اهمیت کاربرد BPMS دیدگاه در واحد فناوری اطلاعات سازمان‌ها و شرکت‌ها در راستای خدمات گسترده و حیاتی این واحد سازمانی، مدنظر قرار می‌گیرد.
هر سازمان یا بنگاه اقتصادی برای تحقق اهداف استراتژیک خود نیاز به زیرساخت فناوری اطلاعات و ارایه خدمات IT به کارکنان دارد تا ایشان بتوانند با سهولت بیشتر و هزینه‌های کمتری اهداف سازمان را محقق کنند.
واحد فناوری اطلاعات در راستای فرآیند مکانیزاسیون کسب‌وکار، مسئولیت راه‌اندازی نرم‌افزار در واحدها و دپارتمان‌های دیگر را برعهده دارد. اما به عنوان یک واحد بهره‌بردار و برای بهبود کارآیی فرآیندهای داخلی خود نیز می تواند طیف وسیعی از چرخه‌های خدماتی را با سیستم مدیریت فرآیندها مکانیزه کند.
اهداف و وظایف اصلی واحد فناوری اطلاعات
اهداف و وظایف اصلی واحد فناوری اطلاعات در راستای ایجاد بستر نرم افزاری و سخت‌افزاری سازمان به شرح زیر هستند:
- خدمات خود را به سرعت و کیفیت مطلوب ارائه کنند.
- درخواست‌ها را رصد نمایند.
- از اطلاعات سازمان محافظت نمایند.
در راستای تحقق این اهداف برخی از مهمترین فرآیندهای داخلی واحد فناوری اطلاعات به شرح زیر است:
فرآیند میز خدمت در واحد فناوری اطلاعات
از زمان استفاده از خدمات و تجهیزات فناوری اطلاعات در هر سازمان یا بنگاه اقتصادی، کارکنان نیاز به کمک واحد فناوری اطلاعات دارند. این نیاز گاهی از ضعف دانش کاربران و گاهی از اشکالات در زیرساخت سیستم‌های اطلاعاتی ناشی می‌شود. این زیرساخت می‌تواند اعم از سیتسم‌های عامل، شبکه، اینترنت، دسترسی به فایل‌ها و پرینترها و بسیاری موارد دیگر باشد.
نرم افزار BPMS دیدگاه این امکان را به واحد فناوری اطلاعات می‌دهد تا فرآیند درخواست و ارائه‌ی خدمت از واحد فناوری اطلاعات را مکانیزه کرده و به این ترتیب به کارکنان سازمان‌ها این امکان را بدهند که هر زمان که با مشکل برخورد کردند درخواست راهنمایی یا درخواست کمک خود را ثبت کنند.
این درخواست پس از اخذ تاییدیه‌های مربوطه برای واحد فناوری اطلاعات ارسال می‌شود. بر اساس نوع و سطح درخواست ارائه شده به واحد فناوری اطلاعات مسئول مربوطه، برای رفع مشکل یا ارائه خدمت مشخص شده اقدام می‌کند.
از طریق سیستم مدیریت فرآیند پس از ارائه خدمت به کارکنان سازمان این امکان فراهم می‌شود تا آنها نسبت به خدمت ارائه شده بازخورد داده و درنهایت پس از اخذ تاییدیه از ایشان درخواست مربوطه بسته می‌شود.
با استفاده از نرم‌افزار BPMS دیدگاه واحد فناوری اطلاعات می‌توانند خدماتی را که به سازمان ارائه می‌کند بر اساس SLA توافق شده، مورد سنجش قرار دهد و نسبت به ارتقای سطح عملکرد خود در هدف‌گذاری‌های دوره‌ای اقدام کند. فرآیندهای میز خدمت به واحدهای فناوری اطلاعات این امکان را می‌دهد تا همزمان با مدیریت جریان رسمی ثبت درخواست و ارائه خدمت، فرآیندی را در اختیار کارکنان سازمان قرار دهند که به اندازه‌ی کافی انعطاف‌پذیر و کارآمد باشد.
فرآیند مدیریت دسترسی‌ها
یکی از بزرگترین مسائل واحدهای فناوری اطلاعات، تنظیم دسترسی‌های لازم و ضروری برای افراد و کارکنان سازمان است. واحد فناوری اطلاعات باید اطمینان حاصل کند که هر کاربر فقط به اطلاعاتی که کاملا برای وی ضروری است، دسترسی خواهد داشت و این دسترسی بر اساس مجوزهایی که مدیران و مسئولان صاحب تصمیم سازمان ارائه کرد‌ه‌اند صورت گرفته است.
با استفاده از نرم‌افزار BPMS دیدگاه این امکان فراهم می‌شود که الگوی مدیریت دسترسی‌های فناوری اطلاعات و همچنین الگوهای دسترسی اطلاعات، بر اساس کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات ITIL پیاده‌سازی شود.
این شیوه به مدیران اطمینان می‌دهد که کاربران فقط به آن اطلاعاتی که واقعا نیاز دارند دسترسی خواهند داشت. پیاده‌سازی این فرآیند در سازمان علاوه بر کمک به واحد فناوری اطلاعات، این امکان را به واحدهای منابع انسانی سازمان‌ها می‌دهد تا در زمان ورود و خروج افراد از سازمان، براحتی ایجاد و لغو دسترسی آنها را مدیریت کنند.
دیگر فرآیندهای واحد فناوری اطلاعات
- مدیریت تغییرات
- تعمیر تجهیزات
- انتخاب پیمانکاران