کاربرد BPMS دیدگاه در واحد مدیریت پروژه خصوصا در سازمان‌ها و شرکت‌های پروژه محور ارتباط تنگاتنگی با بهره‌وری و کارآمدی مجموعه دارد.
هنر دفتر مدیریت پروژه پیادهسازی فرآیندهای مدیریت پروژه بر اساس نیاز سازمان و مطابق با هزینه و اهداف پروژه‌ها است. در سازمان‌های پروژه محور موفقیت دفتر مدیریت پروژه و تیم اجرایی پروژه در انجام وظایف و مسئولیت‌های خود اهمیت زیادی دارد.
تحقق اهداف چنین سازمان‌هایی و سوددهی و تداوم حیات اقتصادی آنها با این فرآیندهای گره خورده است. اما بکارگیری فرآیندهای مدیریت پروژه و پیادهسازی آنها در سازمان با توجه به تعدد فرآیندها و با توجه به نیاز سازمان و سطح پیچیدگی روال‌های اجرایی، خود نوعی هنر انتخاب استراتژیک است.
اهداف و وظایف اصلی واحد مدیریت پروژه
اهداف و وظایف واحدهای مدیریت پروژه بسته به حجم پروژه‌ها گستردگی آنها و نوع صنعت در کسب‌وکارهای مختلف، یکسان نیست. اما اهداف کلی زیر را می‌توان فارغ جنبه‌های تخصصی ویژه هر شرکت برای این واحد درنظر گرفت:
- فرآیندهای مدیریت پروژه را بر اساس ظرفیت و محدوده پروژه‌هایی که مدیریت می‌کند انتخاب کند.
- اطمینان حاصل کند تمام فرآیندهای طراحی شده به درستی انجام می‌شوند.
- در جریان توسعه سازمان و با توجه به بلوغ دفتر مدیریت پروژه و کارکنان سازمان، فرآیندها را بهبود و ارتقا دهد.
در راستای تحقق اهداف کلی بالا برخی فرآیندهایی که در واحد مدیریت پروژه سازمان‌ها با امکانات نرم‌افزار مدیریت پروژه قابل پیادهسازی است به شرح زیر هستند:
فرآیند مدیریت ریسک در واحد مدیریت پروژه
فرآیند مدیریت ریسک جنبه‌ای از فعالیت سازمان است که اهمیت کاربرد BPMS دیدگاه در واحد مدیریت پروژه به خوبی آشکار می‌شود. در صورتی که دفتر مدیریت پروژه هر سازمان بتواند فرآیندهای متناسب با نیاز سازمان در حوزه مدیریت ریسک پروژه را تعریف و پیادهسازی کند، ضریب موفقیت پروژه‌های سازمان افزایش قابل ملاحظه‌ای خواهد داشت.
با استفاده از سیستم BPMS دیدگاه دفتر مدیریت پروژه قادر خواهد بود، فرآیندهایی را بر اساس استاندارد BPM و همچنین نیاز سازمان و پروژه‌ها تعریف کرده و در مدیریت ریسک از آن استفاده کند. این فرآیندها گستره‌ای از شناسایی فرآیندها، ارزیابی کیفیت ریسک‌ها و تحلیل آنها، شناسایی تاثیر آنها و درنهایت تعریف طرح پاسخگویی به ریسک‌ها را شامل می‌شود.
همچنین با استفاده از پیادهسازی فرآیندهای مرتبط با مدیریت ریسک توسط BPMS دیدگاه، دفتر مدیریت پروژه قادر خواهد بود ریسک‌های هر پروژه را مانیتور و در صورت نیاز فعالیت‌های لازم برای کاهش تاثیر آنها یا از بین بردن آنها را تعریف کند.
فرآیند مدیریت ارتباطات
ضریب موفقیت پروژه ارتباط مستقیمی با اثربخشی طرح مدیریت ارتباطات پروژه دارد. تیم مدیریت پروژه نحوه این ارتباطات را مطابق شرایط ویزه پروژه‌های صنعت و کسب‌وکار تعریف می‌کند.
علاوه بر تعریف طرح ارتباطات مدیریت پروژه، عملیاتی‌سازی و پیادهسازی فرآیندهای مرتبط با اطلاع‌رسانی پروژه نیز بسیار با اهمیت است و در صورت تحقق درست آنها احتمال موفقیت پروژه افزایش خواهد یافت.
با استفاده از BPMS دیدگاه، دفتر مدیریت پروژه هر سازمان قادر خواهد بود فرآیندهای تعریف شده در طرح مدیریت ارتباطات را پیادهسازی کند تا بر اساس آن اطمینان حاصل شود، اطلاعات درست در زمان درست به افراد درست و با قالب و فرمت مناسب، ارسال خواهد شد.
همچنین با استفاده از پیادهسازی فرآیندهای مدیریت ارتباطات پروژه در BPMS دیدگاه، دفتر مدیریت پروژه می‌تواند اطمینان حاصل کند که همه‌ی ذینفعان پروژه اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت و در صورت نیاز تایید کرده‌اند.
از نقاط موثر در پیادهسازی فرآیندهای ارتباطات پروژه امکان تصحیح و بهبود آنها و تغییر آنها در طول اجرای پروژه بر اساس نیازهای پروژه مورد نیاز است.
پیادهسازی این فرآیندها در BPMS دیدگاه به دفتر مدیریت پروژه این امکان را می‌دهد تا در هر زمان پس از دریافت تاییدیه‌های لازم طرح مدیریت ارتباطات را تغییر داده و فرآیندهای جدید را جایگزین کند.
دیگر فرآیندهای واحد مدیریت پروژه
- مدیریت تغییرات پروژه
- مدیریت ذینفعان پروژه
- مدیریت تدارکات پروژه