کاربرد و نقش نرم افزار BPMS در منابع انسانی

واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان (HRM)، یکی از واحدهای بسیار مهم و کلیدی در کسب‌وکارها به شمار می‌رود. وظایف مختلفی همچون استخدام، آموزش نیروی انسانی، ارزیابی عملکرد کارکنان، مدیریت حقوق و دستمزد و… دارد و مدیریت این وظایف در شرکت‌های بزرگ، بسیار پیچیده است. کسب‌وکارها به منظور افزایش بهره‌وری واحد منابع انسانی و همین‌طور بهبود مدیریت کارکنان، از نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان استفاده می‌کنند. اما این نرم افزارها و سیستم‌ها، در عملکرد خود خلأهای گوناگونی دارند که این خلأها به کمک نرم افزار BPMS برطرف می‌شوند. در این نوشته به بررسی نقش BPMS در منابع انسانی می‌پردازیم.

کاربرد نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان چیست؟

نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، با هدف بالا بردن بهره‌وری واحد منابع انسانی و مدیریت بهتر کارکنان سازمان‌ها طراحی و ساخته شده‌اند و مورداستفاده قرار می‌گیرند. کسب‌وکارها به کمک نرم افزارهای منابع انسانی، می‌توانند بسیاری از فرایندهای مرتبط با مدیریت کارکنان و نیروی انسانی را الکترونیکی و تسهیل کنند.

نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان ابزارهای مختلفی دارند، که هر یک از آنها در زمینه خاصی از مدیریت کارکنان و منابع انسانی کاربرد دارند. بعضی از کاربردهای نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان عبارتند از:

• انتخاب و استخدام کارکنان
• آموزش کارکنان
• ارزیابی عملکرد کارکنان
• محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد
• مدیریت زمان حضور و غیاب کارکنان
• مدیریت روابط کاری درون سازمان
• و…

واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان به کمک نرم افزارهای تخصصی این حوزه، می‌تواند وظایف خود را انجام دهد و عملکرد سازمان را بهبود بخشد. با این حال لازم به ذکر است که فرایندهای گوناگونی در واحد منابع انسانی وجود دارند، که برای الکترونیکی کردن و خودکارسازی آنها باید از نرم افزار BPMS استفاده کرد.

نقش BPMS در منابع انسانی و مدیریت کارکنان

کاربرد و نقش BPMS در منابع انسانی و چگونگی مدیریت نیروی انسانی انکارناپذیر است. سیستم bpms یا مدیریت فرایندها، نرم افزاری تخصصی برای تعریف فرایندهای گوناگون و خودکارسازی آنها است. کسب‌وکارها با طراحی فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آنها در مسیر فرایندهای تعریف‌شده در bpms، می‌توانند فرایندهای گوناگونی را خودکار کنند.

می‌توان گفت نرم افزار مدیریت فرایند BPMS تنها می‌تواند فرایندهایی را طراحی و خودکارسازی کند که قابل پیش‌بینی هستند و تکرار می‌شوند. همچون دریافت و ثبت رزومه، درخواست مرخصی، درخواست اضافه‌کاری و… .

نرم افزار BPMS مکمل نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان است، نه جایگزینی برای آنها. سیستم مدیریت فرایندها کمک‌های بسیاری به نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی می‌کند. برخی از کاربردهای استفاده از نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی عبارتند از:

– دریافت رزومه و بررسی آن برای استخدام

به کمک BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی، می‌توانید فرم‌های گوناگونی را برای دریافت رزومه و یا وارد کردن رزومه در سامانه‌های اتوماسیون، طراحی و استفاده کنید. با این کار، افرادی که می‌خواهند در سازمان شما استخدام شوند، به سادگی رزومه خود را در قالب یک فرم ساختاریافته در سیستم شما به ثبت می‌رسانند.

به این شکل، واحد منابع انسانی شرکت شما، به سادگی قادر است گزارش‌هایی از مقایسه افراد متقاضی تهیه و آنها را با یکدیگر مقایسه کند، تا سرانجام بهترین افراد استخدام شوند.

– برگزاری آزمون‌های آنلاین برای آموزش کارکنان

همان‌طور که گفتیم، یکی از مسئولیت‌های واحد منابع انسانی، آموزش کارکنان و آماده‌سازی آنها برای فعالیت در سازمان است. به همین منظور، یکی دیگر از کاربردهای نرم افزار BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، امکان برگزاری آزمون آنلاین به کمک فرم‌های الکترونیکی است.

سازمان‌ها می‌توانند بعد از تکمیل طراحی روند فرایندها، فرم‌های اطلاعاتی را در قالب یک آزمون آنلاین (تستی یا تشریحی) طراحی کنند. در سامانه‌های اتوماسیون قرار دهند، تا افراد و کارکنان به سادگی به آنها دسترسی داشته باشند و دانش و اطلاعات خود را محک بزنند، تا سرانجام به طور کامل آموزش‌های لازم را دریافت کنند.

– نظارت بر عملکرد کارکنان و ارزیابی آن

به کمک سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت کارکنان و منابع انسانی، کسب‌وکارها می‌توانند به راحتی فرایند نظارت بر عملکرد کارکنان را آسان کنند. همین‌طور دقت فرایندهای ارزیابی را افزایش دهند.

از آنجایی که اطلاعات واردشده در فرم‌های الکترونیک به صورت ساختاریافته ذخیره می‌شوند، مدیران می‌توانند به سادگی و به کمک نرم افزارهای گزارش‌ساز، عملکرد هر یک از کارکنان یا واحد سازمانی را در قالب گزارش ارزیابی کنند.

– مدیریت قراردادها و حقوق کارکنان

مدیریت قراردادها و تعیین حقوق کارکنان، یکی دیگر از مسئولیت‌های واحد منابع انسانی در هر سازمانی است. سازمان‌ها به کمک BPMS، می‌توانند فرایندی را در سیستم منابع انسانی خود تعریف کنند که در آن، با وارد کردن مقادیر اطلاعاتی خاصی، حقوق کارکنان به طور خودکار محاسبه شود. بعد از طریق سامانه مکاتبات اداری، به واحدهای مربوطه ارسال شود. این مسئله باعث افزایش سرعت و تسهیل فرایند عقد قرارداد و تعیین حقوق کارکنان می‌شود.

– مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان

با استفاده از سیستم BPMS و تعریف فرایندها و جریان کار در کنار نرم افزارهای منابع انسانی، سازمان‌ها می‌توانند به صورت الکترونیکی، حضور و غیاب کارکنان در سازمان را مدیریت کنند. برای مثال به کمک BPMS می‌توان فرایندی را تعریف کرد که در آن به صورت روزانه، فهرست کسانی که در شرکت حضور دارند و یا غیبت دارند را تهیه کرد و بعد از آن در محاسبه حقوق و یا نظارت بر عملکرد کارکنان استفاده کرد.

– ثبت و مدیریت درخواست‌های کارمندان

واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان علاوه بر مدیریت کارکنان و نیروی انسانی سازمان، موظف است به درخواست‌های کارکنان هم رسیدگی کند، بسیاری از درخواست‌ها همچون درخواست مرخصی، درخواست افزایش حقوق، درخواست تغییر سمت شغلی و… باید در واحد منابع انسانی ثبت، بررسی و تأیید یا رد شوند.

کسب‌وکارها می‌توانند با استفاده از BPMS، درخواست‌های کارکنان خود را در قالب فرم‌های اطلاعاتی به ثبت برسانند و در سامانه اتوماسیون به جریان بیندازند و در اختیار واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان قرار دهند، کارمندان هم می‌توانند به صورت لحظه‌ای وضعیت درخواست‌های خود را پیگیری کنند.

واحد منابع انسانی هم می‌تواند به صورت الکترونیکی، درخواست‌های کارکنان را بررسی کند. بعد از تأیید یا رد درخواست کارکنان، آن را مجدداً در جریان کار بگذارد. این مسئله باعث افزایش سرعت رسیدگی به درخواست‌ها و همین‌طور افزایش شفافیت فرایندها می‌شود.

مزایای استفاده از BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان

همان‌طور که گفتیم نقش BPMS در منابع انسانی بسیار مهم و کلیدی است. سیستم BPMS کاربردهای گوناگونی در نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان دارد. به همین دلیل، استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی، مزایای گوناگونی برای سازمان‌ها دارد. تأثیرات مثبتی بر روی فرایندهای مرتبط با واحد منابع انسانی می‌گذارد. برخی از مزایای استفاده از BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی عبارتند از:

– بهبود کیفیت و افزایش سرعت فرایندها

سازمان‌ها با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توانند بسیاری از فرایندهای مرتبط با واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان را به صورت الکترونیکی طراحی و تعریف کنند. همچنین می‌توانند از فرم‌های الکترونیکی برای ثبت درخواست‌ها و ذخیره‌سازی اطلاعات به صورت ساختاریافته استفاده کنند، که این موارد باعث بهبود کیفیت فرایندها و افزایش سرعت رسیدگی به آنها می‌شود.

– کاهش هزینه‌های جاری سازمان

با الکترونیکی و خودکار شدن بسیاری از فرایندها و افزایش سرعت آنها، بسیاری از هزینه‌های سازمان همچون خرید کاغذ برای چاپ گزارش‌ها یا درخواست‌ها کاهش پیدا می‌کند. از سوی دیگر افزایش سرعت فرایندها و غیرحضوری شدن ثبت درخواست‌ها و پیگیری آنها هم از عوامل مؤثر در کاهش هزینه‌های جاری سازمان‌ها به کمک سامانه BPMS هستند.

– افزایش شفافیت روند فرایندها

به کمک سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی، کارمندان می‌توانند مراحل گوناگون هر یک از فرایندهای تعریف‌شده را مشاهده کنند و سیر ارجاعات را پیگیری کنند. این مسئله باعث افزایش شفافیت در سازمان‌ها می‌شود.

– ایجاد یکپارچگی در بین سامانه‌های مختلف

نرم افزارهای منابع انسانی و سیستم‌های اتوماسیون مرتبط با آن، در عملکرد خود خلأهایی دارند، که این خلأها به کمک سیستم BPMS برطرف می‌شوند. در همین راستا، یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان است.

نرم افزار BPMS چارگون، رمز موفقیت در مدیریت نیروی انسانی

سیستم BPMS چارگون، متناسب با نیازهای کسب‌وکارهای ایرانی، بهینه‌سازی شده است. با استفاده از نرم افزار BPMS چارگون در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارمندان، می‌توانید به سادگی طیف گسترده‌ای از فرایندها را در سیستم‌های اتوماسیون خود تعریف کنید. انواع گوناگونی از فرم‌های الکترونیکی را طراحی و در مراحل گوناگون فرایندها، استفاده کنید.

بعضی از ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت فرانیدهای کسب و کار BPMS چارگون عبارت است از:

• طراحی و مدل‌سازی بر مبنای استاندارد BPMN2
• محیط کاملاً گرافیکی برای طراحی فرایندها
• امکان طراحی فرم‌های الکترونیکی به کمک Drag&Drop
• امکان تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها
• دسته‌بندی فرایندهای مختلف
• امکان تعریف زیرفرایند
• تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها
• امکان استفاده از چارت سازمانی و تعیین سطح دسترسی کاربران به فرایندها
• قابلیت پشتیبانی از JavaScript برای برنامه‌نویسی‌های پیشرفته
• قابلیت Import و Export کردن فرایندها
• قابلیت اتصال به سامانه گزارش‌ساز برای ساخت گزارش‌های تخصصی و کاربردی

سخن پایانی

استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، به بهبود و بهینه‌سازی فرایندها، افزایش بهره‌وری سازمان، کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت فرایندها و افزایش سرعت روند رسیدگی به درخواست‌های می‌شود. به همین علت استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، یک راهکار جامع و کامل برای بهبود فرایندهای سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها محسوب می‌شود.