تحول دیجیتال و کاربرد BPMS یک واکنش موثر در برابر کرونا

تحول دیجیتال و کاربرد BPMS یک واکنش مؤثر در برابر کرونا و تحولات عظیمی است که در جهان ما و سبک زندگی تمام افراد به وجود آمده است. کسب‌وکارها نیز از این تحولات مصون نماندند و بسیاری از آن‌ها تحت تأثیر شرایط ویژه‌ای که این ویروس به وجود آورد قرار گرفتند. بعضی از کسب‌وکارها در همان ابتدا دورکاری را انتخاب کردند و به کار خود ادامه دادند و بعضی دیگر مغلوب شرایط شده و ضرر زیادی را تحمل کردند.

مشاغل و جوامع در سراسر جهان با تأثیر جهانی کویید ۱۹ سر و کار دارند. اقدامات انجام شده برای مقابله با شیوع ویروس تأثیر قابل توجهی بر نحوه زندگی و کار ما داشته است. در این مطلب بر روی چگونگی تحول دیجیتال و کاربرد BPMS، عملکرد عملیاتی، تحکیم مدیریت فرآیند کسب‌وکار شما و حفظ همکاری در سازمان در مواقع سخت تمرکز داریم.

همکاری چابک

این وضعیت بی‌سابقه در حال بر هم زدن عادت‌ها و زندگی روزمره میلیون‌ها انسان در سراسر جهان است. تحول دیجیتال (Digital Transformation) راهی برای پایدار نگه داشتن فعالیت کسب‌وکار شما ارائه می‌دهد. همچنین به شما در برقراری ارتباط و همکاری در تیم‌ها و در تمام زمینه‌های سازمان خود اطمینان می‌دهد.

چرا تحول دیجیتال و کاربرد BPMS یک واکنش مؤثر در برابر بحران است؟

در زمانی که رفت و آمد محدود است و تعداد قابل توجهی از کارمندان (اگر نگوییم همه) از خانه کارهای سازمان را انجام می‌دهند، کسب‌وکار شما برای اطمینان از تداوم تجارت، باید سازگار و چابک باشد.

دلایل زیر مبنی بر اینکه تحول دیجیتال یک واکنش مؤثر در برابر بحران است، بر پایه پذیرش انعطاف‌پذیری در کوتاه‌مدت و ایجاد یک تصویر واضح از چارچوب فرآیند در بلندمدت است.

درک و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار

مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار نقشی محوری در امکان‌پذیر کردن عملیاتی‌سازی فرآیندها در سازمان خواهد داشت. مدلسازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از زبان مدلسازی BPMN موارد زیر را موجب می‌شود:

• درک و مرور روشنی از فعالیت‌های مختلف در سازمان ایجاد می‌کند.
• موجب وضوح در زمینه واگذاری و یا تفویض مسئولیت‌ها بین افراد مختلف می‌شود.
• یک پایه محکم برای حرکت سازمان به سمت استاندارها، تضمین کیفیت و بهبود تجربه مشتریان و پرسنل سازمان خواهد شد.

با درک عملکرد فرآیندهای سازمان به واسطه داشتن یک مدل‌ فرآیندی قابل اعتماد و کارآمد، شما می‌توانید اشراف لازم را به تمام مراحل و نقش‌های خاص از هر فرآیند داشته باشید. این امر به شما امکان می‌دهد سریع و با آگاهی کامل از حقایق نسبت به شرایط فرآیندها واکنش نشان دهید.

استفاده از شبیه‌سازی برای تصمیمات آگاهانه

فرآیندهای سازمان شما پایدار هستند. آن‌ها روزانه و به‌طور مکرر به وسیله چندین عامل اجرا می‌شوند. مالکان فرآیند می‌دانند که فرآیندهای سازمانی از ابتدا تا انتها چگونه کار می‌کنند. اما اگر اتفاق پیش‌بینی‌نشده‌ای رخ دهد، فرآیندهای سازمان اغلب نیاز به بازبینی خواهند داشت. از این گذشته در شرایط بحرانی، اغلب لازم است سازمان‌ها فرآیندهایشان را در نتیجه کاهش نیروی انسانی و کاهش یا افزایش تقاضا، تغییر دهند.

هدف از شبیه‌سازی فرآیند، آزمایش عملکرد سناریوها و اطمینان از کارایی یک سازمان در ابعاد کوچک است. شبیه‌سازی فرآیند به شما امکان می‌دهد کارآمدترین فرآیندها و یا تأثیرگذارترین تغییرات فرآیند را متناسب با منابعی که در دسترس دارید، شناسایی کنید.

حفظ کسب و کار در مسیر با استفاده از استخراج فرآیندها

در این شرایط که بسیاری از کامندان یک شرکت اگر نه همه، از خانه و در فاصله‌ای دور از یکدیگر کار می‌کنند. تعاملاتی که قبلاً در دفتر کار بین کارمندان و مدیریت وجود داشته، به ابزارهای فناوری اطلاعات سپرده می‌شود و جنبه‌های همکاری سازمانی به‌طور گسترده و بعضاً 100 درصد دیجیتال می‌شوند.

در صورتی که برای ارتباطات سازمان در شرایط دورکاری جایگزین دیجیتال مهیا نشود، به دلیل فقدان کلی ارتباط، دانش سازمان از فرآیندها به مروز از بین می‌رود و باعث از بین رفتن اطلاعات در طول اجرای فعالیت‌ها می‌شود. در سطح سازمانی این عوامل می‌تواند عواقبی مانند موارد زیر را به وجود آورد :

• از دست دادن عملکرد مورد انتظار سازمان
• گلوگاه‌های جدید در فرآیندها
• از دست دادن انطباق فرآیندها با شاخص‌های عملکردی

استخراج فرآیند

استخراج فرآیند راه‌حل ایده‌آلی برای پاسخگویی به این چالش‌ها است. کشف فرآیند با به‌کارگیری الگوریتم‌های فرآیندکاوی، قابلیت مشاهده و درک وضعیت فعلی فرآیندها و عملیات قابل انجام است. استخراج فرآیند، تصویری روشن و شفاف از واقعیت عملیاتی سازمان فراهم می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا نقاط ضعف فرآیند و گلوگاه را که در شرایط بحرانی نیاز به تغییر سریع آن‌هاست را شناسایی کنید.

تیم‌های خود را در جریان روند کار قرار دهید

همان‌طور که در بالا ذکر شد، کار از راه دور می‌تواند همکاری‌های بین تیمی را مختل ‌کند. حفظ سطح بالایی از سازگاری و کارایی در کل سازمان بدون یک بُعد دیجیتالی جدید ممکن است قابل تحقق نباشد. برای نظارت بر مراحل اجرای فرآیند و اطمینان از اجرای آن‌ها از ابتدا تا انتها، لازم است که مدل‌های فرآیند کسب‌وکار سازمان به گردش‌کاری‌های استاندارد تبدیل شوند. به عبارتی دیگر فرآیندهای کاری سازمان مکانیزه شوند. در این شرایط فارغ از اینکه کارمندان در کجا مستقر هستند امکان انجام مسئولیت‌های خود را دارند.

مکانیزاسیون فرآیندها به شما امکان می‌دهد نحوه کار کارکنان تا حد قابل توجهی ساده و سریع شود. همچنین به واسطه قابلیت ردیابی و یکپارچه‌سازی فرآیندها، ارتباطات بین منابع انسانی سازمان شفاف خواهد شد.

چارگون به خوبی از دشواری‌هایی که سازمان‌ها در حال حاضر با آن روبه‌رو هستند آگاه است. اینکه چرا تحول دیجیتال یک واکنش مؤثر در برابر بحران است آغاز داستان است و نه پایان آن. نرم‌افزار BPMS دیدگاه یک راه‌حل نرم‌افزاری قدرتمند است که تمام جنبه‌های حیاتی سازمان شما را برای مواجهه با شرایط بحرانی در نظر می‌گیرد.

این نرم‌افزار با قابلیت‌هایی که برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار به سازمان شما می‌دهد یکی از استراتژیک‌ترین ابزارها برای دورکاری است و امکاناتی را در اختیار مدیران و مالکان فرآیند قرار می‌دهد تا بی‌نیاز از حضور افراد، از نحوه انجام فرآیندهای سازمانی آگاه شوند و در صورت وجود انحراف از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) سازمان، نسبت به رفع آن‌ها اقدام کنند.

مقاله‌های مرتبط:

هفت پرسشی که هر تحلیلگر کسب و کار در مورد مدلسازی BPMN می‌پرسد؟

مکانیزاسیون فرآیند درخواست مساعده با استفاده از نرم‌افزار BPMS

چرا آموزش مدل سازی فرآیند با استفاده از BPMN مهم است؟

۸ دلیل برای استقرار مدیریت فرآیند کسب‌ و کار (BPM)

مکانیزاسیون فرآیند درخواست خودرو با BPMS

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

درخواست دموی نرم افزار BPMS دیدگاه