مدلسازی فرآیندهای کسب و کار چیست و چگونه بیشترین بهره را از آن ببریم؟

فهم کسب و کار خود و این که چه عملیاتی در آن اتفاق می‌افتد بسیار مهم است. اگر می‌خواهید در این زمینه بهبود یابید ممکن است به مدلسازی فرآیندهای کسب و کار علاقه داشته باشید. ابزارهای مدلسازی فرایندهای کسب و کار  ابزارهایی عالی هستند که به شما مخصوصاً در زمان شروع کسب و کار می‌توانند کمک کنند.

مدلسازی فرآیند

مدلسازی فرایندهای کسب و کار نسبتاً مفهوم جدیدی است. تغییراتی که این ابزارها می‌توانند از نظر بهره‌وری و بهینگی کسب و کار ایجاد کنند، بسیار به کسب و کار شما کمک خواهند کرد. با مطالعه این مقاله در مورد این که این ابزارها چگونه به شما می‌توانند کمک کنند نتیجه‌گیری کنید.

درک مدلسازی فرآیندهای کسب و کار

مدلسازی فرایندهای کسب و کار ابزاری است که در مدیریت کیفیت مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدل‌های فرایندی وضعیت فعلی فرایندهای سازمان را به صورت ساده و رسمی نشان می‌دهند. این کار از این جهت که به شما نشان می‌دهد چگونه می‌توان فرایندها را بهبود بخشید، مفید است.

همچنین از مدلسازی فرایندهای کسب و کار برای ترسیم قدم‌های مختلف یک فرایند استفاده می‌شود. معمولاً مدل‌های فرایندی روی دو بُعد زمانی تمرکز می‌کنند، زمان حال بدون ایجاد تغییر و زمان آینده. در آینده تمامی تغییرات و بهبودها انجام شده‌اند.

در این فرایند ترسیم است که از ابزارهای مدلسازی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود. می‌توان از آن‌ها برای ارائه گرافیکی فرایندهای مختلف جهت نشان دادن بهبودهای خاص یا نقاط ضعف موجود استفاده کرد.

می‌توان مدلسازی فرایندهای کسب و کار را به عنوان یک فرایند تحلیلی برای ترسیم نحوه تکامل یک سازمان در نظر گرفت. بنابراین ابزاری مناسب برای مدیریت کسب و کار است.

دلایل استفاده از مدلسازی فرآیندهای کسب و کار چیست؟

مدلسازی فرایندهای کسب و کار به شرکت‌ها کمک می کند که فرایندهای خود را مستند‌سازی کنند. این کار آن‌ها را قادر می‌سازد که به سرعت جریان کارهای خود را تحلیل کنند. در بلندمدت، این کار به این معنی است که یک شرکت می‌تواند خود را با تغییر تطبیق دهد و با دقت و اثربخشی بهبود مداوم داشته باشد.

مدل‌های فرایندی کسب و کار بسیاری وجود دارند. پایه‌ای‌ترین مدل با استفاده از درون‌نگری در خود کسب و کار ایجاد می‌شود. از این طریق اتفاقی که می‌افتد این است که متوجه می‌شوید فرایند چگونه عمل می‌کند. در اینجا اطلاعات مفیدی که باید بدانید را ارائه می‌کنیم:

• مدلسازی فرایندهای کسب و کار به کل تیم شما کمک می‌کند که چگونگی اجرای فرایند را درک کنند.
• مستندسازی می‌تواند هم با استفاده از کلمات و هم با استفاده از اشکال انجام شود. این رویکرد به ارائه شفاف‌تر فرایندها کمک می‌کند.
• به ارتباط کمک می‌کند زیرا زمانی که یک شرکت در حال تغییر است جریان کلی فرایندها را می‌توان همچنان با استفاده از یک مدل فرایندی حفظ کرد.
• دانستن چگونگی رفتار فرایندها مهم است زیرا می‌توانید هم‌جهت بودن آن‌ها با استراتژی‌های سازمانی را بررسی کنید.
• سازمان‌هایی که خوب کار می‌کنند بر فرایندهای استاندارد تکیه می‌کنند. این سازمان‌ها باید فرایندها را ترسیم کنند تا تمامی مراحل عملیات را ببینند و تمام آن‌ها را با یکدیگر هماهنگ کنند.
• مدلسازی فرایندهای کسب و کار به کاهش تمامی انواع ناکارآمدی‌ها کمک می‌کند. این اتفاق به دلیل تخصیص بهتر منابع و آگاه شدن ذینفعان به نقش خود در فرایند می‌افتد.

توصیه‌هایی برای ایجاد مدل‌های فرایندی کسب و کار

داشتن یک مدل فرایندی کسب و کار یک استراتژی قدرتمند است، مخصوصاً برای درک عملیات کسب و کار. اگر واقعاً قصد دارید از مدل فرایندی خود بیشترین بهره را ببرید به این نکات توجه کنید:

• اهدافی که قصد رسیدن به آن‌ها را با استفاده از مدل فرایندی خود دارید به وضوح روشن کنید. با سؤال‌هایی در ارتباط با دلایل و اهداف شروع کنید. با این رویکرد مشخص می‌شود که در مدل خود به چه جزئیاتی نیاز دارید.
• تمامی مراحل هر فرایند را شرح دهید. معمولاً افراد تصور می‌کنند که درک یک دیاگرام ساده از فهم یک دیاگرام پیچیده آسان‌تر است. در نگاه اول ممکن است این طور به نظر برسد اما اگر جزئیاتی خاص در مدل فرایند وجود نداشته باشند ممکن است تحلیل‌گر کسب و کار سردرگم شود که در نتیجه اشتباهاتی در تحلیل فرایندها رخ خواهد داد.
• ساده نگه داشتن مدل‌های فرایند کسب و کار بهترین گزینه است. با استفاده از سطوح مختلف فرایندها می‌توان با توجه به سلسله مراتب مشخص شده برای فرایندها مدل‌ها را ساده نگه داشت.

تکنیک‌های مدلسازی فرآیندهای کسب و کار

– زبان استاندارد مدلسازی فرایندهای کسب و کار (BPMN)

BPMN مجموعه‌ای از نمادها است که با استفاده از آن‌ها می‌توان فعالیت‌ها یا جریان‌های کار را نشان داد. این نماد‌ها به شما اجازه می‌دهند که نمادهای خاص خود را ایجاد کنید اما پیشنهاد ما این است که از نمادهای استاندارد استفاده کنید. با استفاده از نمادهای استاندارد ارتباط با تحلیلگران خارج از سازمان آسان‌تر خواهد شد که خود منجر به صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

BPMN 2.0 معمولاً توسط تحلیلگران فرایند و همچنین شرکت‌هایی که ابزارهای مدلسازی فرایند را تولید می‌کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد. این فرایند به دلیل این که اشکال هندسی و خطوط مورد استفاده قرار می‌گیرد بسیار آسان است. نقش آن‌ها نشان دادن جریان فرایندها است. بنابراین مشاوری که بر روی مدلسازی فرایندهای کسب و کار تمرکز دارد باید با BPMN 2.0 آشنایی کامل داشته باشد.

– زبان جهانی فرایند (universal process notation)

با وجود مزایای زیاد زبان‌های مدلسازی مثل BPMN، برای بسیاری از سازمان‌ها استفاده از آن‌ها می‌تواند پیچیده باشد.

زبان جهانی مدلسازی یک جعبه ساده دارد که نشان‌دهنده فعالیت‌هایی است که باید انجام شوند. این جعبه جزئیاتی که باید اتفاق بیفتند را نشان می‌دهد. معمولاً علاوه بر حوزه مدیریت، از UPN در IT برای طراحی فرایند‌ها استفاده می‌شود.

این زبان معمولاً برای طراحی فرایندها به صورت سریع و آسان استفاده می‌شود. به صورت کلی این زبان بر روی مواردی از جمله این که چه چیزی در حال وقوع است، چرا در حال وقوع است و چه کسانی دخیل هستند و چگونگی عملکرد تمرکز می‌کند.

– دیاگرام‌های UML

ابزار مدلسازی مناسب دیگر UML است. UML یک زبان مدلسازی است که برای به تصویر کشیدن و مستندسازی سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف استفاده می‌شود. بسیاری از افراد نیز از آن برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار استفاده می‌کنند.

این زبان ویژگی‌هایی دارد که می‌توان از آن‌ها برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار استفاده کرد. تنها مشکلی که وجود دارد این است که تنها 14 نوع دیاگرام UML وجود دارد. مطمئناً این موضوع باعث محدود شدن کارایی این زبان می‌شود و درک دیاگرام‌های آن را نسبت به دیاگرام‌های BPMN دشوارتر می‌کند.

– فلوچارت‌ها

فلوچارت‌ها مانند UML استاندارد نیستند اما آزادی عمل و خلاقیت بیشتری را برای به تصویر کشیدن فرایندها در اختیار افراد می‌گذارند. همچنین ابزاری مناسب برای شرح فرایندهای پیچیده به صورت ساده و اثربخش هستند.

این فناوری می‌تواند مراحل فرایند و همچنین کل جریان فرایند را از درون‌دادها تا برون‌داد‌ها نمایش دهد. درواقع فلوچارت یک چهارچوب پایه‌ای برای BPMN است.

شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار Lucid Chart دیاگرام خود را برای ایجاد یک مدل فرایند ایجاد کنید. این نرم افزار کتابخانه‌های بسیاری برای استفاده دارد. همچنین می‌توان از قابلیات drag and drop نرم‌افزار استفاده کنید.

– دیاگرام‌های جریان داده Yourdon (DFD)

دیاگرام‌های جریان داده (DFD) که در دهه 1960 توسط یوردان ایجاد شده نشان‌دهنده چگونگی حرکت داده از یک مکان به مکان دیگر است. DFD از این جهت به فرایندها مرتبط است که نشان می‌دهد چگونه تمامی جریان‌ها با یکدیگر ارتباط دارند. این عمل با استفاده از پایگاه‌های داده انجام می‌شود.

بیشتر مواقع از آن‌ها برای مستندسازی استفاده می‌شود. همچنین DFD یک روش برای سازماندهی داده‌های خام است. می‌توان آن‌ها را پایه تحلیل ساختاریافته دانست.

– گانت چارت

انتخاب دیگری که برای مدلسازی فرایندها داریم گانت چارت است. گانت چارت می‌تواند برای نمایش کل فرایند مفید باشد. در مقایسه با ابزارهای دیگر به دلیل این که گانت چارت می‌تواند زمان پایان یافتن یک پروژه را نشان دهد مفید است.

اگرچه می‌توان از گانت چارت برای نشان دادن یک فرایند به صورت گرافیکی بهره برد اما مزیت اصلی آن قابلیت نمایش بازه زمانی یک پروژه است. نکته منفی گانت چارت کمبودهایی در قسمت مدلسازی آن است که منجر به کاهش استفاده و محبوبیت این ابزار شده است.

نکات پایانی در رابطه با مدلسازی فرایندهای کسب و کار

می‌توان نتیجه گرفت که ابزارهای مدلسازی فرایند به صورت آنلاین در دسترس هستند. به این معنی که شما انتخاب‌های مختلفی دارید، و به عنوان یک ذینفع در کسب و کارتان باید از آن‌ها استفاده کنید. هدف این ابزارها کمک به شما برای مدیریت بهتر کسب و کارتان و درک تمام فرایندهای آن است.

مقاله‌های مرتبط با مدیریت فرآیند کسب و کار:

هفت پرسشی که هر تحلیلگر کسب و کار در مورد مدلسازی BPMN می‌پرسد؟

چرا آموزش مدل سازی فرآیند با استفاده از BPMN مهم است؟

۶ عامل اصلی موفقیت در اتوماسیون فرآیند دیجیتال

نمودار RACI در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

آیا سازمان شما به یک iBPMS کامل نیاز دارد؟

BPMS و اتوماسیون فرآیند های دیجیتال

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

مستندات فرآیند چیست؟

بهبود فرآیند چیست؟

درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه