همکاری چارگون و دانشگاه تفرش در مکانیزه کردن فرآیندهای لجستیک، روال‌های اداری این مجموعه را بهینه کرده است. دانشگاه تفرش، یک دانشگاه دولتی است که ۲۱۷۹ دانشجو و ۱۱۴ استاد در آن به فعالیت آموزشی و پژوهشی مشغول هستند. در جریان همکاری چارگون با این دانشگاه فرآیند درخواست کالا از انبار، شارژ انبار و درخواست خرید کالا مکانیزه شد. با استفاده از نرم افزار های راهکار لجستیک دیدگاه یکپارچگی با فرایندهای مالی نیز به مکانیزه شدن بخشی از فرایند منجر شد.
دانشگاه تفرش در آبان سال ۱۳۹۹ برای پیاده‌سازی نرم‌افزارهای دیدگاه با شرکت چارگون وارد همکاری شد. در این پروژه نرم‌افزارهای لجستیک، مالی، منابع انسانی و اتوماسیون اداری دیدگاه در دانشگاه به بهره‌برداری رسید. به این ترتیب با انعقاد قرارداد همکاری چارگون و دانشگاه تفرش، ۲۳۰ پرسنل این مجموعه به جمع میلیونی کاربران نرم‌افزارهای دیدگاه پیوستند.
پیاده‌سازی نرم‌افزارهای لجستیک دیدگاه در دانشگاه تفرش
مدیریت متمرکز و آنلاین دارایی‌های دانشگاه با توجه به تأثیر مستقیم بر بهره‌وری و درآمد از اهمیت ویژه‌ای در این مجموعه برخوردار است. همین امر مدیران دانشگاه را در جهت استفاده از نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه دیدگاه در راهکار لجستیک تشویق کرد. فرآیند‌محور کردن مدیریت کالاهای انبار و انجام مکانیزه عملیات حسابداری انبار از نتایج این پروژه بود.
مدیریت اموال و دارایی‌های ثابت و همچنین انجام سیستماتیک فرایندهای خرید هم دستاورد دیگر همکاری چارگون و دانشگاه تفرش به حساب می‌آید.
مزایای پیاده‌سازی فرآیندهای مختلف در دانشگاه تفرش
قبل از همکاری چارگون با دانشگاه تفرش در این مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت اموال و انبار به صورت جزیره‌ای استفاده می‌شدند. فرآیندهای خرید و تدارکات نیز قبلاً در این مجموعه به صورت دستی پیگیری می‌شدند. همچنین در برخی موارد به دلیل عدم یکپارچگی داده‌های سازمان تهیه گزارشات جامع برای مدیران دانشگاه امکان‌پذیر نبود.
پیاده‌سازی سیستم‌های یکپارچه دیدگاه در حوزه حسابداری مالی و لجستیک ضمن تسهیل اجرای فرایندها، ابزارهای مدیریتی را نیز در مجموعه توسعه داد. در عین حال امکان گزارش‌گیری در لحظه از داده‌های انبار و اموال با نصب نرم‌افزارهای دیدگاه ایجاد شد.
قبل از پیاده‌سازی راهکارهای دیدگاه در این سازمان این خطر وجود داشت که اسناد حسابداری با موجودی واقعی انبار و فهرست اموال مغایرت داشته باشد. امکانات دیدگاه قابلیت مغایرت‌گیری و ثبت دقیق اطلاعات اموال و موجودی انبارها را فراهم کرد. همچنین نظارت واحد مالی به خریدهای انجام شده و انطباق با نیاز واقعی برای خرید بعد از نصب این نرم‌افزارها فراهم شد. به گفته مدیران مجموعه با ایجاد فرآیندهای مناسب، هم‌اکنون کنترل‌های مدیریتی در واحدهای حسابداری و مالی تسهیل شده است.
فرآیندهای پیاده‌سازی شده در این مجموعه
به طور ساده شده‌ای می‌توان گفت واحدهای مالی در دانشگاه تفرش، امور مرتبط با دریافت‌ها و پرداخت‌ها و به طور کلی اطلاعات اقتصادی سازمان را مدیریت می‌کنند. این واحدها هسته اصلی در فرآیند جامع مدیریت حسابداری مالی هستند.
در این مجموعه ساختار درآمدی در کنار فرآیندهای مرتبط با عاملین ذیحساب و قراردادهای سازمان، اطلاعات مرتبط را به بخش بودجه و اعتبارات ارسال می‌کنند. نقش هر کدام از آنها به شرح زیر است:
- سیستم درآمد با مدیریت درآمدهای سازمان و وجوه واریز شده به حساب سازمان
- ماژول عاملین، با مدیریت عملیات تنخواه‌گردانی و اسناد مربوط به عاملین ذیحساب
- نرم افزار قراردادها، با مدیریت تضامین، تعهدات و موارد پرداختنی‌های مالی مربوط به قراردادها
اتصال فرآیندهای حسابداری و منابع انسانی
سیستم‌های بالا، اطلاعات خود را به واحد اعتبارات ارسال می‌کنند. تأمین اعتبار مطابق موارد گفته شده براساس بودجه‌های موجود و توان پرداختی سازمان، مدیریت می‌شود. علاوه بر موارد بالا واحد مدیریت منابع انسانی و بخش خرید و تدارکات سازمان نیز مطابق شرح زیر به بخش بودجه و اعتبارات مرتبط هستند:
- سیستم حقوق و دستمزد، با مدیریت فرآیند پرداخت حقوق ماهانه کارکنان
- سیستم خرید و تدارکات، با مدیریت فرآیند خرید اقلام مورد نیاز در سازمان
پنج سیستم ذکر شده بالا، با ارسال اطلاعات خود به بخش اعتبارات، امکان تحلیل و مدیریت تعهدات و وجوه مورد نیاز دانشگاه تفرش برای مبالغ پرداختنی را فراهم می‌کنند. مکانیزه بودن و یکپارچگی بخش‌های فوق موجب می‌شود، اطلاعات این واحد به‌روز و دقیق باشد. به این ترتیب مجموعه‌ای از این سیستم‌های نرم‌افزاری به دانشگاه کمک می‌کند که بهترین عملکرد را در پرداخت به موقع تعهدات خود داشته باشد.
مزایای یکپارچگی نرم افزار حسابداری با دیگر فرآیندهای مالی در دانشگاه
اگر هر واحد به صورت مستقل و با سیاست‌های خود اقدام به اتوماسیون فرایندهای خود کند، در درازمدت سیاست‌های کلان دانشگاه رنگ می‌بازد و امکان تصمیم‌گیری در سطح کلان بر اساس داده‌های یکپارچه وجود نخواهد داشت. فرایند جامع مدیریت مالی، یک راه‌حل نرم‌افزاری برای جلوگیری از بروز این مشکل است که بر پایه داده‌های اشتراکی استوار است.
با استفاده از سیستم‌های یکپارچه و جامع مدیریت مالی، در طول زمان مجموعه‌ای از اطلاعات در اختیار دانشگاه خواهد بود که برای دستیابی به اهداف و چشم‌انداز خود به آن نیاز دارد. نکته مهم دیگر این است که با گذشت زمان، سازمان از نظر ساختار و تعداد پرسنل رشد خواهد کرد و چنانچه از ابتدا تدبیری برای یکپارچه‌سازی اطلاعات خود نیندیشیده باشد، در آینده با مشکلات بزرگ‌تری مواجه خواهد شد.
فرایند جامع مدیریت مالی از دوباره‌کاری و تکرار فرایندها در واحدهای مربوطه جلوگیری می‌کند و ضمن کاهش حجم مکاتبات، موجب تسریع فرایندها و کاهش خطای انسانی می‌شود. حذف فرایندهای تکراری که برای دانشگاه ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند، در طول زمان کاهش چشمگیری در هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم سازمان ایجاد خواهد کرد. از سوی دیگر فرایند جامع نرم افزار حسابداری، سرعت پاسخگویی را در سازمان بالا می‌برد که در نهایت رضایت مشتریان و افزایش فروش را به دنبال دارد.