پروتکل ECE امکان ارتباط مکاتباتی خارج ازسازمان، بین شرکت‌هایی که از نرم‌افزارهای متفاوت اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند را فراهم می‌کند.
تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Crospandence Exchange) یا به طور مخفف ECE پروتکلی است که در نرم‌افزار مکاتبات حوزه اتوماسیون اداری مجموعه دیدگاه پوشش داده می‌شود.
این پروتکل که توسط تعدادی از شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشنهاد و مورد استقبال قرار گرفته است، در راستای ارتباط الکترونیکی مکاتبات بین سازمان‌های و شرکت‌ها استفاده می‌شود و مشکل استفاده این سازمان‌ها از بسترهای نرم‌افزاری مختلف در حوزه مکاتبات را حل می‌کند.
در واقع پیش از تدوین این پروتکل بسیاری از سازمان‌ها که از سیستم مكانیزه مكاتبات اداری برای ثبت و پیگیری مكاتبات خود استفاده می‌کردند برای ارتباط با سازمان‌های بیرونی مجبور بودند مکاتبات کاغذی داشته باشند که با تدوین پروتكل تبادل الكترونیكی مكاتبات (ECE) این محدودیت رفع شد.
کاربرد پروتکل ECE
بر اساس این پروتكل، علی‌رغم موانع موجود مانند روش‌های مختلف كدگذاری یا ساختارهای كاملا متفاوت بانك‌های اطلاعاتی، امكان ارسال بسته‌های اطلاعاتی و نامه فراهم می‌شود. سامانه مكاتباتی دریافت كننده، اطلاعات را شناسایی و متناسب با قابلیت‌های موجود در نرم افزار خود آنها را پردازش و در نهایت رسید دریافت نامه را به سامانه فرستنده ارسال می‌کند.
کارگروه اتوماسیون اداری کمیسیون نرم‌افزار سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران برای ارتقای این پروتکل، برنامه توسعه‌ای در 2 محور قابلیت‌ها و استفاده‌کنندگان، طراحی کرده است. تجارب چندین ساله استفاده از این پروتکل و نیازهایی که از طرف استفاده کنندگان اعلام شده، موجب شد تا کارگروه مسئول از سال 1389 اضافه کردن قابلیت‌های جدید به پروتکل را بررسی کند.
مهمترین قابلیت‌ها و تغییرات نسخه جدید (نسخه 2.0) را پشتیبانی از امضای رقومی، پشتیبانی از رمزگذاری اطلاعات، امکان ارسال درخواست اطلاعات و دریافت پاسخ و افزایش اقلام اطلاعاتی مکاتبات با توجه به موارد اعلامی استفاده‌کنندگان در برمی‌گیرد.
سهولت و سرعت در مکاتبات بین سازمانی با نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه
نرم‌افزار مکاتبات دیدگاه با در نظرگرفتن شیوه‌نامه تبادل الکترونیکی مکاتبات Electronic Correspondence Exchange Protocol سرویسی را در اختیار مشتریان خود قرار داده که با توجه به تفاوت‌های بسیاری که در نرم‌افزارهای مکاتبات وجود دارد امکان ارتباط بین آنها را فراهم می‌کند.
سرویس ECE دیدگاه با هدف ایجاد سهولت در کار کاربران و نیز سرعت بخشیدن به مکاتبات بین سازمانی به صورت الکترونیکی (بدون کاغذ) به وجود آمده است.
دیدگاه با در نظر گرفتن شیوه نامه ECE بسته‌هایی را که شامل اطلاعات، متن و پیوست نامه است را از سروری به یک سرور دیگر منتقل می‌کند. برای حفظ امنیت تبادل اطلاعات، ملحقات ارسالی به کدهایی تبدیل می‌شوند که از طریق ایمیل به سرور سازمان مقصد، ارسال می‌شوند.
در این مرحله مجددا محتوای ارسال شده به کدی تبدیل می‌شود تا نرم‌افزار اتوماسیون اداری سازمان مقصد بتواند آن را بخواند و آنها را به صورت نامه، ثبت و به گردش درآورد. تجربه مشتریان اتوماسیون اداری چارگون نشان می‌دهد این سرویس کارایی زیادی در بهبود فرایندهای اداری داشته است.
مقالات مرتبط
اتوماسیون اداری هوشمند در نسبت با RPA و هایپراتوماسیون
نقش نرم افزار BPMS در روندهای جدید اتوماسیون اداری
معماری جدید زاگرس و نسل جدید نرم‌افزارهای دیدگاه
اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS چه نسبتی باهم دارند؟
