یکی از مهمترین فرآیندهای جاری در سازمان شما که معمولا در حوزه پشتیبانی است، فرآیند درخواست خودرو است. اهمیت این فرآیند هم از این منظر قابل توجه است که بخشی از خدمات ارائه شده به کارکنان سازمان است و هم نیز این فرآیند در جهت انجام ماموریت‌ها و وظایف سازمانی اجرا می‌گردد.
سازمان شما برای انجام کارهای روزانه از قبیل ایاب و ذهاب کارکنان، خرید کالا و ملزومات، ایاب و ذهاب مدیران برای مأموریت و … به تعدادی راننده و خودرو نیاز دارد که برای مدیریت این امور، واحدی به نام نقلیه متعهد به انجام امور خدمات‌رسانی به سازمان در این حوزه است.
الگوی پیشنهادی شرکت چارگون برای فرآیند درخواست خودرو در چارچوب راهکار ارائه شده به واحدهای نقلیه در سازمان‌ها است. هر چند این راهکار بر اساس تجارب متنوع در سازمان‌ها با نیازمندی‌های مختلف به‌وجود آمده است اما این قابلیت برای سازمان شما وجود دارد تا سفارشی‌سازی لازم را در سطح فرآیند، فرم‌ها و قوانین کسب و کار بر اساس اهداف سازمان انجام دهید.
در ادامه این مطلب نحوه پیاده‌سازی فرآیند درخواست خودرو با استفاده از BPMS را شرح می‌دهیم.
مدل فرآیند با استفاده از زبان مدلسازی BPMN:
تشریح فرآیند درخواست خودرو :
فرآیند با درخواست کارکنان دارای مجوز دسترسی به فرآیند خودرو آغاز می‌شود. پس از شروع فرآیند، درخواست‌کننده فرم درخواست خودرو را که شامل مشخصات پرسنلی و اطلاعات درخواست است، تکمیل و ثبت می‌نماید.
در مرحله بعد لازم است که مدیر متقاضی، درخواست را بررسی و اعلام نظر کند. در صورت رد درخواست و اطلاع‌رسانی به متقاضی، فرآیند خاتمه می‌یابد و در صورت تایید و لزوم بررسی مدیران سطوح بالاتر، درخواست برای ایشان ارسال می‌گردد. این مرحله آن‌قدر تکرار می‌شود تا تایید آخرین مقام مجاز در این فرآیند، دریافت شود.
در مرحله بعد درخواست توسط واحد نقلیه سازمان بررسی می‌شود. درصورتی که امکان ارائه خودرو به متقاضی وجود نداشت اطلاع‌رسانی لازم صورت گرفته و فرآیند مختوم می‌شود. در غیر این صورت برای این درخواست راننده‌ای اختصاص داده می‌شود.
سیستم بر اساس راننده اختصاص یافته به درخواست، مشخصات راننده و خودرو را از بانک اطلاعاتی دریافت و در اختیار متقاضی قرار می‌دهد.
پس از انجام ماموریت و استفاده از خودرو، کارمند گزارش مربوط به استفاده از خودرو را تهیه و در اختیار واحد نقلیه و مسئول پشتیبانی سازمان قرار می‌گیرد.
دانلود راهنمای مکانیزاسیون فرآیند درخواست خودرو با BPMS
نقش‌ها در فرآیند درخواست خودرو:
|
مسئولیت‌ها |
نقش |
|
ارسال درخواست خودرو، تهیه گزارش ماموریت |
کارمند |
|
بررسی درخواست |
مدیر |
| بررسی درخواست، اختصاص راننده به درخواست، دریافت گزارش استفاده از خودرو |
واحد نقلیه |
| دریافت گزارش استفاده از خودرو |
مسئول پشتیبانی |
فرم‌ها در فرآیند درخواست خودرو
فرم درخواست
در این فرم متقاضی، اطلاعات مربوط به درخواست از جمله تاریخ، مقصد و علت درخواست خودرو را ثبت می‌کند.
فرم بررسی و اعلام نظر مدیران
از این فرم برای اعلام نظر مدیران متقاضی، بر اساس رابطه سازمانی اختصاص یافته به این فرآیند استفاده می‌شود.
فرم بررسی و اعلام نظر واحد نقلیه
با استفاده از این فرم واحد نقلیه ضمن اعلام نظر در خصوص درخواست متقاضی، در صورت تایید درخواست یکی از رانندگان سازمان را برای اجرای این درخواست انتخاب می‌کند.
فرم اطلاع‌رسانی مشخصات راننده به متقاضی
با استفاده از این فرم ضمن اطلاع‌رسانی در خصوص تایید درخواست به متقاضی خودرو، اطلاعات لازم چون راننده و خودرو در اختیار ایشان قرار می‌گیرد.
فرم گزارش و اطلاع‌رسانی
در این فرم متقاضی در خصوص استفاده از خودرو و انجام ماموریت، گزارش لازم را تهیه و در سیستم ثبت می‌کند. حتی در صورت عدم استفاده از خودرو گزارش تهیه و دلایل ذکر می‌گردد. با استفاده از این فرم، گزارش ارائه شده توسط متقاضی در اختیار واحد نقلیه و مسئول پشتیبانی سازمان قرار می‌گیرد.
درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه
