مزایای اصلی مدلسازی فرآیند کسب و کار

در سال‌های اخیر پیچیدگی کسب‌وکار به‌طور چشمگیری رشد کرده است. سازمان‌ها محصولات جدیدی را به بازار می‌آورند، به مناطق دوردست ارسال می‌کنند و با سرعتی سریع به توسعه منابع انسانی می‌پردازند. رهبران کسب‌وکار هوشمند با روی آوردن به استاد بزرگ بهره‌وری یعنی مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)، کنترل پیچیدگی روزافزون فرآیندهای داخلی را به دست می‌آورند. برای ایجاد چارچوبی قدرتمند در کسب‌وکار خود که جریان کار در سازمان شما را تسهیل کند، می‌توانید مدلسازی فرآیند کسب و کار را به کار بگیرید. تغییراتی که این ابزارها می‌توانند از نظر بهره‌وری و بهینه‌سازی فرآیندها ایجاد کنند، به کسب و کار شما کمک خواهند کرد. در این مطلب مزایای استفاده از این مجموعه ابزار قدرتمند را بررسی می‌کنیم.

مدلسازی فرآیند کسب و کار چیست؟

مدلسازی فرآیند کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهایی را که در شرکت جاری است، تجسم کنند. با استفاده از نمودار بصری یا نقشه راه، اعضای تیم می‌توانند کارهای پیچیده را با نمودار جریان، آیکون‌ها و علامت‌گذاری‌ها ساده کنند. عمل مدلسازی فرآیند کسب و کار همچنین به عنوان یک مترجم عمل می‌کند. با استفاده از یک زبان بصری مشترک، یک پل ارتباطی بین برنامه‌نویسان که این فناوری را اجرا می‌کنند و متخصصان غیر IT ایجاد می‌شود که به تنظیم عملکرد گردش کار کمک می‌کند.

مزایای استفاده از مدلسازی فرآیند کسب و کار در سازمان چیست؟

مدلسازی فرآیند کسب و کار، هر فرآیندی را در سازمان شما زیر ذره‌بین قرار می‌دهد. شما می‌توانید تصویری ساده و گویا از چگونگی انجام کار تیم خود داشته باشید. در این قسمت شش مزیت اضافه کردن مدل‌سازی فرآیندها به استراتژی مدیریت فرآیند شما ارائه می‌شود:

1. انجام کارهای کارمندان را ساده و استاندارد کنید.

   بدون شرح مختصری از نحوه حرکت فرآیندها در سازمان شما، شناسایی مراحل تکراری یا غیرضروری غیرممکن است. مدلسازی فرآیند کسب و کار به شما دید روشنی از هر کار مجزا می‌دهد، بنابراین می‌توانید کارهای اضافی را از بین ببرید. به علاوه، مدلسازی فرآیند نحوه تکمیل وظایف اعضای تیم را استاندارد می‌کند و سازمان شما می‌تواند هم نسبت به استانداردهای داخلی و هم نیازهای نظارتی خارجی پاسخگو باشد.

2. گلوگاه‌های سیستم را پیش‌بینی کنید.

   مدلسازی فرآیند کسب و کار می‌تواند پیش از ایجاد مشکل جدی، کمبودهای سیستم را نمایان کند. با استفاده از تصاویر مدلسازی فرآیند، می‌توانید تشخیص دهید که چه مراحلی می‌تواند سرعت شما را کم کند. به علاوه، شما می‌توانید دریابید که برای غلبه بر گلوگاه‌ها و مشکلات، به چه منابع اضافی نیاز دارید.

3. با استراتژی‌های اصلی بهتر هم‌سو شوید.

   با مدلسازی فرآیند کسب و کار، هرگز فرصت استفاده از یک ایده بزرگ کسب و کار را از دست نخواهید داد. در حالی که فرصت‌های رادیکال اغلب در یک لیست پر از یادداشت‌های جلسه از بین می‌روند، مدلسازی فرآیند به سازمان شما کمک می‌کند مراحل دقیق مورد نیاز برای دیدن یک برنامه عملیاتی را شناسایی کنید. مدیران می‌توانند به راحتی ببینند که چگونه روند بین همه بخش‌ها حرکت می‌کند و استراتژی تأیید شده را برای مدیریت بخش برنامه‌نویسی به IT تحویل می‌دهند.

4. میزان پاسخگویی را در سازمان خود افزایش دهید.

   بر اساس یک مطالعه، بیش از نیمی از شاغلان احساس عدم اشتغال به کار می‌کنند و برای انجام کار خود، حداقل‌ها را انجام می‌دهند. رهبران بهره‌وری از مدلسازی فرآیند کسب و کار برای کمک به افزایش پاسخگویی استفاده می‌کنند. زمانی که مشخص باشد که دقیقاً چه کسی مسئول هر مرحله در گردش کار است، کارمندان بیشتر درگیر می‌شوند.

   

5. زمان ارزشمند سازمان خود را به دست آورید.

   یک فرد شاغل متوسط هفته‌ای ۲۰ % از زمان خود را برای جست‌وجوی داده‌های داخلی یا ردیابی یک همکار مسئول برای یک کار خاص تلف می‌کند. این بدان معناست که به ازای هر پنج کارمند، هفته‌ای یک کارمند را به علت تعقیب اطلاعاتی از دست می‌دهید. با استفاده از مدلسازی فرآیند کسب و کار، می‌توانید این زمان ارزشمند سازمان را صرفه‌جویی کنید. زمانی که هر یک از اعضای تیم به‌طور دقیق بدانند که مسئول هر مرحله از این فرآیند چه کسی است در صورت بروز سؤال یا مسئله می‌دانند که بلافاصله باید به کجا مراجعه کنند.

6. گردش کار و سیستم‌های خود را در آینده تثبیت کنید.

   زمانی که یک کارمند از سازمان خارج می‌شود، معمولاً از نحوه انجام جنبه‌های مختلف مسئولیت شغلی خود آگاهی دارد. با استفاده از مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با ثبت نحوه عملکرد هر یک اعضای تیم و مکتوب کردن فرآیندهایی که در دست آن‌ها است، می‌توان مطمئن بود که با خارج شدن آن فرد از سازمان، آن فرآیندها و نحوه‌ی عملکرد آن‌ها از دچار اخلال نمی‌شوند.

مدل سازی فرآیند کسب و کار یکی از مؤلفه‌های اصلی استراتژی مدیریت فرآیند کسب و کار است. با در دست داشتن این نقشه راه فرآیند تصویری می‌توانید به مزایای مختلف همکاری و بهره‌وری دست پیدا کنید.