظر تیم پروژه قرار بگیرد. شروع هر پروژه مکانیزاسیون فرآیند، با مدلسازی شروع می‌شود. به همین دلیل است که مدیران سازمان در هر پروژه تحول دیجیتالی ممکن است از یک تحلیلگر کسبوکار بخواهند تا مدل‌های فرآیند کسبوکار را آماده کند.
یک تحلیلگر کسبوکار باید بتوانند با اطمینان و کارآمدی، چگونگی انجام یا اجرای یک فرآیند را به‌طور مطمئن و کارآمد استخراج و درک کند. همچنین باید بتواند هرگونه فرآیند یا فعالیت سازمان را همان‌طور که قرار است در BPMS اجرا شود، مدلسازی نمایند. اما باید آگاه باشیم برای موفقیت پروژه‌ها به چیزی بیش از یک مدل از تحلیلگر کسبوکار انتظار می‌رود.
5 نکته مدلسازی فرآیند کسبوکار برای تحول دیجیتال
در اینجا 5 راه برای بهبود شایستگی مدلسازی فرآیند کسبوکار و آمادگی بهتر برای تولید مدل‌های فرآیند کسبوکار با کیفیت بالا که به پروژه‌های تحول دیجیتال کمک می‌کنند آورده شده است:
- یک مستند آماده داشته باشید.
- رویداد و نتیجه‌گیری را در دستور کار قرار دهید.
- مأموریت خود را بشناسید.
- تمهیدات داشته باشید.
- از BPMN استفاده کنید.
یک استاندارد برای مستند فرایند آماده داشته باشید
یک مستند مدلسازی فرآیند تعریف شده و اثبات شده داشته باشید و آن را برای هر پروژه تحویل دیجیتال تنظیم کنید. به جای اتخاذ رویکرد موقت یا تکیه بر بهبود فرآیند گذشته، با یک سطح تعریف شده از شایستگی مدلسازی فرآیندهای کسبوکار شروع کنید. باید بتوانید به روشنی توصیف کنید که چه مراحل و فعالیت‌هایی را برای استخراج و مستندسازی مدل فرآیند کسبوکار انجام خواهید داد. تکنیک‌های استخراج، دستور کارها و الگوهایی را ایجاد کنید که می‌تواند از آنها برای مدلسازی جریان‌های اصلی فرآیند کسبوکار استفاده کنید.
با وجود این استاندارد قادر به پیش‌بینی مراحل مدلسازی در توسعه مدل فرآیند کسبوکار خواهید بود. همچنین، می‌توانید پیش‌بینی کنید که کدام تکنیک‌های استخراج برای شما مناسب عمل می‌کند.
رویداد و نتیجه‌گیری را در دستور کار قرار دهید
درک، عادی‌سازی و تعریف کلیه فرآیندها یا فعالیت‌های کسبوکار به عنوان خدمات رویدادمحور و نتیجه‌گرا در نرم‌افزار BPMS بسیار مهم است، هر گونه فرآیند یا فعالیت مجموعه‌ای از فعالیت‌های کاری قابل تکرار است که توسط یک رویداد آغاز شده و به نتیجه موردنظر برای مشتری می‌رسد. از این چارچوب برای چارچوب مفهومی و منطقی هر فرآیند کسبوکار که در یک پروژه تحول دیجیتالی مدل می‌کنید، بهره بگیرید.
قبل از صرف زمان و تلاش ارزشمند برای کسب سایر اطلاعات فرآیندی که ممکن است ایجاد شود به این پرسش‌ها پاسخ دهید. به عنوان مثال چه کسی مالک آن است؟ چگونه اجرا می‌شود؟ سطح خدمات مورد انتظار آن چقدر است؟ چقدر کارآمد است؟ به چارچوب اساسی فرآیند توجه کنید. اگر چارچوب اساسی فرآیند یا خدمات تجاری دیجیتالی به خوبی تنظیم نشده باشد، سایر جزئیات فرآیند اهمیتی ندارند. برای تمام فرآیندها، باید یک رویداد آغازین و یک یا چند فعالیت مرتبط وجود داشته باشد که منجر به نتیجه مورد انتظار آن برای مشتری شود. اگر این رویداد و نتیجه مورد انتظار شفاف نباشد، فرآیند مدلسازی شده بعد از مکانیزاسیون، به نتیجه مطلوب دست پیدا نمی‌کند.
مأموریت خود را بشناسید
تعیین هدف یک مدل فرآیند کسب و کار در هر پروژه تحول دیجیتال ضروری است. محدوده، اهداف و روش‌های تحویل پروژه‌های تحول دیجیتال به‌طور گسترده‌ای متفاوت است. باید بدانید که از مدل فرآیند کسب و کار برای چه مواردی استفاده کنید و در نظر داشته باشید چه کسانی از آن استفاده خواهند کرد. مدل شما متناسب با منظور شما باشد. طبیعتاً مدلی که برای مکانیزاسیون تهیه می‌شود با مدلی که برای آموزش روش کار و انتقال مطلب ترسیم می‌شود کاملاً متفاوت است.
تمهیدات داشته باشید
باید دارای دستور کارهای واضح و مختصر برای کسب اطلاعات فرآیند کسب و کار باشید. قبل از مدلسازی سؤالات کلیدی مطرح و درک کنید که چرا باید این سؤالات را بپرسید.
از BPMN استفاده کنید
از BPMN برای نشان دادن ساختارها و الگوهای مدلسازی فرآیند کسب و کار نتیجه‌گرا استفاده کنید. این زبان مدلسازی ضمن قابلیت درک مطلب راحت، می‌تواند رویدادها و اتفاقات جاری در هر فرآیند را به نحو مطلوب نمایش دهد. از طرفی BPMS انتخابی شما هم قابلیت اجرای این نوع مدل‌ها را خواهد داشت.
ایجاد یا بهبود صلاحیت مدلسازی فرآیند خود برای انتقال دیجیتال
روش مدلسازی فرآیند یک راهنمای گام به گام برای تولید یک مدل فرآیند کسب و کار است که هدف پروژه را برآورده می‌کند. این مدلسازی یک تحلیلگر کسب و کار یا تحلیلگر فرآیند را هدایت می‌کند تا برای هر مدل فرآیند یک مأموریت مشخص ایجاد کند و دستورالعمل‌های واضحی را به مدیران سازمان ارائه می‌دهد تا بتوانند در زمان توسعه مدل خود، سؤالات مناسب را بپرسند.
درواقع مدلسازی به هر کسب و کار می‌گوید که باید به دنبال چه چیزی باشند و چگونه دقیق و بدون ابهام هر فرآیند و فعالیت را شناسایی و تعریف کنند. این روند شامل یک مرحله اعتبارسنجی با معیارهای کیفیت مدل جامع و مناسب است. این امر به شما در مورد ذینفعان اصلی مدل فرآیند و نحوه مشارکت آنها در توسعه مدل اطلاع می‌دهد. همچنین شامل الگوهای مدلسازی BPMN است که قابل استفاده مجدد برای رایج‌ترین انواع اصلاح مدل فرآیند است.