فرآیندهای واحد مدیریت پروژه
کاربرد BPMS دیدگاه در واحد مدیریت پروژه خصوصا در سازمان‌ها و شرکت‌های پروژه محور ارتباط تنگاتنگی با بهره‌وری و کارآمدی مجموعه دارد. تحقق اهداف چنین سازمان‌هایی و سوددهی و تداوم حیات اقتصادی آنها با این فرآیندهای گره خورده است. اما بکارگیری فرآیندهای مدیریت پروژه و پیادهسازی آنها در سازمان با توجه به تعدد فرآیندها و با توجه به نیاز سازمان و سطح پیچیدگی روال‌های اجرایی، خود نوعی هنر انتخاب استراتژیک است.
نرم‌افزار BPMS با مکانیزه کردن فرآیندهای دستی و غیرمکانیزه در سازمان‌ها مدیریت و بهره‌وری را در سطح بالاتری ممکن می‌کند.
فرآیندهای اصلی دفتر مدیریت پروژه
فرآیند مدیریت ریسک
فرآیند مدیریت ریسک جنبه‌ای از فعالیت سازمان است که اهمیت کاربرد BPMS دیدگاه در واحد مدیریت پروژه به خوبی آشکار می‌شود. در صورتی که دفتر مدیریت پروژه هر سازمان بتواند فرآیندهای متناسب با نیاز سازمان در حوزه مدیریت ریسک پروژه را تعریف و پیادهسازی کند، ضریب موفقیت پروژه‌های سازمان افزایش قابل ملاحظه‌ای خواهد داشت.
فرآیند مدیریت ارتباطات
ضریب موفقیت پروژه با اثربخشی طرح مدیریت ارتباطات پروژه ارتباط دارد. تیم مدیریت پروژه نحوه این ارتباطات را مطابق شرایط ویزه پروژه‌های صنعت و کسب‌وکار تعریف می‌کند. علاوه بر تعریف طرح ارتباطات مدیریت پروژه، عملیاتی‌سازی و پیادهسازی فرآیندهای مرتبط با اطلاع‌رسانی پروژه نیز بسیار با اهمیت است.
فرآیند مدیریت ریسک
فرآیند مدیریت ریسک جنبه‌ای از فعالیت سازمان است که اهمیت کاربرد BPMS دیدگاه در واحد مدیریت پروژه به خوبی آشکار می‌شود. در صورتی که دفتر مدیریت پروژه هر سازمان بتواند فرآیندهای متناسب با نیاز سازمان در حوزه مدیریت ریسک پروژه را تعریف و پیادهسازی کند، ضریب موفقیت پروژه‌های سازمان افزایش قابل ملاحظه‌ای خواهد داشت.
فرآیند مدیریت ارتباطات
ضریب موفقیت پروژه با اثربخشی طرح مدیریت ارتباطات پروژه ارتباط دارد. تیم مدیریت پروژه نحوه این ارتباطات را مطابق شرایط ویزه پروژه‌های صنعت و کسب‌وکار تعریف می‌کند. علاوه بر تعریف طرح ارتباطات مدیریت پروژه، عملیاتی‌سازی و پیادهسازی فرآیندهای مرتبط با اطلاع‌رسانی پروژه نیز بسیار با اهمیت است.
هنر دفتر مدیریت پروژه پیادهسازی فرآیندهای مدیریت پروژه بر اساس نیاز سازمان و مطابق با هزینه و اهداف پروژه‌ها است. در سازمان‌های پروژه محور موفقیت دفتر مدیریت پروژه و تیم اجرایی پروژه در انجام وظایف و مسئولیت‌های خود اهمیت زیادی دارد.
فرآیندهای خاص منظوره واحد مدیریت پروژه
اهداف و وظایف واحدهای مدیریت پروژه بسته به حجم پروژه‌ها گستردگی آنها و نوع صنعت در کسب‌وکارهای مختلف، یکسان نیست. اما اهداف کلی زیر را می‌توان فارغ جنبه‌های تخصصی ویژه هر شرکت برای این واحد درنظر گرفت:
- فرآیندهای مدیریت پروژه را بر اساس ظرفیت و محدوده پروژه‌هایی که مدیریت می‌کند انتخاب کند.
- اطمینان حاصل کند تمام فرآیندهای طراحی شده به درستی انجام می‌شوند.
- در جریان توسعه سازمان و با توجه به بلوغ دفتر مدیریت پروژه و کارکنان سازمان، فرآیندها را بهبود و ارتقا دهد.
در راستای تحقق اهداف کلی بالا برخی فرآیندهایی که در واحد مدیریت پروژه سازمان‌ها با امکانات نرم‌افزار مدیریت پروژه قابل پیادهسازی است به شرح زیر هستند:
فرآیند مدیریت ریسک در واحد مدیریت پروژه
با استفاده از سیستم BPMS دیدگاه دفتر مدیریت پروژه قادر خواهد بود، فرآیندهایی را بر اساس استاندارد BPM و همچنین نیاز سازمان و پروژه‌ها تعریف کرده و در مدیریت ریسک از آن استفاده کند. این فرآیندها گستره‌ای از شناسایی فرآیندها، ارزیابی کیفیت ریسک‌ها و تحلیل آنها، شناسایی تاثیر آنها و درنهایت تعریف طرح پاسخگویی به ریسک‌ها را شامل می‌شود.
همچنین با استفاده از پیادهسازی فرآیندهای مرتبط با مدیریت ریسک توسط BPMS دیدگاه، دفتر مدیریت پروژه قادر خواهد بود ریسک‌های هر پروژه را مانیتور و در صورت نیاز فعالیت‌های لازم برای کاهش تاثیر آنها یا از بین بردن آنها را تعریف کند.
فرآیند مدیریت ارتباطات
با استفاده از BPMS دیدگاه، دفتر مدیریت پروژه هر سازمان قادر خواهد بود فرآیندهای تعریف شده در طرح مدیریت ارتباطات را پیادهسازی کند تا بر اساس آن اطمینان حاصل شود، اطلاعات درست در زمان درست به افراد درست و با قالب و فرمت مناسب، ارسال خواهد شد.
همچنین با استفاده از پیادهسازی فرآیندهای مدیریت ارتباطات پروژه در BPMS دیدگاه، دفتر مدیریت پروژه می‌تواند اطمینان حاصل کند که همه‌ی ذینفعان پروژه اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت و در صورت نیاز تایید کرده‌اند.
از نقاط موثر در پیادهسازی فرآیندهای ارتباطات پروژه امکان تصحیح و بهبود آنها و تغییر آنها در طول اجرای پروژه بر اساس نیازهای پروژه مورد نیاز است.
پیادهسازی این فرآیندها در BPMS دیدگاه به دفتر مدیریت پروژه این امکان را می‌دهد تا در هر زمان پس از دریافت تاییدیه‌های لازم طرح مدیریت ارتباطات را تغییر داده و فرآیندهای جدید را جایگزین کند.
دیگر فرآیندهای واحد مدیریت پروژه
تجربه برخی از مشتریان چارگون از نرم‌افزار BPMS دیدگاه
دکتر حسن هانی مدیر IT دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم
امکان یکپارچگی نرم‌افزار BPMS با سایر سیستم‌های اطلاعاتی مستقر در سازمان مانند سامانه‌های اداری و مالی در انتخاب درست مسیر مکانیزه‌کردن فرآیندهای سازمان اهمیت زیادی دارد.
دکترحمیدرضا رضایی و تجربه همکاری با آسفالت طوس
شرکت آسفالت طوس با بکارگیری نرم‌افزار BPMS دیدگاه فرآیندهای مختلف شرکت را مکانیزه کرده و تجربه موفقی از بهینه کردن روال‌های ممیزی ایزو در این شرکت ایجاد شده است.
مهندس آرش طاهری و تجربه BPMS دیدگاه در بیمه البرز
بیمه البرز پس از راه‌اندازی موفق سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه، نرم‌افزار BPMS را برای مکانیزه کردن فرآیندهای حوزه سرمایه انسانی، خرید و تدارکات و ارائه خدمات بخش فناوری اطلاعات بکارگرفته است.
دکتر حسن هانی مدیر IT دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم
امکان یکپارچگی نرم‌افزار BPMS با سایر سیستم‌های اطلاعاتی مستقر در سازمان مانند سامانه‌های اداری و مالی در انتخاب درست مسیر مکانیزه‌کردن فرآیندهای سازمان اهمیت زیادی دارد.
دکترحمیدرضا رضایی و تجربه همکاری با آسفالت طوس
شرکت آسفالت طوس با بکارگیری نرم‌افزار BPMS دیدگاه فرآیندهای مختلف شرکت را مکانیزه کرده و تجربه موفقی از بهینه کردن روال‌های ممیزی ایزو در این شرکت ایجاد شده است.
مهندس آرش طاهری و تجربه BPMS دیدگاه در بیمه البرز
بیمه البرز پس از راه‌اندازی موفق سیستم اتوماسیون اداری دیدگاه، نرم‌افزار BPMS را برای مکانیزه کردن فرآیندهای حوزه سرمایه انسانی، خرید و تدارکات و ارائه خدمات بخش فناوری اطلاعات بکارگرفته است.