نقش هایپر اتوماسیون در چابکی سازمانی

امروزه اکثر کسب و کارها در یک بازار به اصطلاح ناپایدار، نامشخص، پیچیده و مبهم فعالیت می‌کنند که در آن الزامات و قواعد تجارت به‌طور مکرر تغییر می‌کند. استارتاپ‌های نوظهور به عنوان نمونه‌هایی از کسب و کار چابک به سرعت نوآوری‌هایی را ایجاد می‌کنند که باعث می‌شود سازمان‌های سنتی نتوانند در مقایسه با آنها به‌طور مناسب پیشرفت کنند. در نتیجه این سازمان‌ها در شرایط عدم توانایی رقابت در بازار قرار می‌گیرند. در کسب و کار امروز هایپر اتوماسیون در چابکی سازمانی تأثیر بسیار زیادی دارد.

برای جلوگیری از این امر، بسیاری از سازمان‌ها به شیوه‌هایی روی آوردند که خود را در دسته‌بندی کسب و کار چابک قرار دهند. این کسب و کارها به دنبال بهبود کارایی محصولات و خدمات خود هستند و این امر محقق نمی‌شود مگر این که تمام بخش‌های کسب و کار این رویکرد را داشته باشند. در واقع چابکی یک بخش از کسب و کار، شما را نمی‌تواند به عنوان یک کسب و کار چابک معرفی کند.

هدف از رویکرد کسب و کار چابک این است که کسب و کار‌ها بتوانند سریع‌تر و مؤثرتر با محیط متغیر سازگار شوند، با سرعت بیشتری نوآوری کنند و درنتیجه نیازهای مشتری را بهتر برآورده کنند. درواقع این چیزی است که می‌توان آن را چابکی سازمان تعریف کرد. برای دستیابی به آن باید همه سطوح سازمانی با هم هسو باشنند. ارتباطات سریع در بخش‌های مختلف کسب و کار به وجود آید. ارزش‌های سازمان شفاف و همه نسبت به آن آگاه باشند و همه در تلاش برای کشف راه مناسب برای انجام هر کاری باشند.

هایپر اتوماسیون منجر به چابکی سازمان می‌شود

زیرساخت‌ها و فرآیندهای قدیمی می‌توانند سرعت سازمان را کاهش داده و بر توانایی آن‌ها برای رقابتی بودن تأثیر بگذارند. اتوماسیون ساده و مبتنی بر کار، نتایج متقابل عملکردی را که منجر به تصمیم‌گیری و نتایج تجاری می‌شود، ارائه نمی‌دهد. هایپر اتوماسیون یک سازمان را با خودکارسازی هرچه بیشتر فرآیندها و وظایف ممکن متحول می‌کند. درواقع نقش هایپر اتوماسیون در چابکی سازمانی را نمی‌توان نادیده گرفت.

هایپر اتوماسیون (Hyper automation) به جای ارجاع به یک فناوری یا ابزار منفرد، بر افزودن هوش بیشتر و به‌کارگیری یک رویکرد مبتنی بر سیستم‌های گسترده‌تر بر اتوماسیون متمرکز است. این رویکرد بر اهمیت ایجاد تعادل مناسب بین جایگزینی تلاش‌های دستی با نرم افزار اتوماسیون اداری و بهینه‌سازی فرآیندهای پیچیده برای حذف مراحل تأکید می‌کند.

این بدان معناست که کارهای کم‌ارزش با سیستم اتوماسیون اداری، یادگیری ماشینی و هوش مصنوعی پیشرفته به‌طور بهینه انجام می‌شوند. این باعث می‌شود تا خروجی‌ها به‌طور خودکار تولید شوند و بدون دخالت انسان به‌طور مؤثر اجرا شوند. سپس، همراه با انسان‌ها، ابر اتوماسیون می‌تواند محیط کاری را ایجاد کند که همیشه آگاه، چابک و قادر به استفاده از داده‌ها و بینش‌ها برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق باشد.

ویژگی‌های کسب و کار چابک

پیروی از یک هدف و چشم‌انداز مشترک

یکی از ویژگی‌های اصلی یک کسب و کار چابک این است که آن‌ها بر نتایج تمرکز دارند. به همین دلیل است که در این سازمان‌ها هدف و چشم‌انداز مشترکی وجود دارد که همه باید از آن آگاه باشند و از آن پیروی کنند. در یک کسب و کار چابک همه در مورد چشم‌انداز مشترک صحبت می‌کنند و اجازه دارند در راستای تحقق آن خارج از چارچوب‌های محدودکننده نوآوری کنند.

این شرایط مستلزم شفافیت اساسی در کل ساختار سازمانی و تغییر فرهنگ به محیطی است که اشتراک‌گذاری دانش را تشویق می‌کند. کسب و کار چابک با تمرکز بر بهبود همکاری بین تیم‌ها و راه‌اندازی ابزارهایی مانند نمودارها و تابلوهای تصویری که اطلاعات را منتشر می‌کنند، همه را برای حرکت در جهت چشم‌انداز مشترک تشویق می‌کنند. این امر کمک می‌کند تا همه در یک مسیر باشند و حس تعلق آن‌ها به هدف مشترک افزایش می‌یابد.

علاوه بر این، کسب و کار چابک در پی دریافت بازخورد از طرف ذینفعان داخلی و خارجی هستند. این بازخوردها برای ایشان به عنوان ابزاری برای سنجش تحقق چشم‌انداز می‌باشد. این روش به مدیران کسب و کار اجازه می‌دهد تا به‌طور منظم پیشرفت اهداف استراتژیک را ارزیابی کرنند.

ایجاد تیم‌های توانمند

کسب و کار چابک با توجه به چشم‌انداز و اهداف ساختار خود را ایجاد می‌کند. هدف در این ساختارها، تولید و ارائه ارزش نهایی برای مشتریان کسب و کار و البته کارکنان است. بنابراین در ساختارهای یک کسب و کار چابک امکان ارتباط سریع بین افراد در سطوح مختلف باید وجود داشته باشد.

علاوه بر این، تیم‌های مسئول هر یک از خدمات قابل ارائه به مشتری، به‌طور مستمر فرآیندهای کاری خود را توسعه و بهبود می‌دهند تا آن‌ها را با ارزش‌های سازمان منطبق کنند. تیم‌ها در یک کسب و کار چابک دارای قدرت تصمیم‌گیری، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و آزمایش چیزهای جدید هستند. به این ترتیب، یک کسب و کار چابک فضای بیشتری برای بروز توانمندی‌های تیم‌های مختلف خود فراهم می‌کند.

چرخه‌های تصمیم‌گیری و یادگیری سریع

یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی کسب و کار چابک این است که کارکنان در چرخه‌های یادگیری منظم شرکت می‌کنند. در این ساز و کار یادگیری اطلاعات بین آن‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود. تلاش می‌کنند بر اساس این یادگیری با تغییرات مختلف سازگار شوند و به‌طور مداوم در پی بهبود هستند.

استارتاپ‌ها به شدت از این اصول برای توسعه محصولات نوآورانه استفاده می‌کنند. آن‌ها با ایجاد همسویی بین همه تیم‌ها برای عرضه نهایی محصول و خدمت خود استفاده می‌کنند. ایده فقط این نیست که مطمئن شوند تیم‌ها محصول یا خدمات مناسب را توسعه می‌دهند، بلکه ایده این است که کل شرکت در مسیر درست حرکت کند. با ادغام چرخه‌های مکرر آزمایش و یادگیری، سازمان‌ها قادر به مدیریت تیم‌ها، درک بهتر پیچیدگی و درنتیجه نوآوری می‌شوند.

نقش BPM و نرم‌افزار BPMS در ایجاد یک کسب و کار چابک

برای پیشبرد چابکی، یک کسب و کار باید یک سیستم مدیریتی کامل در اختیار داشته باشد که بتواند از آن‌ها در ایجاد همزیستی بین همه ساختارها و تسهیل جریان اطلاعات در درون آن‌ها استفاده کند. بخش مهم دیگر شامل ایجاد توانایی در بهبود و تغییر است. هرچه یک کسب و کار در ایجاد تغییراتی که منجر به بهبود شود، تواناتر شود، در واقع چابک‌تر شده است.

اما چگونه می‌توانید همه این موارد را به هم پیوند دهید تا کسب و کار شما در برابر تغییرات مقاوم‌تر و در عین حال منعطف شود؟

یکی از راه‌های تحقق این امر، پیاده‌سازی نظام مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) در سازمان است. کسب و کار چابک باید همیشه به دنبال بهبود فرایندهای خود باشد. دستاورد اصلی BPM نیز بهبود فرایندها است. هر بنگاه اقتصادی باید نظام مدیریت فرایند کسب و کار متناسب با شرایط خود داشته و از آن برای تحقق چابکی استفاده کند.

استفاده از سیستم‌های مدیریت گردش کار و به‌طور خاص نرم‌افزار BPMS می‌تواند به کسب و کار کمک کند تا اجرای فرایند و تغییرات فرایند با سرعت بیشتری اتفاق بیفتد، داده به روش درست در اختیار افراد قرار بگیرد و ساز و کار مشارکتی در محیط کار به وجود بیاید. استفاده از یک BPMS متناسب می‌تواند شما را در به وجود آوردن یک کسب و کار چابک آماده سازد.

BPM ابزاری برای بهبود فرایند در یک کسب و کار چابک

هر فرایند که در یک کسب و کار چابک در حال اجرا است، مستعد این است که در شرایط بهینه‌تری اجرا شود. این بدان معنا نیست که لزوماً باید افراد بهتر، بیشتر و سریع‌تر کارکنند. افراد قسمتی از شرایط یک فرایند هستند. روش‌های اجرایی، ترتیب اجرای کارها، لزوم و عدم لزوم اجرای فعالیت‌های یک فرایند مواردی است که می‌توان در خصوص آن صحبت کرد. تکنیک‌های مختلف در تحلیل فرایند در چرخه BPM می‌تواند به شما کمک کند تا درک درستی از نقاط قابل بهبود در هر فرایند داشته باشید.

بهبود مداوم مبتنی بر داده

توسعه یک کسب و کار چابک مستلزم بررسی و اندازه‌گیری دقیق عملکرد فرایندها می‌باشد. کسب و کار باید بر اساس اعداد و واقعیت‌ها تصمیم‌گیری نماید. تعریف و تعیین شاخص‌های کلیدی عمکرد (KPI) برای سازمان و شاخص‌ها سنجش عملکرد فراید می‌تواند سازمان را برای درک درست شرایط خود هدایت کند.

سازمان‌ها می‌توانند داده‌های مربوط به معیارهای مختلف فرایند را جمع‌آوری و به وسیله نمودارهای مختلف نمایش دهد. این موارد به سازمان کمک می‌کند که بتواند تجزیه و تحلیل بهتری از کارهای جاری در سازمان داشته باشد.

BPMS ابزاری برای هایپر اتوماسیون در چابکی سازمانی

اتوماسیون فرایندها گامی مؤثر برای اجرای دقیق‌تر و سریع‌تر فرایندها می‌باشد. نر‌افزار BPMS علاوه بر این که اتوماسیون فرایند را برای یک کسب و کار  چابک به ارمغان می‌آورد، این امکان را به کسب و کار می‌دهد که در زمان کوتاهی فرایندهای خود را تغییر دهد. شرایط هر کسب و کار تحت تأثیر عوامل داخلی و خارجی تغییر می‌کند و به طبع آن نیاز است که فرایندها نیز متناسب با شرایط تغییر کند. BPMS بیش از هر ابزار دیگری این امکان را به کسب و کار چابک می‌دهد که فرایندها را در سریع‌ترین زمان ممکن متناسب با شرایط جدید تغییر دهد.