بهترین نرم افزار حسابداری مالی برای سازمان‌های دولتی

بهترین نرم افزار حسابداری مالی باید بتواند نیازهای متنوع سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف را پوشش دهد. یک نرم افزار حسابداری مالی کارآمد روش‌های مختلف حسابداری از جمله حسابداری دولتی، حسابداری تعهدی، حسابداری شرکتی و دانشگاهی را پشتیبانی می‌کند. مدیریت روش‌های مختلف حسابداری نیازمند انعطاف‌پذیری بسیار است. این نرم‌افزار با استفاده از امکانات خود باید از بیشترین حد انطباق‌پذیری برخوردار باشد.

پشتیبانی از فرآیندهای جامع مالی به کمک بهترین نرم افزار حسابداری مالی

اکثر سازمان‌های امروزی فارغ از نوع فعالیت، ساختار و اهداف به لزوم مکانیزه کردن و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار خود پی برده‌اند. مدیران سازمان‌ها در اولین قدم برای خودکارسازی فرآیندها به استفاده از انواع نرم افزارهای حسابداری و اتوماسیون اداری متوسل شده‌اند. استفاده از نرم افزارهای سازمانی در نوع خود پیشرفت بزرگی به شمار می‌رود. اما با این حال فعالیت جزیره‌ای واحدها و نرم‌افزارهای آن‌ها، باعث بروز مشکلاتی شده است.

در مورد اطلاعات مالی و حسابداری، این مشکلات بزرگ‌تر و پیچیده‌تر خواهند بود. در چنین شرایطی پس از مکانیزه کردن فرآیند مالی حسابداری، راه‌اندازی فرایند جامع مدیریت مالی راهگشا خواهد بود. یکپارچه کردن این نرم‌افزارها به منظور شکل دادن یک فرآیند جامع حسابداری به سادگی ممکن نیست. اینجاست که با پاسخ به سؤال نقش نرم افزار حسابداری در فرآیند جامع مالی چیست؟ می‌توان راهنمای یافتن بهترین نرم افزار حسابداری مالی را در اختیار گرفت.

 تجمیع اطلاعات حسابداری و پوشش فرآیندهای شرکت‌های هلدینگ

گاهی شرکت‌های بزرگ و هلدینگ‌های صنعتی نرم افزارهای حسابداری مالی متفاوتی را مورد استفاده قرار می‌دهند. در واقع بر اساس سیاست مستقل مدیران شرکت‌های زیر مجموعه چندین سیستم مالی موازی نصب و پیاده‌سازی می‌کنند. متأسفانه نرم‌افزارهای جزیره‌ای کار مدیریت مالی را برای مدیران ارشد سخت می‌کند. این در حالی است که بهترین نرم افزار حسابداری تنظیمات لازم برای پیاده‌سازی و پشتیبانی از ساختار مالی هلدینگ را فراهم می‌کند.

به این ترتیب امکان تجمیع و تلفیق اطلاعات مالی مربوط به واحدهای مستقل فراهم می‌شود. امکان محاسبات حسابداری چند ارزی نیز باید برای شرکت‌هایی که دفاتر خارجی دارند، فراهم شود. امکانی که برای شرکت‌هایی که به صورت بین‌المللی فعالیت می‌کنند مزیت مهمی است.

امکان تهیه گزارشات استاندارد وزارت امور اقتصاد و دارایی

بخش مهمی از عملکرد نرم افزارهای حسابداری، تهیه گزارشات استاندارد به نهادهای بالادستی است. مثلاً گزارشات بورسی شرکت‌های سهامی عام، اسناد بودجه سازمان‌های دولتی و گزارشات مالیاتی شرکت‌های خصوصی به اطلاعات مالی نرم افزار حسابداری وابسته است. مدیران مالی برای تهیه گزارشات مورد نظر خود باید از نرم افزار حسابداری گزارش‌گیری کنند. آن‌ها باید گزارشات تهیه شده را در بازه‌های زمانی مشخص به این نهادها ارائه دهند.

تغییرات قوانین و مقررات در این نهادها همواره واحدهای مالی سازمان‌ها و شرکت‌ها را با چالش مواجه می‌کند. اعمال تغییرات در نرم افزار حسابداری و تهیه گزارشات جدید اغلب نیازمند تغییرات اساسی در ساختار نرم افزار است. اما یک نرم افزار مدیریت حسابداری مالی خوب، معمولاً از انعطاف‌پذیری مناسبی در بخش تهیه گزارشات برخوردار است. چنین سیستمی به راحتی می‌تواند نیازهای مدیران مالی را در هماهنگی با قوانین بالادستی برآورده کند.

گزارشات متنوع حسابداری از تعاملات با سیستم بانکی با بهترین نرم افزار حسابداری مالی

تعامل با سیستم‌ بانکی و مدیریت حساب‌های متنوع در بانک‌های مختلف از فرآیندهای مهم در واحد حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌ها به شمار می‌آید. بهترین نرم افزار مالی حسابداری باید بتواند از طریق امکانات متنوع و ابزارهای کاربرپسند تعاملات بانکی را ثبت و رهگیری کند. برخی از امکاناتی که نرم افزارهای حسابداری مطرح ارائه می‌کنند به شرح زیر است:

•  تعریف دسته‌چک، برای حساب‌های بانکی متفاوت
•  صدور چک از طریق دسته‌چک تعریف شده در نرم افزار حسابداری
•  مشاهده موجودی بانک و دفتر، هنگام صدور سند و چک
•  تغییر وضعیت اسناد بانکی در حالت‌های مختلف وصول نشده، پاس شده، واگذاری و غیره
•  دریافت و پرداخت حواله‌های بانکی به همراه انجام کلیه عملیات مربوط به آن‌ها و تهیه فرم ساتنا
•  ایجاد انواع فرم‌های چاپی دریافت و پرداخت، مانند چاپ چک، رسید چک، رسید دریافت و غیره
•  درج ارقام باز مربوط به مغایرت حساب‌های بانکی دوره‌های مالی قبل (از سایر نرم‌افزار‌ها)
•  انتقال صورت‌حساب انواع بانک‌ها به‌صورت خودکار
•  تهیه گزارشات بانک (تعهدات بانکی، صورت مغایرت بانکی، تراکنش‌های بانکی، اقلام باز دفاتر)

امکان صدور سند اتوماتیک حسابداری

سیستم حسابداری و مالی آیینه تمام‌نمایی است از آنچه در یک سازمان روی می‌دهد. کاربر سیستم مالی در یک سیستم هوشمند نباید تک‌تک اسناد خود را به صورت دستی در سیستم حسابداری ثبت کند. فرآیند ثبت اسناد حسابداری باید از سیستم‌های مرجع انجام شود. این یعنی کاربر صرفاً کار کنترل و به مفهوم واقعی خودش کارشناسی و نظارت مالی را انجام دهد.

در بهترین نرم افزار حسابداری مالی امکانی برای تغییر نقش کارشناس مالی از اپراتور فرآیند به نظاره‌گر فرآیند ایجاد شده است. با استفاده از این نرم‌افزار ارتقای نقش عامل مالی با سند اتوماتیک سیستم مالی حسابداری محقق می‌شود. کارشناس مالی می‌تواند با فراخوانی دیتای ثبت شده توسط عاملین مالی نسبت به صدور سند اتوماتیک در دفتر مالی اقدام کند.

امکان رهگیری مبالغ دریافتی به کمک بهترین نرم افزار حسابداری مالی

سازمان‌ها اصولاً در حوزه درآمد با چالش‌های متفاوتی مواجه هستند. یکی از این چالش‌ها رهگیری مبالغ دریافتی است. گاهی پول به حساب سازمان واریز می‌شود اما بخش مالی نمی‌تواند واریزکننده را شناسایی کند. گاهی نیز شرکت یا سازمان واریز‌کننده وجه، مشخص است. ولی بخش مالی قادر به شناسایی محل واریزی نیست. در این شرایط واحد مالی نمی‌تواند تعیین کند که وجه مربوطه بابت چه موردی بوده است. گاهی نیز واحد مالی با چالش شناسایی اینکه مبلغ واریزی در راستای چه خرید یا قراردادی انجام شده، مواجه می‌شود.

یکی دیگر از معضلاتی که در بعضی سازمان‌ها وجود دارد، اجرای کامل آیین‌نامه تعهدی در حوزه درآمد است. اگر سازمان‌ها بخواهند به صورت کاملاً تعهدی عمل کنند، باید اسناد مرتبط با شناسایی درآمد و تحقق درآمد را ثبت کنند. اما به واسطه پیچیدگی شناسایی درآمدها، اصولاً بخش‌های مالی سازمان‌ها با یک کار سخت مواجه هستند.

به عنوان مثال در دانشگاه‌ها درآمدهای متنوعی مانند درآمد از محل شهریه دانشجویی، خوابگاه، سلف یا حتی قراردادهای پژوهشی وجود دارند. منابع این درآمدها معمولاً بعد از واریز به راحتی قابل شناسایی نیست. یک نرم‌افزار خوب و کارآمد حسابداری مالی مانند ماژول درآمد از نرم افزار بودجه و اعتبارات دیدگاه امکانی برای شناسایی درآمدها و تحقق آیین‌نامه تعهدی ایجاد می‌کند.

پوشش فرآیندهای حسابداری تعهدی

تا پیش از ابلاغ حرکت دستگاه‌ها به سمت حسابداری تعهدی، روش مرسوم حسابداری کشور روش «نقدی» بود. در این روش، اساس معاملات بر دریافت و پرداخت وجه نقد پایه‌‌ریزی می‌شد. مبادله وجه نقد نارسایی‌های زیادی را به دنبال داشت. از مهم‌ترین مشکلات آن می‌توان به  عدم ارزیابی عملکرد سازمان‌ها، فقدان نظام بودجه‌بندی عملیاتی مبتنی بر فعالیت‌ها اشاره کرد. رعایت نکردن اصل تطابق درآمد و هزینه، عدم ثبت کامل مطالبات و تعهدات و …هم از دیگر معایب استفاده از حسابداری نقدی است.

اما برخلاف روش نقدی در روش حسابداری تعهدی ( Accrual Basis )، درآمدها، فقط زمانی شناسایی و در دفاتر حسابداری منعکس می‌شوند که به طور کامل محقق شده باشند. مزیت‌های تحقق حسابداری تعهدی در بودجه‌ریزی‌های دولتی قابل توجه است. از جمله اینکه در این روش، زمان تحقق درآمد، هنگامی است که وجوه به صورت قطعی مشخص می‌شوند.

بهترین نرم افزار حسابداری مالی در سازمان‌های دولتی باید بتواند ساختار خود را با نیازهای فرآیندی حسابداری تعهدی تطبیق دهد. از طرف دیگر این سیستم باید گزارشات مورد نیاز را برای ارائه به نهادهای بالادستی مطابق با آیین‌نامه‌های جدید فراهم کند.