نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) چه راه‌حل‌هایی را پیشنهاد می‌کند؟

BPMS نرم‌افزاری برای اتوماتیک کردن و مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان است. پیاده‌سازی این نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) باعث تسریع و ساده‌سازی فرآیندهای اداری و سازمانی و حذف مراحل سخت و پیچیده می‌شود و با محیط گرافیکی خود به مدیران سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا فعالیت‌ها و فرآیندهای کاری را متناسب با اهداف خود طراحی کنند.

یک نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) با فراهم آوردن بستری برای مدل‌سازی، مدیریت، بهینه‌سازی و تنظیم سریع فرآیندهای جاری سازمان، تکنولوژی را وارد BPM می‌کند. این راه‌حل‌های تکنولوژی، مجموعه ابزاری برای حل چندین مسئله مرتبط با فرآیند از طریق اتوماسیون و همکاری هستند.

هنگام بررسی گزینه‌های مختلف BPMS در بازار، درک ویژگی‌های مختلف این ابزارها مهم است تا اطمینان حاصل کنید که ابزار مناسبی را برای کسب‌وکار خود انتخاب کرده‌اید. یک BPMS هوشمند درواقع از منظر عملیاتی و واقع‌بینانه به بهینه‌سازی فرآیندها نگریسته و برای بهبود مجموعه‌ای از فرآیندهای بهینه شده سازمان تلاش می‌کند.

انتخاب یک نرم‌افزار مناسب و خوب برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یکی از مهم‌ترین تصمیماتی است که تمامی سازمان‌ها باید اتخاذ کنند تا بتوانند فرآیندهای خود را بر اساس وظایف نیروی انسانی و سیستمی خود ترتیب دهند. اطمینان یابید که پلتفرمی را انتخاب کرده‌اید که با نیازمندی‌های شما همخوانی دارد.

اجزای اصلی هر BPMS شامل موارد زیر است:

• مخزن فرآیند

  BPMS یک مکان مرکزی برای ذخیره، دسته‌بندی، دسترسی به فرآیندها، فرآیندهای فرعی و مصنوعات مربوطه (به عنوان مثال خدمات، داشبوردها، کنترل‌ها و ابزارک‌ها) فراهم می‌کند. تمام فرآیندهای موجود در مخزن توسط یک نمودار فرآیند که فعالیت‌های سیستم و انسان را نشان می‌دهد، تعریف می‌شوند.

• موتور گردش کار

  این نرم‌افزار با برقراری ارتباط داده‌ها در میان فعالیت‌ها، وظایف را به کارکنان در فرآیندهای مختلف اختصاص می‌دهد. به طور کلی، یک موتور گردش کار می‌تواند هر توالی از مراحل یا فعالیت‌ها را بر اساس جریان فرآیند و قوانین مسیریابی مرتبط اجرا کند.

• ادغام سیستم

  داده‌های سایر سیستم‌های محاسباتی، برنامه‌های نرم‌افزاری و پایگاه‌های داده را به فرآیندها پیوند یا ادغام می‌کند.

• معیارهای فرآیند

  داده‌های عملکرد پردازش مانند زمان چرخه منابع، زمان صف کارها، فرآیندهای عقب افتاده و … را جمع‌آوری می‌کند و مؤلفه‌های اصلی گزارش مربوطه به این داده‌ها را ارائه می‌دهد.

راه‌حل BPM به طور معمول مؤلفه‌ای از یک فرآیند برای استفاده‌ی کاربر نهایی است. با توجه به این که این راه‌حل‌ها برای ارتباط متقابل کارمندان با یکدیگر در نظر گرفته شده‌اند، BPMS به منظور اطمینان از ارتباط موثر کارکنان این لایه را نیز اضافه می‌کند.

اجزای معمولی این لایه شامل موارد زیر است:

• رابط‌های انسانی (پورتال کاربر نهایی)

  فضای “فرآیند محور” را ارائه می‌دهد که در آن تعامل بین کاربران، داده‌ها و سیستم‌های پردازش رخ می‌دهد. به طور معمول، BPMS فقط یک رابط کاربردی اساسی “فرآیند محور” فراهم کرده است، اما رابط‌های کاربر قوی‌تر می‌شوند، زیرا فروشندگان در حال گسترش راه‌حل‌های خود فراتر از موتور گردش کار back_end هستند و توجه خود را به تجربه کاربر نهایی معطوف می‌کنند.

• دسترسی به تلفن همراه

  از طریق HTML5 یا سایر قابلیت‌های توسعه و انتشار برنامه‌های تلفن همراه، تجربه کاربر نهایی را به دستگاه‌های تلفن همراه گسترش می‌دهد. بیشتر گزینه‌هایBPMS امکان دسترسی به پورتال کاربر نهایی را از طریق مرورگر تلفن همراه (به عنوان مثال safari) فراهم می‌کند.

• همکاری

  از طریق به اشتراک‌ گذاری وظایف، ادغام ایمیل، پیام‌رسانی فوری، اشتراک صفحه و سایر روندهای نوظهور (مانند توییتر)، ارتباطات تیمی مؤثرتر و حل مشکلات را امکان‌پذیر می‌کند.

اجزای اضافی BPMS که اغلب برای تمایز راه حل‌ها استفاده می‌شوند عبارتند از :

• مدل‌سازی فرآیند

  ویژگی‌‌های اصلی، رفتارهای فرآیند و فعالیت‌های آن را ضبط می‌کند که برای این کار اغلب از مدل‌سازی فرآیند کسب‌و‌کار (BPMN) استفاده می‌کند.

• موتور تجزیه و تحلیل و گزارشگیری (مدیریت داده‌های کسب‌وکار)

  داده‌های کسب‌وکار را در گزارش‌ها و دشبورهای تعریف شده خلاصه می‌کند یا این داده‌ها را برای توسعه گزارش موقت در دسترس قرار می‌دهد. بسیاری از راه‌حل‌ها که قابلیت تجزیه و تحلیل و گزارشگیری کاملی را ارائه نمی‌کنند اطمینان می‌دهند که سایر ابزارهای گزارشگیری می‌توانند به راحتی به این داده‌ها دسترسی پیدا کنند.

  

• قوانین کسب‌وکار

  یک رویکرد برای تعریف قوانین فراهم می‌کند تا این قوانین در فرآیندهای کسب‌وکار استفاده شوند. به عنوان مثال قوانین پذیره‌نویسی، قیمت‌گذاری کالا، هزینه‌گذاری و ….

• شبیه‌سازی و بهینه‌سازی

  تأثیرات شرایط و جایگزین در یک فرآیند را نشان می‌دهد یا عملکرد یک فرآیند فعال را تجزیه و تحلیل می‌کند.

• پایش رویداد

  فرآیندها و داده‌ها را برای ایجاد رویدادهای مناسب تجزیه و تحلیل می‌کند.

در نهایت نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) قابلیت‌های مختلفی را ارائه می‌دهد که سازمان‌ها می‌توانند برای رفع نیازهای مختلفی که شامل چندین فرآیند حوزه کسب‌و‌کار است، استفاده کنند. یک سازمان هنگام انتخاب BPMS باید در شناسایی مهم‌ترین ویژگی‌‌های همسو با نیازهای خاص کسب‌وکار خود کوشا باشد.