قدرت مدیریت فرآیندهای کسب و کار و نرم افزار BPMS دیدگاه
یکی از چالش‌های مهم هر کسب‌وکار این است که بتواند یک گروه از تکنولوژی‌های متفاوت و غیرهمگن را به شکل هماهنگ و یکپارچه در کنار یکدیگر به کار گیرد تا نیاز سازمان مرتفع گردد. رمز موفقیت مدیریت فرآیند کسب‌وکار بر مبنای ارزش، تمرکز آن بر ارزش سازمانی است و اگر در راه‌اندازی BPM به خروجی و اهداف سازمان توجه نشود، محکوم به شکست است.
اگرچه ثبت اسناد و مدارک در یک سازمان بسیار مهم است، اما نمودارها یا دستورالعمل‌ها به سازمان‌ها کمک نمی‌کند که کارآمدتر کار کند یا موانع غیر معمول و غیرمنتظره را پشت سر بگذارد. بنابراین مدیریت صحیح کسب‌وکار به مواردی بیشتر از برنامه‌ریزی و مستندسازی فرآیندهای سازمان که حتماً هم هستند، اشاره دارد که شامل اجرا، اندازه‌گیری و بهبود فرآیندها است.
اگر به برخی از آمارهای مدیریت فرآیند کسب و کار نگاهی بیندازید متوجه خواهید شد که چرا عملکرد سازمان بسیار مهم‌تر از اجرای همه نظام‌ها و پیچیدگی‌های مدیریت فرآیند کسب و کار است. متخصصین و مشاوران حوزه BPM باید از ابزارهایی استفاده کنند که می‌تواند مدیریت مؤثر فرآیند کسب‌وکار را نسبتاً ساده و دست‌یافتی کند. یکی از ابزارهای مناسب برای راه‌اندازی مدیریت فرآیند کسب‌وکار نرم افزار BPMS است که در حال حاضر خیلی از سازمان‌ها از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند.
چگونه مدیریت فرآیند کسب‌وکار از مشاغل مختلف محافظت می‌کند؟
برای درک بهتر از شکست‌ها و اشتباهات در مدیریت فرآیندها می‌توان آن را با شرایط رانندگی و رانندگان مقایسه کرد. رانندگان دارای گواهینامه، چگونگی عبور از تقاطع را می‌دانند و حتی با شرایط نقض قوانین و جریمه‌های مربوط به آن نیز آشنا هستند. اما با این وجود همچنان رانندگان با تجربه‌ای پیدا می‌کنید که مشمول جریمه‌های راهنمایی رانندگی می‌شوند. همان‌طور که در بعضی از سازمان‌ها، بسیاری فرآیندها به صورت دستی اجرا می‌شوند و این موارد هر روز و در هر سازمانی رخ می‌دهد.
همان‌طور که در یک تصادف فارغ از اینکه چه کسی مقصر است، همه افراد درگیر، هزینه و وقت خود را از دست می‌دهند، در خصوص فرآیندهای مدیریت و مکانیزه نشده هم همه ذینفعان دچار سختی و افت کیفیت و سرعت در اجرای کار می‌شوند. در نتیجه آن سازمان دچار آسیب می‌شود.
آمارهای کسب و کار
آمارها در حوزه مدیریت فرآیند کسب‌وکار حاصل از نظرسنجی، تصویری تلخ از وضعیت مستندسازی و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار ترسیم می‌کند:
- به‌طور کلی ۹۶% از کسب و کارها گزارش کرده‌اند، که حداقل برخی از فرآیندهای سازمان را مستند کرده‌اند، که البته برای اولین اقدام خوب است.
- ۱۱% پاسخ‌دهندگان اعلام کردند که هرگز فرآیند دیگری را مستند نمی‌کنند.
- تنها ۲% از شرکت‌های مورد بررسی اظهار داشتند که آن‌ها همیشه فرآیندهای سازمان را مستند می‌کنند.
- کمتر از ۹٪ از کسب‌وکارها اعلام کردند که همیشه پیشرفت فرآیندها، اطلاعات و داده‌های فرآیند را برای فرآیندها اصلی خود ثبت می‌کنند و تقریباً به همین میزان اعلام نمودند که برای فرآیندهاشان آموزش برای کارکنانشان برگزار می‌کنند.
این آمار به روشنی نشان می‌دهد که وضعیت مدیریت مداوم فرآیندها در سازمان‌ها چگونه است. شرکت‌ها و سازمان‌ها باید برای مدیریت فرآیند کسب‌وکار در مجموعه خود سرمایه‌گذاری کنند. نکته امیدوارکننده این است که آمارها نشان می‌دهد سازمان‌ها خواستار راه‌اندازی BPM و نرم‌افزار BPMS برای بهبود فرآیندهای خود هستند.
- ۴۲٪ از شرکت‌ها تمایل دارند که مشتریان خود را افزایش دهند.
- ۶۵٪ از سازمان‌ها علاقه‌مند به بهبود کارایی و چابکی در مجموعه خود هستند.
- ۳۷٪ از شرکت‌ها در حال تعریف پروژه‌های تغییر و بهبود فرآیند هستند.
علاوه بر این موارد، بسیاری از شرکت‌ها اعلام داشتند که بزرگ‌ترین مانع آن‌ها، متقاعد کردن مدیران ارشد سازمان برای اجرای پروژه BPM از مستندسازی تا بهبود فرآیندها، است. این گروه از شرکت‌ها اعتقاد دارند که در توجیه مدیرانشان موفق نبودند و مدیرانشان بیشتر دچار سردرگمی شده‌اند و نیاز به مشاوره BPM دارند.
باید توجه به اینکه توجه داشت که این موضوع بسیار در اجرای پروژهای مدیریت فرآیند بسیار کلیدی است. هر زمان که حمایت مدیریت شامل حال یک پروژه BPM شده است، ضریب موفقیت آن پروژه بسیار بیشتر شده است.
چگونه BPMS دیدگاه به بخشی بی‌نظیر از گردش کار کارآمد سازمان تبدیل می‌شود؟
سازمان‌ها پس از ترسیم فرآیندهای کسب‌وکار خود معمولاً متوجه این نکته می‌شوند که زنجیره‌های خلق‌کننده ارزش، اغلب توسط ساختارهای سازمانی و یا حتی سازمان‌های جداگانه قطع می‌شود. برای رفع این معضل، BPM رویکرد جدیدی را در معماری سازمان و مدیریت فراهم می‌کند.
BPM فرآیندها را هم‌راستا کرده و بستر مناسبی جهت ارتباط افراد ایجاد می‌کند و این امر بر نقش‌ها، شرح مشاغل و انگیزه‌های کارکنان اثرگذار خواهد بود. درواقع BPM بستری است که بهبود مستمر فرآیند از طریق آن می‌تواند اثربخشی خود را در سراسر سازمان توسعه دهد و بهترین نحوه استقرار فرآیند را در سازمان مشخص خواهد کرد.
نرم افزار BPMS دیدگاه
نرم افزار BPMS دیدگاه فقط اسناد را سازمان‌دهی، نگه‌داری و ردیابی نمی‌کند، بلکه امکان مدیریت و پایش فرآیندها و فعالیت‌ها را فراهم می‌کند. همچنین نرم‌افزار BPMS موجب خودکارسازی فعالیت‌ها و بهبود کیفیت روند اجرای کارها می‌شود.
دیگر شما با گم شدن اسنادی در پوشه SPAM ایمیل فرد مسئول مواجه نخواهید شد. در عوض، آن فرد یک یادآور دریافت می‌کند که نشان‌دهنده وجود یک وظیفه در کارتابل BPMS دیدگاه است. همچنین با داشتن محیطی کاری یکپارچه این قابلیت در اختیار کاربران BPMS قرار خواهد گرفت که فعالیت‌های مرتبط با فرآیندهای مختلف را سازمان‌دهی نمایند.
در همین حال، با استفاده از نرم‌افزار BPMS دیدگاه اطلاعات ارزشمند و فرآیندهای کسب‌وکار سازمان توسط مجوزهای امنیتی، مدیریت نسخ فرآیند و قابلیت بازیابی محافظت می‌شوند. همچنین می‌توانید BPMS را با دیگر نرم‌افزارهای سازمان خود یکپارچه نمایید تا انتقال اطلاعات بین سامانه‌های مختلف بدون وققه و بدون دخالت کاربران انجام شود.
همچنین تبدیل محل کار شما به یک دفتر بدون کاغذ و دسترسی از راه دور به کارمندان را آسان می‌کند، بنابراین آن‌ها می‌توانند حتی در پشت میز آشپزخانه منزل خود کار کنند.
BPMS دیدگاه معیارهایی را برای اندازه‌گیری هزینه فرآیندها و زمان اجرا (که در این صورت بهینه‌سازی بر اساس نتایج واقعی خواهد بود) فراهم می‌کند. که این معیارها یا KPIها نشان می‌دهد که یک سازمان چقدر به‌طور مؤثر در دستیابی به اهداف کلیدی کسب‌وکار موفق عمل کرده است.
همچنین این نرم‌افزار فرآیندهای در حال اجرا را کنترل می‌کند. BPMS با استفاده از ابزارهای نظارتی مانند دشبورد BAM، امکان پایش وضعیت فرآیندها را ممکن می‌سازد. درنتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرآیندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آن‌ها برای کارایی مطلوب می‌شود.
مقاله‌های مرتبط با مدیریت فرآیند کسب و کار:
هفت پرسشی که هر تحلیلگر کسب و کار در مورد مدلسازی BPMN می‌پرسد؟
نرم افزار BPMS چگونه به کاهش هزینه‌های سازمان کمک می‌کند؟
چرا آموزش مدل سازی فرآیند با استفاده از BPMN مهم است؟
نمودار RACI در مدیریت فرآیندهای کسب و کار
BPMS و اتوماسیون فرآیند های دیجیتال
درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه
هیچ دیدگاهی ارسال نشدهاست!
در بحث پیرامون این مطلب شرکت کنید!