بهترین نرم افزار حضور و غیاب چه مشخصاتی دارد؟

امروزه مدیریت منابع انسانی (HRM) با کاربرد بهترین نرم افزار حضور و غیاب همبستگی زیادی دارد. عملکرد اصلی سیستم حضور و غیاب دریافت و کنترل اطلاعات کارکرد پرسنل سازمان است. تهیه گزارش‌های متنوع در مورد ساعات حضور و غیاب کارکنان سازمان با توجه به برنامه‌های کاری تعریف شده برای هر دسته از کاربران در مدیریت منابع انسانی نقش مهمی دارد.

در بیشتر سازمان‌های امروزی ارزیابی عملکرد و محاسبات حقوق و دستمزد کارکنان براساس ساعات ورود و خروج انجام می‌شود. در واقع نرم افزار حضور و غیاب به سازمان امکان می‌دهد اطلاعات تردد کارکنان و ارباب‌رجوع را از این دستگاه‌ها استخراج کند. بدین‌ترتیب، با استفاده از این نرم افزار، اطلاعات جمع‌آوری شده در هر نوع دستگاه کارت‌ساعت قابل دریافت و پردازش خواهد بود.

از فعالیت‌های مهم بهترین نرم افزار حضور و غیاب، ارسال خودکار اطلاعات ورود و خروج کارکنان جهت انجام محاسبات حقوق کارکنان به سیستم حقوق و دستمزد است. این سیستم باید به گونه‌ای طراحی شود که امکان ایجاد ارتباط با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب و کارت‌ساعت خوان را دارا باشد.

انواع نرم افزارهای حضور و غیاب

انواع گوناگونی از سامانه‌های حضور غیاب که ورود و خروج آنلاین کارمندان را ثبت می‌کنند، وجود دارد که به طور کلی به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

1. نرم افزار حضور غیاب تحت وب

برای بهره‌مندی از نرم افزار حضور غیاب تحت وب به نصبشان در سیستم خود نیازی نخواهید داشت. به همین علت به راحتی می‌توانید با مرورگر و اینترنت به آنها دسترسی داشته باشید. نرم افزار حضور و غیاب تحت وب مزایای بسیاری دارد که از جمله آنها می‌توان به عدم اشغال فضا و حافظه، دسترسی آسان با مرورگرهای اینترنت در هر زمان و مکان، استفاده هم‌زمان تعداد زیاد کاربران و بهره‌مندی از سیستم ماژولار اشاره کرد.

2. سیستم حضور و غیاب آنلاین

این سیستم که ورود و خروج آنلاین کارمندان را ثبت می‌کند، شباهت بسیاری به نرم افزار حضور غیاب تحت وب دارند. مهم‌ترین تفاوت این دو توانایی ثبت مکان‌های زیاد برای شروع فعالیت کاری توسط سیستم حضور و غیاب آنلاین است. به این شکل که به کمک لوکیشن گوشی‌های هوشمند می‌توانید لوکیشن خود را ثبت و فعالیتتان را شروع کنید. اصلی‌ترین مزیت آن، استفاده به صورت دائمی از طریق اینترنت است که برای مشاغل منعطفی که وابسته به مکان خاصی نیستند بسیار مناسب است.

3. اپلیکیشن حضور و غیاب و نرم افزارهای سیستم عاملی

اپلیکیشن‌های حضور و غیابی که در گوشی‌های هوشمند قابل نصب هستند، به عنوان برنامه‌های اندروید، iOs و ویندوز شناخته می‌شوند. مزیت این برنامه‌ها آن است که هنگام عدم دسترسی کارکنان به سیستم حضور و غیاب به علل گوناگون، می‌توانند با این اپلیکیشن‌ها از راه دور، ورود و خروج خود را ثبت کنند.

کاربرد سیستم حضور و غیاب در سازمان‌های بزرگ و کوچک

نیازمندی‌های سازمان‌ها در حوزه مدیریت تردد به ابعاد آن‌ها بستگی مستقیم دارد. در یک سازمان بزرگ، حجم تردد روزانه کارکنان و ارباب‌رجوع در آن بالاست. یعنی ثبت و مدیریت ورود و خروج باید مکانیزه و از طریق دستگاه‌های خودکار و کارآمد مانند گیت‌های کنترل تردد انجام شود اما در شرکت‌های کوچک اغلب استفاده از سیستم تردد مرسوم نیست. این شرکت‌ها ثبت ورود و خروج کارکنان را به صورت دستی انجام می‌دهند.

از ویژگی‌های مهمی که یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد باید داشته باشد، قدرت انطباق با نیازهای متنوع شرکت‌های بزرگ و کوچک است. بهترین نرم افزار حضور و غیاب در یک سازمان بزرگ به راحتی قابلیت اتصال با دستگاه‌های کنترل تردد را فراهم می‌کند. در شرکت‌های کوچک نیز این سیستم، امکان ورود اطلاعات به‌ صورت دستی را داراست. کاربرد این امکان در زمانی است که شرکت‌های کوچک با تعداد پرسنل اندک از دستگاه حضور و غیاب و سیستم‌های کنترل تردد استفاده نمی‌کنند.

      1. پوشش فرآیندهای دورکاری برای دوران کرونا

بعد از همه‌گیری کرونا، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای کارکنان خود امکان دورکاری را فراهم کردند. یکی از چالش‌های مهم برای مدیریت منابع انسانی در پساکرونا، ثبت ساعات دورکاری پرسنل در نرم افزارهای حضور و غیاب بود. مزایای سیستم حضور و غیاب در زمان دورکاری بیش از پیش اهمیت یافته‌اند. نرم افزار حضورغیاب در سازمان‌هایی که کارکنان دورکار دارند، امکانی فراهم می‌کنند که کارکنان به صورت آنلاین به نرم افزار حضور و غیاب دسترسی داشته باشند و ساعات کاری خود را ثبت کنند.

     2. امکان تعریف انواع مختلف شیفت‌های کاری حضور غیاب

سازمان‌ها و شرکت‌ها در صنایع مختلف از قوانین متنوعی در زمینه شیفت‌های کاری استفاده می‌کنند. شیفت‌های کاری شبانه، عادی، چرخشی، نگهبانی و شیفت‌های کاری متفاوت در ماه رمضان از شرایط خاصی است که نرم‌افزار حضورغیاب باید قادر باشد اطلاعات آن‌ها را مدیریت کند. تقویم تعطیلات هم در همه شرکت‌ها یکسان نیست.

بهترین سیستم حضور غیاب این امکان را به مدیر منابع انسانی می‌دهد که بنا بر شرایط اختصاصی واحدها و گروه‌های مختلف، تنظیمات متنوعی در تعریف تعطیلات سازمان و زمان مجاز حضور و تردد کارکنان تعریف کند. امکان محدود کردن بازه حضور مجاز پرسنل مانند زمان مجاز تأخیر، تعجیل، غیبت مجاز بین کار‌ به صورت روزانه یا هفتگی و ماهانه تحت عنوان گروه کسر کاری هم در این سیستم ممکن است.

     3. انجام محاسبات اتوماتیک کسر کار و اضافه‌کار با بهترین نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزارهای معتبر حضور و غیاب ابزار مناسبی برای محاسبات اتوماتیک فراهم می‌کنند. برخی از مهم‌ترین امکانات محاسبات خودکار به شرح زیر هستند:

• امکان کسر مدت کسر‌کار از اضافه‌کار، به‌صورت خودکار
• محاسبه مانده مرخصی، به‌صورت خودکار
• چشم‌پوشی اتوماتیک ترددها بر اساس شماره کارت‌های تعیین شده از هر دستگاه کارت ساعت معین
• امکان تعیین عدم ارسال درخواست مرخصی به صورت اتوماتیک بر حسب هر نوع مرخصی
• متمایز کردن روش گردش یک نوع مرخصی از سایر مرخصی‌ها با گردش اتوماتیک

     4. تهیه گزارش‌های متنوع از وضعیت تردد کارکنان به کمک بهترین نرم افزار حضور و غیاب

بهترین نرم افزار حضور و غیاب باید بتواند امکان تهیه گزارش ورود و خروج پرسنل را به صورت گزارش‌های تردد چند‌گانه، ورود و خروج‌های تغییریافته و ورود و خروج تعطیلات فراهم کند. امکان ساخت ستون‌های ترکیبی در گزارشات، با استفاده از انواع فیلدهای کارکردی پرسنل را نیز برای مدیریت منابع انسانی کاربردی خواهد بود.

امکان ساخت گزارش پیشرفته از اطلاعات افراد مختلف، با سمت‌های متفاوت، در بخش‌های گوناگون سازمان با استفاده از امکان پیش‌نمایش در گزارشات پیشرفته نیز در نرم افزار حضور و غیاب چارگون مهیا شده است. این سیستم با ارائه تجربه کاربری مناسب به پرسنل سازمان‌ها امکان می‌دهد که به راحتی بتوانند برای تهیه گزارش عملکرد دوره‌ای و مالی و امکان گزارش‌گیری بر اساس لیست سالیانه اقدام کنند.

نرم افزار حضور غیاب در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که فرایندهای متنوع تردد دارند، باید بتواند تفاوت قوانین را پشتیبانی کند. مثلاً در بیمارستان‌ها کارکنان اداری تردد عادی روزانه دارند ولی کادر درمان، مطابق شیفت‌های شبانه‌روزی در مجموعه رفت و آمد می‌کنند.

     5. مدیریت حضور غیاب کارکنان در نسخه موبایل

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی در سازمان‌های امروزی فقط به اماکن و مراکز اداری محدود نمی‌شود. تحت وب بودن این سیستم‌ها قدم مهمی بود که مدیران و کارکنان را از حضور فیزیکی در سازمان برای مدیریت گزارشات تردد و حضور و غیاب بی‌نیاز کرد. بهترین سیستم‌های حضور و غیاب امروزی اما همراه با توسعه ابزارهای تحت موبایل پیش رفته‌اند.

این سیستم‌ها با ارائه برنامه‌های موبایلی به کارکنان امکان می‌دهند که درخواست‌های خود را از طریق موبایل و تبلت در سیستم حضورغیاب ثبت کنند. مدیران نیز به راحتی می‌توانند درخواست‌های کارکنان را در اپلیکیشن‌های یکپارچه با نسخه‌های نرم‌افزاری حضور و غیاب مشاهده می‌کنند. تأیید یا رد درخواست‌های پرسنل هم از طریق این اپ‌ها به سادگی ممکن است.

چطور نرم افزار حضور و غیاب خود را انتخاب کنیم؟

هر سازمان و شرکت معیارهای گوناگونی برای این انتخاب دارد، معیارهایی که اغلب فقط در قیمت خلاصه نمی‌شود. در ادامه به برخی از ویژگی‌هایی که بهتر است هنگام خرید این نرم افزار به آنها توجه کنید، اشاره می‌کنیم:

1. قابلیت یکپارچه‌سازی با نرم افزارهای حسابداری و حقوق و دستمزد

بعد از استقرار یک نرم افزار حضور و غیاب در شرکت، نیاز است که این اطلاعات به سیستم دیگری وارد شود تا گزارش‌های موردنیاز از داده‌ها به دست بیاید. نصب برنامه‌های گوناگون در شرکت معایب مختلفی دارد، در کنار هزینه‌های بالا، کار با چند نرم افزار به صورت غیرمتمرکز پیچیدگی‌ها و سختی‌هایی دارد که شاید سرعت و دقت سازمان‌ها را پایین بیاورد. به همین علت بهتر است از نرم افزار حضور و غیابی استفاده شود که یا ارائه‌کننده آن قادر باشد دیگر نرم افزارهای سازمانی را تأمین کند و یا این توانایی را داشته باشد که با نرم افزارهای دیگر از ارائه‌کنندگان مختلف همگام شود.

2. پشتیبانی مناسب

در کنار خرید نرم افزار حضور و غیاب، تیم پشیبانی آنها نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. بهتر است به روزی فکر کنید که در سیستم با شمکلی مواجه می‌شوید و باید با واحد پشیبانی تماس بگیرید. مدت زمان انتظار، تعداد اپراتورها، سامانه پیگیری مشکل و عوامل دیگر، نقش مهمی در انتخاب یک نرم افزار حضور و غیاب در شرکت‌ها ایفا می‌کنند.

3. رفع دقیق نیازهای کسب و کار

اگر نیاز سازمان خود را به طور دقیق نشناسید، مطمئناً انتخاب درستی برای خرید نرم افزار نخواهید داشت. این نکته که دقیقاً از نرم افزار حضور و غیاب چه می‌خواهید، سبک کاری شما دورکاری است یا نه، چه نوع گزارش‌هایی از سیستم می‌خواهید و با چه نرم افزارهایی می‌خواهید همگام‌سازی شود، از عوامل مهمی است که باید قبل از خرید مورد بررسی قرار دهید.

4. عملکرد راحت، ساده و کاربرپسند

هر چقدر که یک نرم افزار ثبت ورود و خروج آنلاین کارمندان، حرفه‌ای، کامل و مقرون به صرفه باشد، اگر کاربری نتواند با آن راحت کار کند، خیلی سریع کارآیی خود را از دست می‌دهد. کاربر باید با این نرم افزار راحت کار کند و از آن لذت ببرد.

5. قیمت مناسب

بعد از جمع‌بندی کلی در مورد ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار حضور و غیاب، بعد از بررسی مجموع هزینه‌ها و مزایا، می‌توانید تصمیم بهتری بگیرید. ممکن است حتی نرم افزارهای رایگان کارآیی بهتری برای سازمان شما داشته باشند.

• امکان تعریف و ویرایش انواع بازه زمان و تعریف انواع تقویم‌های تعطیلات
• تعریف و ویرایش انواع شیفت‌های کاری (عادی، چرخشی، نگهبان، ماه رمضان)
• مشخص کردن انواع گروه و سقف‌های اضافه‌کاری و تعریف انواع گروه ‌ایاب ذهاب
• امکان محدود کردن بازه حضور مجاز پرسنل (تأخیر، تعجیل، غیبت مجاز بین کار‌) به صورت روزانه یا هفتگی و ماهانه تحت عنوان گروه کسر کاری
• کسر مدت کسر‌ کار از اضافه‌کار، به‌صورت خودکار
• رند کردن ساعات ورود و خروج، در شیفت‌های کاری
• برقراری ارتباط دستگاه کارت ساعت‌زنی با نرم افزار حضور و غیاب
• تعریف فرمت فایل‌های مربوط به دستگاه‌های کارت ساعت
• درج فایل حاوی اطلاعات دستگاه کارت ساعت به‌صورت آفلاین
• برقراری ارتباط یکپارچه با نرم افزار حقوق و دستمزد
• تعریف فیلد تکمیلی، به همراه امکان تعین ماهیت آن به عنوان فیلد محاسباتی یا فیلد غیرمحاسباتی
• اعمال قفل دوره کاری جهت سرویس محاسبه منابع اطلاعاتی (جلوگیری از هر نوع تغییر در مقادیر گزارشات بعد از اعمال قفل دوره کاری)
• استفاده از پارامتر‌های مقایسه‌ای روی آیتم‌های مربوط به حضور، غیبت، تأخیر، تعجیل و اضافه‌کاری، موجود در گزارش‌های روزانه
• تعریف واحدهای عملیاتی متفاوت سازمان، جهت دسته‌بندی اطلاعات پایه و اطلاعات عملیاتی کاربران
• ایجاد انواع گروه‌های کاری و تعریف دسته‌بندی کارمندان و تعریف انواع فرمول‌ قوانین پس از محاسبات
• تعیین مهلت زمان جهت ثبت انواع درخواست‌های مرخصی، مأموریت، اضافه‌کاری، فراموشی کارت، اصلاح ورود و خروج به صورت انسداد در هر دوره کاری

سخن پایانی