تفاوت بین BPMS و نرم‌افزار سفارشی

ساخت نرم‌افزار سفارشی به معنای طراحی و تولید نرم‌افزار برای یک شرکت، سازمان و یا کاربر خاص مطابق با نیازها و انتظارات او است. درواقع نرم‌افزار سفارشی بنا به درخواست سازمان تهیه می‌شود و از این رو سازمان اطمینان دارد که روال سازمانی آن‌ها به طور ویژه طراحی شده است.

سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS)

سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) به عنوان یک دسته از نرم‌افزارها بسیار گسترش یافته است زیرا درواقع یک رویکرد همه‌گیر است که شامل طیف گسترده‌ای از مکانیزاسیون کارهای معمولی تا تعاملات پیچیده است. معمولاً بین سطح مکانیزاسیون یک فرآیند یعنی درصد فعالیت‌هایی از یک فرآیند که توسط BPMS انجام می‌شود با نیرومندی BPMSها استفاده می‌شود یک ارتباط مستقیم وجود دارد.

استفاده از نرم‌افزار مناسب با توجه به نیازهای سازمان

یک چالش که دپارتمان‌های فناوری اطلاعات همیشه با آن دست به گریبان هستند این است که برای رفع یک نیاز آیا یک برنامه کاربردی آماده خریداری کنند یا برای تولید یک نرم‌افزار سفارشی، اقدام کنند. هزینه‌های تولید یک نرم‌افزار سفارشی زیاد است اما حتی وقتی سازمان تصمیم می‌گیرید که نرم‌افزار آماده خریداری کند باز هم نیاز به سفارشی‌سازی احساس می‌شود.

هر چقدر یک فرآیند که برای آن نیاز به نرم‌افزار است متداول‌تر باشند، یک برنامه آماده مناسب‌تر است، به عنوان مثال، بسیاری از برنامه‌های ERP شامل ابزارها و چارچوب‌هایی برای اتوماسیون طیف گسترده‌ای از فرآیندهای کسب‌وکار، هستند. در مقابل اگر فرآیند مورد نظر خاص سازمان باشد احتمالاً سیستم‌های آماده به کار دپارتمان فناوری اطلاعات نمی‌‌آید اما از سوی دیگر تولید یک نرم‌افزار سفارشی هم هزینه‌های خود را دارد که معمولاً قابل توجه است.

BPMS در مقابل سفارشی‌سازی

هنوز دلایل بسیاری وجود دارد که سازمان‌ها برای شخصی‌سازی فرآیندهای خود برای دستیابی به مزیت رقابتی اصرار کنند. این اصرار حتی در فرآیندهای عمومی هم وجود دارد. این همان جایی است که BPMS در مقابل تولید یک نرم‌افزار قرار می‌گیرد. جایی که هم می‌شود هزینه‌ها را مدیریت کرد و هم از مزیت‌های سفارشی‌سازی استفاده کرد.

علاوه بر هزینه، زمان تحویل نرم‌افزارهای سفارشی آن‌قدر طولانی است که صاحبان کسب و کار و مدیران دپارتمان فناوری اطلاعات را نگران کند. این موضوع نیز باعث اهمیت BPMS می‌شود زیرا در زمان کوتاه می‌توان اولین خروجی مورد نیاز سازمان را ارائه کرد.

هر سازمان بالغی بسته به تعداد و عمق فرآیندهای کاری جاری‌اش از یک یا چند نرم‌افزار سازمانی استفاده می‌کند که ممکن است با هم در ارتباط باشند یا نباشند و البته امروز با توجه به رویکرد یکپارچگی در سازمان‌ها، ترجیح این است که زیرسیستم‌های مورد استفاده در یک سازمان به صورت یکپارچه با هم در ارتباط باشند. در زمان استفاده از نرم‌افزارهای سفارشی این یکپارچکی یک دغدغه بزرگ برای واحدهای فناوری اطلاعات است. هماهنگی بین تولیدکننده نرم‌افزار سفارشی و ارائه‌کننده دیگر سیستم‌ها کار آسانی نیست. اما زمانی که از BPMS استفاده می‌کنید، 50 درصد مشکل حل شده است. زیرا BPMS قابلیت یکپارچه شدن با سامانه‌های دیگر را در خود دارد.

استفاده از نرم‌افزار BPMS

خبر خوب این است که هزینه سفارشی‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به لطف گسترش محیط‌های توسعه برنامه‌های کم‌کد شروع به کاهش می‌کند. ایده اصلی تهیه محیط توسعه‌ای است تا برای کسی که در این مشاغل کار می‌کند، به اندازه کافی راحت باشد و نیاز به تخصص یک توسعه‌دهنده حرفه‌ای نباشد. در برخی موارد، این ابزارهای توسعه با پلتفرم BPM همراه هستند. بنابراین سازمان‌ها ترجیح می‌دهند ابزارهای توسعه مانند BPMS را که می‌تواند به‌طور گسترده توسط کارکنان استفاده شود، در سازمان خود پیاده‌سازی کنند.

به‌طور کلی استفاده از BPMS در سازمان‌ها رو به افزایش است. این سیستم شامل ابزاری با تمرکز بر بهبود فرآیند، اتوماسیون، مدیریت محتوا و اسناد، یکپارچگی، نظارت بر فرآیندهای سازمانی است. همچنین نرم‌افزار BPMS شامل کلیه خدمات فناوری اطلاعات مورد نیاز برای طرحی فرآیند کسب‌وکار است.

با توجه به همین ویژگی‌ها، BPMS در صنایع مختلفی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. از صنایع تولیدی گرفته تا بخش خدمات، خرده‌فروشی‌ها و سازمان‌های دولتی.

اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار

هر چه یک فرآیند کسب‌وکار ساختارمندتر باشد، اتوماسیون آن نیز ساده‌تر است. بیشتر موفقیت‌های اولیه‌ BPMS در طراحی گردش فرم‌های سازمانی بوده است. در این حالت سازمان‌ها فرم‌های اداری را که در واحدهای مختلف استفاده می‌شود، در BPMS طراحی و آن‌ها را با استفاده موتور چرخه‌کار بین اقدام‌کنندگان مختلف به چرخش می‌اندازند.

در گام بعد می‌توان از BPMS برای خودکارسازی برخی فعالیت‌ها و حذف اقدمات انسانی استفاده کرد. انجام محاسبات پیچیده و ارتباط با بانک‌های اطلاعاتی کاندیدهای خوبی برای این مرحله هستند.

با این وجود چالشی که در فرآیندها وجود دارد این است که استثناهای بیشتری در مورد قوانین فرآیند کسب‌وکار در حال اجرا وجود دارد. در مدیریت این استثناءها BPMS باید از مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM) نیز استفاده کند.

سازمان‌ها شروع به سرمایه‌گذاری در اشکال مختلف فناوری‌های هوش مصنوعی (AI) در قالب مثلاً اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) برای اتوماسیون فرآیندهای پیچیده‌تر می‌کنند. این موضوع هم می‌تواند به اتوماسیون بیشتر فرآیندها کمک کند.

هرچقدر فرآیند پیچیده‌تر باشد، اتوماتیک کردن آن چالش‌برانگیز است. مسئله‌ای که اکنون بسیاری از سازمان‌ها با آن روبه‌رو هستند این است که افزایش رقابت آن‌ها را مجبور می‌کند فرآیندهای بیشتری را نسبت به قبل به‌طور خودکار انجام دهند. مشتریان به‌طور فزاینده‌ای نیاز دارند که محصولات و خدمات را سریع‌تر از همیشه دریافت کنند. برآورده ساختن این خواسته‌ها، سازمان‌ها را ملزم می‌کند که همه چیز را از نحوه تعامل با مشتری گرفته تا زنجیره تأمین که برای تهیه کالا و خدمات به آن وابسته‌اند، به طور خودکار انجام دهند.